送付状の書き方とマナー｜無料Wordテンプレートと例文

送付状とは、請求書や契約書などの書類を送る際に添える挨拶状です。
送付状の書き方には基本的なマナーがあり、相手に失礼のないよう作成することが求められます。

この記事では、送付状の役割や意味を解説するとともに、すぐに使える無料のWordテンプレートや、さまざまなシーンに応じた書き方の例文を紹介します。
ビジネスマナーを守り、必要な書類を正しく伝えるために、ぜひ参考にしてください。

今すぐ使える！送付状の無料Wordテンプレート

送付状の作成には、Web上でダウンロードできる無料のテンプレートを活用するのが効率的です。
特にWord形式のテンプレは、内容の入力や編集がしやすく便利です。
Excel形式のフォーマットもありますが、ビジネス文書の作成にはWordが適しています。

シンプルな書式の様式を選べれば、さまざまな用途に使い回せます。
ネット上には、アプリをインストールしなくてもブラウザから直接ダウンロードして使えるテンプレートが多数公開されているため、送付状の作り方がわからない場合でも簡単です。

【ビジネス全般】請求書や見積書に使える基本テンプレート

取引先の会社へ請求書や見積書を送る際は、汎用性の高い基本的なテンプレートが役立ちます。
法人や企業宛の送付状は、挨拶や同封書類の内容を簡潔に伝えることが重要です。
特定のメーカーや仕入先など、送付先に応じて宛名や件名を変更するだけで、さまざまなビジネスシーンで活用できます。

まずは基本の型を一つ持っておくと、書類送付の都度、迅速に対応可能です。

【転職・就活】履歴書に添える送付状（添え状）のテンプレート

転職や就職活動において、履歴書や職務経歴書を郵送する際には「添え状」と呼ばれる送付状を同封するのが一般的です。
新卒の就活や転職活動の面接後、内定承諾書や採用証明書、要録などの書類を送る際にも使用します。

添え状は、採用担当者に丁寧な印象を与え、応募書類の内容を補足する役割も担います。
応募する職種や企業に合わせて、自己PRを簡潔に加えることも可能です。

そもそも送付状とは？知っておきたい基本の役割

送付状とは、ビジネスシーンで書類を郵送する際に同封する挨拶状のことで、「添え状」や「カバーレター」とも呼ばれます。
送付状には、誰が・誰に・何を・どれだけ送ったのかを明確に伝える役割があります。

必須の書類ではありませんが、同封するのがビジネスマナーとして定着しています。
ただし、書類を手渡しする場合は、口頭で挨拶と内容を伝えられるため、送付状はなしで問題ありません。

挨拶状としての役割を果たす

送付状は、本題である同封書類の前に読む最初の文書であり、挨拶状としての重要な役割を担います。
特に初めての相手に書類を送る際は、送付状が第一印象を左右することもあります。
本文では「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」といった時候の挨拶を添えることで、相手への敬意を示し、丁寧なコミュニケーションを築くきっかけになります。

同封書類の内容を明確に伝える

送付状のもう一つの重要な役割は、同封した書類の内容を一覧で示すことです。
受け取った相手が、何の書類が何枚入っているのかを一目で確認できるように、「見積書1部」「請求書2枚」のように箇条書きで記載します。
これにより、書類の不足や入れ間違いを防ぎ、内容の確認をスムーズにする案内状の役目を果たします。

必要に応じて、書類に関する簡単な補足情報を書き添えることも可能です。

【項目別】送付状の正しい書き方をテンプレートに沿って解説

送付状を作成する際は、定められた項目を正しい順序で記載する基本的な書き方のルールを守る必要があります。
送付状のサイズは、同封する書類に合わせてA4サイズで作成するのが一般的です。

