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転職活動において、履歴書をメールで送付する際にパスワードを設定すべきか迷う方は少なくありません。
近年では、セキュリティ対策の観点からパスワードはいらないという意見がある一方で、履歴書を送るメールにはビジネスマナーとしてパスワードを設定すべきで、いらないとは言い切れないという考え方も根強く残っています。
応募先企業に失礼な印象を与えないためにも、「履歴書送付時のメールにパスワードはいらないのかどうか」、正しい知識を身につけておきたいところです。

この記事では、履歴書を送るメールにおいてパスワードが本当にいらないのか、その判断基準やマナー、具体的な設定方法までを詳しく解説します。

結論：履歴書へのパスワード設定は企業の指示を確認するのが最優先

履歴書をメールで送る際のパスワード設定で最も重要なのは、応募先企業の指示に従うことです。
募集要項やメールの文面にパスワードに関する記載があれば、その指示を必ず守りましょう。
指示がない場合は、パスワードを設定しなくてもマナー違反にはならないことが多いですが、判断に迷うこともあるかもしれません。

パスワード設定の要否については様々な意見がありますが、企業のセキュリティ方針や採用担当者の手間を考慮し、状況に応じて適切に判断する姿勢が大切です。

なぜ？履歴書にパスワードが「不要」と言われる2つの理由

近年、履歴書をメールで送る際のパスワード設定は必ずしも必要ではないという考え方が広まっています。
その背景には、セキュリティ対策としての有効性への疑問や、採用担当者の業務効率を妨げるという現実的な問題があります。

かつてはマナーとされていたパスワード設定が、なぜ現在では不要、あるいは無意味だとまで言われるようになったのでしょうか。
ここでは、その主な2つの理由について具体的に解説していきます。

理由1：セキュリティ対策として効果が低い「PPAP」問題があるため

パスワード設定が不要とされる大きな理由の一つに「PPAP」問題があります。
PPAPとは、パスワード付きZIPファイルをメールで送り、その直後に別メールでパスワードを通知する手法のことです。
この方法は、もしメールの通信経路が第三者に盗聴された場合、ファイルとパスワードの両方が漏洩してしまうリスクを抱えています。

同じ経路で重要な情報を分割して送っているに過ぎず、セキュリティ対策としての効果が低いと指摘されているのです。
このような背景から、PPAPは無意味であるという認識が広まり、政府機関や大手企業でも廃止の動きが進んでいます。

理由2：採用担当者がファイルを開く手間が増えてしまうため

採用担当者の視点から見ると、パスワード付きファイルは業務効率を低下させる要因になり得ます。
日々多くの応募者から履歴書を受け取る中で、一つひとつのファイルを開くたびに別メールを確認してパスワードをコピーし、入力するという作業は、わずかな時間であっても積み重なると大きな負担になります。

特に、応募者が多い企業ではこの手間が顕著になるため、採用担当者からはパスワード不要を望む声も少なくありません。
応募者への配慮として、あえてパスワードを設定しないという判断も合理的と言えるでしょう。

それでもパスワード設定が「推奨」される2つのケース

パスワード不要論がある一方で、現在でもパスワード設定が推奨される場面は存在します。
これは、セキュリティ対策としての「PPAP」の有効性とは別に、ビジネスパーソンとしてのリスク管理意識や、万が一の事態に備える姿勢を示すことに意味があると考えられるためです。
特に、個人情報の取り扱いに厳しい企業や、コンプライアンスを重視する業界では、パスワード設定が応募者の評価につながる可能性も否定できません。

ここでは、依然としてパスワード設定が推奨される2つの具体的なケースを解説します。

ケース1：個人情報保護に対する意識の高さを示すため

履歴書は氏名、住所、経歴など、機密性の高い個人情報の塊です。
ファイルにパスワードを設定する行為は、こうした個人情報を慎重に取り扱っているという姿勢の表明になります。
特にセキュリティ意識を高く評価する企業に対しては、リスク管理能力のアピールとして良い印象を与える可能性があります。

パスワード設定という一手間をかけること自体に、応募者の丁寧さや配慮を感じ取る採用担当者もいるでしょう。
このように、情報保護への意識を示すという点で、パスワード設定には一定の意味があります。

ケース2：万が一のメール誤送信リスクに備えるため

メールアドレスの入力ミスなど、意図しない相手にメールを送ってしまう誤送信は誰にでも起こりうるヒューマンエラーです。
もし履歴書を添付したメールを誤送信してしまっても、ファイルにパスワードが設定されていれば、第三者に中身を閲覧されるリスクを大幅に低減できます。

PPAPの脆弱性とは別に、情報漏洩を防ぐための最終的な防衛策としての意味があるのです。
この最低限の安全策を講じておくことは、自身の情報を守るだけでなく、万が一の際に企業へ与える影響を最小限に抑えることにもつながります。

