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内定承諾書は、内定を承諾し、企業への入社を誓約する重要な書類です。
書き方や返送にはビジネスマナーが問われるため、正しい手順を理解しておく必要があります。
この記事では、内定承諾書の基本的な書き方から、同封する添え状の作成、返送用封筒の準備、郵送時のマナーまで、一連の流れを分かりやすく解説します。

そもそも内定承諾書とは？内定通知書との役割の違い

内定承諾書とは、企業からの内々定・内定に対し、入社を承諾する意思を示すための書類です。
多くの場合、「入社承諾書」や「採用内定承諾書」といった名称で呼ばれます。
内定者が署名・捺印して企業に提出することで、入社の誓約が成立します。

一方で、内定通知書は企業が応募者に対して内定を通知するための書類であり、労働契約の申し込みにあたります。
つまり、内定通知書は企業からの通知、内定承諾書はそれに対する内定者からの誓約、という意味合いの違いがあります。
なお、万が一辞退をする場合は、承諾書を送る前に速やかに電話やメールで連絡を入れるのがマナーです。

内定承諾書を受け取ってから返送するまでの5ステップ

内定承諾書を受け取ったら、定められた手順に沿って準備を進めるのが基本的なやり方です。
まずは書類の内容を十分に確認し、その後、署名・捺印、添え状（送付状）の作成、封筒の準備という流れで送付作業を行います。
それぞれのステップには守るべきルールやマナーがあるため、一つずつ着実に進めましょう。

ここでは、書類の受け取りから返信までを5つのステップに分けて詳しく解説します。

ステップ1：まず提出期限と労働条件を隅々まで確認する

内定承諾書が届いたら、まず提出期限を確認しましょう。
通常は1週間から10日以内が一般的ですが、企業によって異なります。
次に、同封されている労働条件通知書にしっかりと目を通し、給与や勤務地、休日などの条件が面接時に聞いていた内容と相違ないかを確認します。
疑問点があれば、署名・捺印（サイン）する前に必ず採用担当者に電話等で問い合わせて確認することが注意点です。

ステップ2：必要項目に署名・捺印する際の注意点

内定承諾書への記入は、黒のボールペンを使用し、手書きの楷書で丁寧に行います。
消せるボールペンや鉛筆は使用できません。
署名欄には本人確認のため、戸籍上の正式な名前をフルネームでサインします。

日付は、書類をポストに投函する日または持参する日記入するのが一般的です。
和暦（令和〇年）か西暦かは、書類全体の様式に合わせましょう。
例えば、発行日が令和6年4月1日のように和暦であれば、記入日も和暦で統一します。

ステップ3：【例文あり】同封する添え状（送付状）を作成する

内定承諾書を郵送する際は、添え状を同封するのがビジネスマナーです。
企業側から「添え状はいらない」と明確な指定がない限り、添え状がない場合でも選考に影響はありませんが、丁寧な印象を与えられます。
パソコンで作成するのが一般的で、A4サイズ1枚にまとめます。

文言の内容は、時候の挨拶、内定へのお礼、入社の抱負、同封書類の内容などを記載します。
以下に簡単な例文とテンプレートの構成を紹介します。
・日付、宛名、署名（自分の名前、住所、連絡先の電話番号など）
・件名：内定承諾書ご送付の件 ・頭語・結語 ・時候の挨拶と内定へのお礼
・入社後の抱負 ・同封書類の内訳を記書きで記載
（※近年は書類のPDF化が進んでおり、もし企業からPDFファイルでメール提出を求められた場合も、メール本文に添え状と同様の挨拶を添えて伝えます）

ステップ4：返送用封筒の正しい書き方【表面・裏面】

返信用封筒が同封されている場合、宛名の「行」や「宛」を二重線で消し、個人宛なら「様」、部署宛なら「御中」に修正します。
会社で用意する封筒を使用する場合も、宛先は同様に敬称を正しく記載しましょう。
表面の左下には、赤字で「内定承諾書在中」と書き、定規で四角く囲みます。
裏面には、自分の住所・名前を忘れずに記入します。 封筒のサイズに合わせて、縦書きか横書きかを選びます。

ステップ5：書類一式を封筒に入れて郵送する

書類を封筒に入れる際は、添え状を一番上にし、次に内定承諾書、その下にその他書類の順で重ねます。
書類に折り目をつけずに済むよう、A4サイズが入る角形2号の封筒を使用し、クリアファイルに入れてから封入すると丁寧です。
書類の向きを揃えて入れることも忘れないようにしましょう。

準備が整ったら、郵便局の窓口から普通郵便または簡易書留で郵送します。
手渡しで提出する場合は、封筒の封をせず、担当者に直接渡します。

内定承諾書を返送する際に押さえるべきマナー

内定承諾書の返送は、社会人としての第一歩、あるいは新しい職に就くための重要な区切りです。
そのため、就職活動中の新卒の就活生から、中途採用の転職者まで、立場に関わらずビジネスマナーを守ることが求められます。
特に高校を卒業してすぐの就職の場合など、慣れない手続きに戸惑うかもしれませんが
期限を守り、丁寧に対応することで、入社前から自分のもつ社会人としての力や良い印象を企業へ伝えることができます。