誤った書き方はマナー違反と見なされる可能性もあるため、各項目の役割と記載方法を理解しておきましょう。
ここでは、テンプレートに沿って具体的な書き方を解説します。

①送付日｜投函日または作成日を記載する

送付状の右上には、送付日を記載します。
この日付は、書類を作成した日、またはポストに投函する日を記入するのが一般的です。

和暦（令和◯年）でも西暦（202X年）でも構いませんが、同封する他の書類と表記を統一するようにしましょう。

②宛名｜会社名・部署名・氏名を正確に書く

宛名は、送付日の下、左揃えで記載します。
会社名、部署名、役職、担当者氏名の順に正確に書きましょう。
会社名には「御中」、個人名には「様」を使い分けます。

担当者名が不明な場合は「採用ご担当者様」のように記載しても問題ありません。
宛名が2名になる場合は、連名でそれぞれの氏名に「様」を付けます。

③差出人情報｜自分の会社名や連絡先も忘れずに明記する

差出人の情報は、宛名の下、右揃えで記載します。
誰からの書類かを明確にするため、会社名、部署名、住所、氏名、電話番号、メールアドレスなどを正確に明記してください。
この情報は、相手からの問い合わせや返信の際に必要となります。

④件名（表題）｜「〜送付のお知らせ」のように内容を簡潔に示す

件名（タイトル）は、送付状の中央に、他の文字より少し大きく記載します。
何の書類が送られてきたのかが一目で分かるように、「請求書送付のお知らせ」や「御見積書のご送付について」など、内容を簡潔に示しましょう。
これにより、相手は書類の重要度や内容をすぐに把握できます。

⑤頭語と結語｜「拝啓」と「敬具」をセットで使うのが基本

ビジネス文書では、本文の冒頭に「拝啓」などの頭語を、末尾に「敬具」などの結語をセットで用いるのがマナーです。
「拝啓」と「敬具」の組み合わせが最も一般的です。
また、同封書類を箇条書きで示す際には、その前に「記」と書き、全ての書類を記載した後に右下に「以上」と記して締めくくります。

⑥時候の挨拶｜季節に合わせた言葉を添える

頭語の後には、時候の挨拶を一文添えるのが丁寧です。
季節の挨拶は、送付する時期によって変わります。
例えば、3月中旬から4月下旬にかけては「春暖の候」、5月中旬から6月上旬は「新緑の候」などを用います。

年末年始や特定の季節に合わせた挨拶を選ぶことで、より丁寧な印象を与えます。
適切な言葉がわからない場合は、年間を通じていつでも使える「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」という表現が便利です。

⑦本文｜本題である用件を簡潔に伝える

時候の挨拶に続けて、本題となる用件を簡潔に記載します。
「さて、この度は〜」のように始め、何の目的で書類を送付したのかを分かりやすく伝えます。

送付する物について、必要があれば簡単な説明を加えても良いですが、本文は長くならないように心がけましょう。

⑧同封書類｜中央に「記」と書き、箇条書きで分かりやすく記載する

本文の後、中央に「記」と記載し、その下に同封した書類の名称と枚数（または部数）を箇条書きで分かりやすく明記します。
例えば、「請求書1通」「納品書1部」のように、書類ごとに1行使って記載してください。
最後に右下に「以上」と書くことで、同封書類のリストがここで終わりであることを示します。

送付状を作成・送付する際の基本マナー

送付状を作成した後は、郵送する際のビジネスマナーも重要です。
使用する用紙や、書類を封筒に入れる順番など、相手に失礼のないよう配慮が求められます。

適切な方法で郵便物を送付することで、丁寧で信頼できる印象を与えることにつながります。

用紙はA4サイズで作成し、1枚にまとめるのが一般的

送付状の用紙は、同封する書類のサイズに合わせ、A4サイズで作成するのが一般的です。
内容は簡潔にまとめ、1枚に収まるようにしましょう。
お詫びの品や献本、チケット、当選した賞品、表彰状などを送る際のレターや、退職者への荷物の返送、書類の差し替えをお願いする際も同様です。

名刺サイズのカードや返却物など、小さな物を送る場合でも、送付状を添えることで丁寧な印象を与えます。

送付状を一番上にして書類を重ねる

封筒に書類を入れる際は、受け取った相手が最初に目にするように、送付状を一番上に重ねます。
その下に請求書や納品書など、内容物一覧の記載順に書類を重ねていくと、相手が確認しやすくなります。
この順番は、相手への配慮を示す重要なマナーの一つです。