【状況別】パスワードを設定すべきかどうかの判断基準

履歴書をメールで送る際、パスワードを設定すべきかどうかの最終的な判断は、状況によって異なります。

これまでに解説した「不要論」と「推奨論」を踏まえつつも、最も優先すべきは応募先企業の方針です。企業の指示の有無や、業界の慣習などを考慮し、柔軟に対応することが求められます。

ここでは、具体的な3つの状況を想定し、それぞれどのように判断すればよいのか、明確な基準を提示します。

企業の募集要項や指示に「パスワード設定」の記載がある場合

応募先の企業から、募集要項やメールのやり取りの中で「履歴書ファイルにパスワードを設定してください」といった明確な指示がある場合は、必ずその指示に従いましょう。

これは最も分かりやすい判断基準です。

企業側がセキュリティポリシーとして定めているルールであり、この指示を守らないと「指示を読まない、守れない人」というマイナスの印象を与えかねません。

選考の初期段階で評価を落とさないためにも、指定された方法で履歴書を提出することが絶対条件となります。

企業から特に指示がない場合

企業からパスワード設定に関する指示が特になしの場合、設定せずに送付しても基本的に問題はありません。
近年では採用担当者の手間を考慮し、パスワードなしでの送付を歓迎する企業も増えています。

ただし、金融業界やIT業界など、情報セキュリティに対する意識が特に高い業界や企業に応募する際は、指示がなくても自主的にパスワードを設定した方が丁寧な印象を与える可能性があります。
企業の公式サイトでプライバシーポリシーなどを確認し、その姿勢から判断するのも一つの方法です。

どうしても判断に迷うなら設定しておくのが無難

企業の指示がなく、業界の慣習も分からず判断に迷う場合は、パスワードを設定しておくのが最も無難な選択です。
パスワードを設定したことが原因で、選考で不利になることはまず考えられません。
採用担当者にファイルを開く手間をかけてしまう可能性はありますが、それよりも個人情報への配慮が欠けていると見なされるリスクを避ける方が賢明です。

不安な気持ちを抱えたまま応募するよりも、丁寧な対応を心がける意味で、履歴書にパスワードを設定しておくと良いでしょう。

【簡単3ステップ】履歴書ファイルにパスワードを設定する方法

履歴書ファイルへのパスワード設定は、難しい作業ではありません。
WordやExcelで作成したファイルをPDF形式に変換し、パスワードを設定するという流れが一般的です。

ここでは、誰でも簡単に行えるよう、具体的な手順を3つのステップに分けて解説します。
この手順に沿って作業すれば、セキュリティに配慮した応募書類をスムーズに準備できます。

STEP1：WordやExcelで作成した履歴書をPDF形式で保存する

WordやExcelなどで作成した履歴書をPDF形式で保存します。
PDF形式にする理由は、どのパソコン環境でもレイアウトが崩れずに表示でき、第三者による内容の改ざんを防ぐためです。

保存方法は、WordやExcelの「ファイル」メニューから「名前を付けて保存」または「エクスポート」を選び、ファイルの種類で「PDF」を選択するだけです。
ビジネス文書として履歴書を送付する際は、編集が容易なWordやExcel形式のままではなく、PDFに変換するのが基本的なマナーです。

STEP2：保存したPDFファイルにパスワードを設定する

次に、作成したPDFファイルにパスワードを設定します。
パスワード設定機能は、多くのPDF作成・編集ソフトに搭載されています。
例えば、AdobeAcrobatの有料版はもちろん、無料のPDF閲覧ソフトやオンラインツールでも設定が可能です。
macOSの場合は、標準の「プレビュー」アプリでPDFを開き、「ファイル」メニューから「書き出す」を選択後、「暗号化」にチェックを入れることでパスワードを設定できます。

この際、履歴書ファイルを開くための「所有者パスワード」ではなく、「文書を開くパスワード」を設定するように注意してください。

STEP3：パスワードは履歴書を送るメールとは別便で通知する

パスワードを設定した履歴書ファイルをメールに添付したら、パスワード自体はそのメールには記載せず、必ず別のメールで通知します。

これは、万が一1通目のメールを誤送信してしまっても、ファイルとパスワードが同時に漏洩するリスクを低減するためです。

まず履歴書を添付したメールを送信し、その直後に、件名に「パスワードのご連絡」などと明記した2通目のメールを送ってパスワードを伝えます。

この2段階の送付方法が、現在のビジネスシーンにおける一般的なマナーとされています。

【例文付き】履歴書をメールで送付する際の書き方

履歴書をメールで送付する際は、簡潔で分かりやすい件名と本文を心がけることが重要です。
採用担当者は毎日多くのメールを処理しているため、一目で内容が分かるように配慮する必要があります。

