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転職活動や就職活動では、履歴書をデータで提出する機会が増えています。
それに伴い、証明写真もデータで用意する必要性が高まりました。
この記事では、履歴書に使う写真データの準備方法から、Web応募フォームやWordファイルへの貼り方、適切なサイズや形式まで詳しく解説しますします。

スマホでの撮影方法やデータ化の方法も紹介するので、Web履歴書の作成に役立ててください。

まずは履歴書に貼るための写真データを用意する4つの方法

履歴書に添付する証明写真のデータを作成するには、主に4つの方法があります。
品質を重視するなら写真館、手軽さを求めるならスピード写真機やスマホアプリが適しています。

また、手元にある紙の証明写真をスキャンしてデータ化する方法も選択肢の一つです。
それぞれのメリットや特徴を理解し、自身の状況に合った方法で写真データを用意することが、円滑な応募準備につながります。

方法1：写真館でプロに撮影してもらいデータで受け取る

最も品質の高い証明写真を用意できるのが、写真館でプロに撮影してもらう方法です。
プロのカメラマンが表情や姿勢についてアドバイスをくれるほか、照明や背景も整った環境で撮影するため、仕上がりが格段に良くなります。

撮影した写真は、CD-RやUSBメモリ、または専用サイトからのダウンロード形式でデータとして受け取れます。
値段は他の方法より高くなりますが、特に応募する企業への熱意を示したい場合には、投資する価値がある選択肢です。

方法2：データ取得機能があるスピード写真機で撮影する

駅や商業施設に設置されているスピード写真機の中には、撮影した写真をデータで受け取れる機能が付いたものがあります。
比較的安価で手軽に撮影できる点が大きなメリットです。

データ取得機能付きの機種を選び、撮影後に表示されるQRコードをスマートフォンで読み込むか、専用アプリを通じてデータをダウンロードします。
写真館に行く時間がない場合や、費用を抑えたい場合に便利な方法ですが、撮り直し回数に制限がある点には注意が必要です。

方法3：スマートフォンのアプリを利用して自分で撮影する

現在では、スマートフォンで証明写真を作成できるアプリが多数提供されています。
最大のメリットは、費用をほとんどかけずに、自宅で納得がいくまで何度でも撮り直しができる点です。

多くのアプリには、背景を無地に加工したり、肌をきれいに見せる補正機能、指定のサイズにトリミングする機能などが備わっています。
ただし、自撮りする際は、スーツを着用し、無地の壁を背景にする、顔に影ができないように照明を工夫するなど、証明写真としての品質を保つ工夫が求められます。

方法4：手元にある証明写真をスキャンして画像データにする

既に印刷された証明写真が手元にある場合、それをスキャンしてデータ化することも可能です。
自宅にスキャナーがあれば手軽に取り込みできますが、ない場合はコンビニエンスストアのマルチコピー機が利用できます。
マルチコピー機のスキャン機能を使えば、高画質で画像データに変換し、USBメモリなどに保存できます。

ただし、スキャンする際に写真にホコリや指紋が付着しているとそのまま写り込んでしまうため、取り込み前には写真をきれいに拭いておくことが重要です。

【ツール別】作成した履歴書に写真データを貼り付ける手順

写真データの準備ができたら、次に応募書類へ貼り付ける作業が必要です。
提出方法に応じて、WordやExcelで作成した履歴書ファイルに挿入する場合と、企業のWeb応募フォームに直接アップロードする場合があります。

それぞれのツールで操作方法が少し異なるため、ここで解説する手順に沿って、適切なやり方で写真データを添付しましょう。
正しい手順で写真を貼付することが、丁寧な書類作成の第一歩です。

Wordで作成した履歴書ファイルに写真を挿入する手順

Wordで作成した履歴書に写真を貼るには、まずメニューから「挿入」タブを選択し、「画像」をクリックして用意した写真データを選びます。
挿入した画像を選択した状態で「図の形式」タブを開き、「文字列の折り返し」から「前面」を選びましょう。
この設定により、画像を自由に移動できるようになります。

その後、画像の四隅をドラッグして履歴書の写真枠に合うようにサイズを調整し、適切な位置に配置すれば完了です。
枠線にぴったり合わせることで、見栄えの良い履歴書が作成できます。

Excelで作成した履歴書ファイルに写真を挿入する手順

Excelの場合も、基本的な手順はWordと似ています。
まず、メニューの「挿入」タブから「画像」を選び、PCに保存されている写真データを挿入します。
挿入直後の画像はサイズが大きいことが多いので、画像の角をドラッグして写真枠の大きさに合わせて縮小してください。

Excelでは、Altキーを押しながら画像をドラッグすると、セルの枠線に合わせてサイズや位置を調整しやすくなります。
最後に、写真が指定の枠内にきれいに収まっているかを確認して完成です。

企業のWeb応募フォームに写真データをアップロードする手順

企業の採用サイトなど、Web応募フォームで履歴書を提出する場合、写真データは個別にアップロードする形式が一般的です。
「証明写真」や「顔写真」といった項目にある「ファイルを選択」や「アップロード」というボタンをクリックします。
するとファイル選択画面が開くので、あらかじめ用意しておいた写真データを選択してください。
選択後、ファイル名が表示されればアップロードは完了です。

送信前に、指定されたファイル形式やサイズの上限を超えていないかを確認することが、エラーなく応募を完了するための重要なポイントです。

Web履歴書でエラーにならないための写真データの規格

Web履歴書で写真を提出する際は、企業が指定するデータ規格を守ることが不可欠です。
適切なサイズ、ファイル形式、容量を理解しておかないと、アップロード時にエラーが発生したり、採用担当者にデータが開けないといった問題が生じたりする可能性があります。