返送はいつまで？提出期限の目安は1週間

内定承諾書の提出期限は、企業から指定がある場合はそれに従います。
一般的には、内定通知を受け取ってから1週間〜10日以内が目安とされています。
特に期限の記載がない場合でも、1週間以内には返送するのが望ましいでしょう。

もし期限に間に合わない事情がある場合は、速やかに採用担当者へ電話等で連絡先へ一報を入れ、指示を仰ぐ必要があります。

早めに返送すると入社意欲をアピールできる

内定承諾書を早めに返送することは、その企業への入社意欲の高さを示すことにつながります。
企業側は、内定者が本当に入社してくれるかを確認できるまで、採用活動を完全に終了できません。
迅速な対応は、採用担当者に安心感を与え、入社を心待ちにしているというポジティブなメッセージとして伝わります。

内定承諾書の提出で迷ったときの対処法

複数の企業から内定をもらっていたり、他社の選考結果を待っていたりする場合、内定承諾書の提出に迷うことがあります。
そのような状況では、正直に事情を説明し、返送期限を保留にできないか相談するのが一つの方法です。

その際は、なぜ回答を待ってほしいのか、具体的な理由を伝えることが大切です。

他社の選考結果を待ちたい場合は提出期限の延長を相談する

他社の選考結果を待ちたいという理由で内定承諾書の提出を待ってもらいたい場合は、正直に採用担当者へ相談しましょう。
その際、いつまでに返答できるのか具体的な日付を伝えることが重要です。

電話で誠意をもって伝えれば、多くの企業は柔軟に対応してくれます。
ただし、延長が認められない可能性もあることは理解しておきましょう。

内定承諾書を提出した後に辞退は可能？

内定承諾書を提出した後でも、内定を辞退することは法的に可能です。
内定承諾書に法的な拘束力はなく、職業選択の自由が憲法で保障されているため、提出をもって辞退が完全に無効になるわけではありません。
しかし、企業は入社準備を進めているため、辞退は多大な迷惑をかける行為です。

辞退を決めた場合は、できる限り早く、誠意をもって連絡する必要があります。

内定辞退を決めたらすべきこと【電話での伝え方】

内定辞退を決断した場合、まずは企業の採用担当者に電話で直接連絡するのがマナーです。
メールでの連絡は一方的で誠意が伝わりにくいため避けましょう。
電話では、最初に大学名と氏名を名乗り、採用担当者に取り次いでもらいます。

そして、内定のお礼を述べた後、「一身上の都合により」など簡潔な理由とともに、内定を辞退したい旨を誠心誠意伝えます。
詳しい連絡先は、事前に内定通知書などで確認しておきましょう。

内定承諾書に法的な拘束力はあるのか

内定承諾書に、労働者を強制的に働かせるような法的な拘束力はありません。
民法では、労働者は退職の申し入れから2週間が経過すれば雇用契約を解約できると定められています。
したがって、内定承諾書を提出した後でも、入社の2週間前までであれば理論上は辞退が可能です。

しかし、これはあくまで法律上の話であり、企業に迷惑をかけることに変わりはないため、安易に考えず慎重に行動するべきです。

内定承諾書 書き方に関するよくある質問

ここでは、内定承諾書の書き方や取り扱いに関して、特によく寄せられる質問とその回答をまとめました。
書類の保管や保証人欄の記入、電子的なやり取りなど、迷いやすいポイントを解説します。

なお、内定承諾書の控えは企業が保管するため、提出前にコピーを取っておくと、後から条件を確認したい場合に役立ちます。
企業側の保管期間は法律で定められていません。

書き間違えた場合、修正テープや修正液を使っても良いですか？

修正テープや修正液の使用は避けるべきです。
公的な書類では、誰が修正したか分からなくなるため認められていません。
書き間違えた場合は、間違えた箇所に二重線を引き、その上から訂正印を押すのが正式な訂正方法です。

ただし、見た目が良くないため、可能であれば採用担当者に連絡し、新しい書類を再発行してもらうのが最も丁寧な対応です。

保証人欄は誰に依頼すれば良いですか？

保証人欄は、一般的に両親や生計を立てている親族に依頼します。
企業によっては「独立して生計を営む成年者」など条件が指定されている場合があるため、規定をよく確認しましょう。
保証人には、本人が会社に損害を与えた場合に連帯して責任を負う役割があるため、依頼する際は事情をきちんと説明し、了承を得てから署名・捺印をしてもらいます。

PDF化してメールで送付する場合の注意点はありますか？

企業の指示があった場合に限り、PDF化してメールで送付します。
その際は、ファイル名を「内定承諾書_氏名」のように分かりやすく設定しましょう。
個人情報が含まれるため、PDFファイルにパスワードを設定し、パスワードは別のメールで送るなどの配慮が必要です。

メール本文には、件名を「内定承諾書のご提出（氏名）」とし、内定のお礼とファイルを添付した旨を記載します。

まとめ

内定承諾書は、入社の意思を正式に伝えるための重要な書類です。
提出期限や労働条件を十分に確認し、署名・捺印は丁寧に行いましょう。
郵送する際には、添え状を同封し、封筒の書き方といったビジネスマナーを守ることで、入社前から良い印象を与えることができます。

やむを得ず提出が遅れる場合や辞退する際には、速やかに電話で誠意をもって連絡することが重要です。