ここでは、パスワードを設定した場合の「ファイル送付メール」と「パスワード通知メール」、そしてパスワードを設定しない場合のメール、計3パターンの例文を紹介します。
状況に合わせて適切に使い分け、丁寧な印象を与えましょう。

パスワードを設定した履歴書を送付するメールの例文

件名:
〇〇職応募の件／氏名（フルネーム）

本文:
株式会社〇〇
人事部採用ご担当者様

お世話になっております。
〇〇（氏名）と申します。

貴社の〇〇職に応募させていただきたく、ご連絡いたしました。
履歴書および職務経歴書を添付ファイルにて送付いたしますので、ご査収ください。

なお、セキュリティの観点からファイルにはパスワードを設定しております。
パスワードにつきましては、後ほど別途メールにてご連絡いたします。

お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

—
氏名（フルネーム）
郵便番号：XXX-XXXX
住所：〇〇県〇〇市〇〇区…
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXX@XXXX.com
—

設定したパスワードを通知するメールの例文

件名：
【パスワードのご連絡】〇〇職応募の件／氏名（フルネーム）

本文：
株式会社〇〇
人事部採用ご担当者様

お世話になっております。
先ほど応募書類を送付いたしました、〇〇（氏名）です。

添付いたしましたファイルのパスワードをご連絡いたします。

パスワード：xxxxxxxx

お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。

氏名（フルネーム）
郵便番号：XXX-XXXX
住所：〇〇県〇〇市〇〇区…
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXX@XXXX.com

パスワードを設定せずに履歴書を送付するメールの例文

件名：
〇〇職応募の件／氏名（フルネーム）

本文：
株式会社〇〇
人事部採用ご担当者様

お世話になっております。
〇〇（氏名）と申します。

貴社の〇〇職に応募させていただきたく、ご連絡いたしました。
履歴書および職務経歴書を添付ファイルにて送付いたしますので、ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。

お忙しいところ恐縮ですが、面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

—
氏名（フルネーム）
郵便番号：XXX-XXXX
住所：〇〇県〇〇市〇〇区…
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXX@XXXX.com
—

履歴書メールのパスワードに関するよくある質問

履歴書をメールで送る際のパスワード設定については、これまで解説してきた内容以外にも、細かな疑問点が浮かぶことがあるかもしれません。
例えば、パスワードをかけずに送ってしまった場合の影響や、適切なパスワードの文字列、万が一のトラブルへの対処法などです。

ここでは、そうした応募者が抱きがちな疑問点について、Q&A形式で分かりやすく回答していきます。

Q. 履歴書にパスワードをかけずに送ってしまったら選考に影響しますか？

企業の指示が特になしの場合、パスワードをかけずに送っても選考に直接影響することはほとんどありません。
採用担当者は応募書類の中身を重視しており、パスワードの有無だけで合否を判断することはないため、過度に心配する必要はないです。

ただし、募集要項などでパスワード設定が義務付けられていたにもかかわらず忘れてしまった場合は、指示を守れないと判断され、マイナス評価につながる可能性があります。

Q. パスワードを設定する場合、どんな文字列が適切ですか？

パスワードの文字列に厳密なルールはありませんが、第三者に推測されにくいものにするのが基本です。
氏名や生年月日、電話番号など、個人情報に関連する文字列は避けましょう。

安全性を高めるためには、アルファベットの大文字と小文字、数字を組み合わせた8文字以上のランダムな文字列が推奨されます。
パスワード生成ツールなどを活用して、意味のない複雑な文字列を作成するとより安全です。
履歴書の内容とは無関係な文字列を設定することが重要です。

Q. 応募先企業から「ファイルが開けない」と連絡が来たらどうすればいいですか？

まずは丁寧にお詫びした上で、迅速に対応することが大切です。
ファイルが開けない原因として、通知したパスワードが間違っている、ファイル自体が破損している、企業のセキュリティソフトによってブロックされているなどが考えられます。

まずはパスワードを再確認し、正しいものをメールで再送しましょう。
それでも開けない場合は、企業の担当者に相談し、パスワードなしのファイルを再送付するなど、指示に従って対応します。
再送する際は、件名に「【再送】」と記載すると分かりやすいです。

まとめ

履歴書をメールで送付する際のパスワード設定は、応募先企業からの指示に従うことが最も重要です。
指示がある場合は必ず設定し、特に指示がない場合は、パスワードなしで送付してもマナー違反にはならないケースが増えています。

しかし、個人情報保護の意識を示す意味で、パスワードを設定しておく方がより丁寧な印象を与えることも事実です。
判断に迷った際には、設定しておくのが無難な選択と言えます。
本記事で解説した判断基準や方法を参考に、状況に応じた適切な対応を心がけてください。