写真データを準備する段階で、基本的な規格を把握し、必要に応じてトリミングや圧縮などの編集・加工を行いましょう。
これにより、スムーズな応募手続きと、採用担当者への配慮を示すことができます。

最適なサイズは縦横比4：3（ピクセルは560×420が目安）

履歴書用写真の最適なサイズは、一般的な証明写真と同様に縦横比が「4：3」になるように設定します。
ピクセル数でいうと「縦560px×横420px」が目安とされており、このサイズであれば多くのWeb応募システムに対応可能です。
これより極端に小さいと画像が荒くなり、大きすぎるとファイル容量の問題につながります。

写真データの比率が異なる場合は、ペイントソフトや画像編集アプリを使い、顔が中央にくるように適切な比率でトリミングして調整しましょう。

ファイル形式は汎用性の高いJPEGかPNGを選ぶ

写真データのファイル形式は、企業からの指定がない限り、広く一般的に使われている「JPEG（.jpg）」または「PNG（.png）」で保存するのが基本です。
JPEGは圧縮率が高くファイルサイズを軽くできるのが特徴で、多くのWebサイトで標準的に用いられています。
一方、PNGは画質が劣化しにくいというメリットがあります。

どちらの形式も互換性が高く、ほとんどの環境で問題なく表示されるため、特別な理由がなければこのいずれかで保存しておけば間違いありません。

アップロードを考慮してファイル容量は2MB以下に調整する

Web応募フォームでは、アップロードできる写真のファイル容量に上限が設けられていることがほとんどです。
一般的には「2MB（メガバイト）以下」が上限となっているケースが多いため、写真データの容量はこれを超えないように調整する必要があります。
高画質で撮影した写真は容量が大きくなりがちなので、事前にファイルのプロパティで容量を確認しましょう。

もし2MBを超えている場合は、画像編集ソフトやオンラインの圧縮ツールを利用して、画質を損なわない程度にファイルサイズを小さくしてください。

スマホやPCにある写真データをコンビニで印刷する方法

作成した写真データを、紙の履歴書に貼付するために印刷したい場合、コンビニのマルチコピー機を利用するのが便利です。
各コンビニが提供するネットワークプリントサービスを使えば、スマートフォンやPCから事前にデータを登録しておき、店頭の機械で簡単に出力できます。

この方法なら、自宅にプリンターがなくても、手軽に証明写真サイズの用紙に写真を印刷することが可能です。
急に紙の履歴書が必要になった際にも役立つ方法です。

ネットワークプリントサービスを利用して印刷する流れ

まず、利用したいコンビニのネットワークプリントサービスのアプリをスマホにインストールするか、ウェブサイトにアクセスします。
そこで印刷したい写真データをアップロードし、登録を完了させると、プリント予約番号が発行されます。

次に、店舗のマルチコピー機へ行き、メニューから「ネットワークプリント」を選択して予約番号を入力。
用紙サイズ（L判の光沢紙が推奨）を選び、「証明写真プリント」の機能があればそれを活用してレイアウトを調整後、印刷を実行します。
あとは印刷された写真を切り取れば完成です。

履歴書の写真データに関するよくある質問

履歴書の写真データを用意したり、提出したりする際には、ファイル名の付け方や撮影時の注意点など、細かい疑問が生じることがあります。
特に初めてデータでの応募に挑戦する場合、些細なことでも不安に感じるかもしれません。
ここでは、写真データに関するよくある質問をまとめ、それぞれの回答を解説します。

面接に進む前からつまづかないよう、疑問点はあらかじめ解消しておきましょう。

Q1. 写真データのファイル名はどのように設定すればいいですか？

ファイル名は「氏名_撮影年月日.jpg」のように、採用担当者が一目で誰の写真か分かるように設定するのが基本です。

例えば「山田太郎_20240115.jpg」といった形式が望ましいでしょう。

企業は多くの応募者からデータを受け取るため、初期設定のままだと管理が煩雑になります。
分かりやすい名前に変更しておくことは、採用担当者への配慮につながります。

Q2. スマホで自撮りするときの服装や背景の注意点はありますか？

服装は応募先の業界や職種に合わせ、スーツやジャケットを着用するのが基本です。
背景は白、水色、薄いグレーの無地を選び、壁やカーテンの前で撮影しましょう。

顔に影ができないよう、部屋の照明だけでなく、正面から光が当たるようにライトを調整すると顔色が明るく見えます。
姿勢を正し、顎を引いてまっすぐカメラを見ることも重要です。

Q3. 3ヶ月以上前に撮影した写真データは使用しても問題ないですか？

履歴書に貼付する写真は、一般的に3ヶ月以内に撮影したものを使用するのがマナーとされています。
これは、現在の容姿と写真が大きく異なっていると、面接時に本人確認がしにくくなるためです。

髪型や体型が大きく変わっている場合はもちろん、そうでなくても撮影日付が古いデータは避け、最新の状態で撮影し直した写真を使用してください。

まとめ

履歴書用の写真データは、写真館やスピード写真機、スマホアプリなど様々な方法で準備が可能です。
作成したデータは、WordやExcel、Webフォームの仕様に合わせて適切に貼り付けましょう。
その際、サイズは「縦560px×横420px」、容量は「2MB以下」といった規格を守ることが重要です。

用意したデータは、郵送用の履歴書に貼る証明写真としてコンビニで印刷することもできます。
適切な写真付きの履歴書を提出し、採用担当者に良い印象を与えましょう。