クリアファイルに挟んでから封筒に入れる

書類は、郵送中に雨で濡れたり、折れたり汚れたりするのを防ぐため、クリアファイルに挟んでから封筒に入れるのが丁寧なマナーです。
特に領収書や保険証、診断書といった重要書類や再発行が難しい書類を送る際には、必ずクリアファイルを使用しましょう。

郵送前に同封書類と内容が一致しているか確認する

書類を封筒に入れる前に、送付状に記載した内容と、実際に同封する書類が一致しているかを必ず最終確認してください。
特に、見積書、注文書、納品書といった取引に関わる重要書類では、種類や枚数の間違いがないか、入念なチェックが不可欠です。

【シーン別】そのまま使える送付状の例文集

ここでは、さまざまなビジネスシーンでそのまま使える送付状の例文を紹介します。
請求書や契約書、履歴書など、送付する書類の種類によって、件名や本文の表現は少しずつ異なります。
特に、契約書や請書、覚書、委任状、遺産分割協議書、労働条件通知書といった重要書類を送付する際は、マナーに沿った丁寧な表現を心がける必要があります。

請求書を送付する場合の例文

件名：請求書ご送付のお知らせ
本文：平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、下記のとおり請求書をお送りいたしましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。

請求書はメールで送るケースも増えていますが、郵送の場合は送付状を添えるのが丁寧です。

領収書を送付する場合の例文

件名：領収書ご送付の件
拝啓時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
先日ご請求いたしました代金につきまして、ご入金を確認いたしました。
誠にありがとうございます。

つきましては、下記の通り領収書をお送りいたしますので、ご査収ください。
領収書1通

見積書を送付する場合の例文

件名：御見積書送付のご案内
拝啓 貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。
さて、先般お問い合わせいただきました件につきまして、下記の通り御見積書をお送りいたします。

内容をご確認いただき、ご検討くださいますようお願い申し上げます。
御見積書1部

契約書を送付する場合の例文

件名：契約書ご送付のお知らせ
拝啓時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
さて、先日締結いたしました契約につきまして、弊社にて署名・捺印済みの契約書2部をお送りいたします。
内容をご確認の上、1部に署名・捺印いただき、同封の返信用封筒にてご返送くださいますようお願い申し上げます。

契約書2部
返信用封筒1枚
ビジネス文書では横書きが一般的です。

履歴書や職務経歴書を送付する場合の例文

件名：応募書類の送付につきまして
拝啓 貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度、貴社求人を拝見し、〇〇職に応募させていただきます。
つきましては、下記の応募書類をお送りいたしますので、ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。

履歴書1通
職務経歴書1通
原本を郵送するのが基本です。

送付状に関するよくある質問

送付状の作成や送付に関して、判断に迷うケースも少なくありません。
ここでは、送付状に関するよくある質問とその回答をまとめました。

送付状はどんな場合でも必要ですか？

必ずしも必須ではありませんが、ビジネスシーンで書類を郵送する場合は同封するのがマナーです。
丁寧な印象を与え、書類の内容を明確に伝える役割があります。
ただし、親しい間柄でのやり取りや、社内便で送る場合は省略されることもあります。

送付状は手書きで作成しても問題ありませんか？

問題ありません。
ビジネス文書ではパソコンで作成するのが一般的で効率的ですが、手書きの送付状は心がこもっているという印象を与えることもあります。
特にお礼状などを兼ねる場合は、手書きの方が丁寧な気持ちが伝わりやすいでしょう。

FAXで書類を送る場合も送付状は必要ですか？

はい、必要です。
FAXの場合は、書類の1枚目に「FAX送付状」を添付するのが一般的です。
FAX送付状には、宛先、差出人、送信日、総ページ数、件名などを明記します。

これにより、誰から誰宛の何の書類かを明確にし、送信ミスを防ぐ役割を果たします。

まとめ

送付状は、書類を送付する際の挨拶状として、また同封書類の内容を明確に伝えるという重要な役割を担います。
ビジネスシーンにおいては、正しい書き方とマナーを守って作成することが、相手との良好な関係構築につながります。

テンプレートを活用すれば、必要な項目を漏れなく記載でき、効率的に作成することが可能です。
本記事で紹介したポイントや例文を参考に、状況に応じた適切な送付状を作成してください。