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ビジネスシーンでは、手紙や書類を郵便で送る機会が頻繁にあります。
封筒の正しい書き方やマナー、出し方は、社会人としての基本スキルの一つです。
適切な知識がないまま郵送すると、相手に失礼な印象を与えかねません。

この記事では、封筒の宛名や裏面の基本的な書き方から、敬称の使い分け、郵送前の確認事項まで、封筒の出し方に関するマナーを網羅的に解説します。

封筒の出し方の基本！まずは表面と裏面の書き方を覚えよう

封筒を送る際、最も基本的なのが表面と裏面の書き方です。
表面には相手の情報を、裏面には自分の情報を記載します。
特に宛名の書き方は、相手への第一印象を左右する重要な要素です。
正しいやり方を身につけることで、ビジネスマナーをわきまえているという信頼感を与えることにつながります。

まずは、それぞれの面に何を書くべきか、その配置とルールを正確に把握しましょう。

表面（宛名面）に書くべき項目と配置

封筒の表面には、送り先の郵便番号、住所、会社名、部署名、役職、氏名を記載します。
まず郵便番号を所定の枠内に書き、住所は枠の右端に揃えて書き始めます。
都道府県名は省略せず、ビル名なども正式名称で記しましょう。

会社名や企業名は中央に配置し、住所より少し大きな文字で書きます。
宛名はさらに大きく、封筒の中央に書くのが基本です。
役職が長い場合は、氏名の右上に小さく添えるか、会社名と氏名の間に2行から3行に分けてバランスよく配置します。
敬称も忘れずに付け加えましょう。

裏面（差出人面）に書くべき項目と配置

封筒の裏面には、差出人の郵便番号、住所、氏名を記載します。
これらの情報は、郵便物が相手に届けられなかった場合に戻ってくるために不可欠です。
和封筒の場合、中央の継ぎ目を挟んで右側に住所、左側に氏名を書くのが一般的です。
郵便番号は、横書きで住所の上に記載するか、封筒に郵便番号欄があればその中に記入します。

ビジネスシーンでは、会社名や部署名も氏名の横に忘れずに書き加えましょう。
また、書類を送付した日付を左上に漢数字で書き添えると、より丁寧な印象になります。

【封筒の種類別】宛名・住所の書き方を解説

封筒には、縦長の和封筒や横長の洋封筒といった形状の違いがあります。
また、A4サイズの書類を折らずに入れられる角2封筒など大きさも様々で、定形郵便や定形外郵便といった区分によっても扱いが異なります。

それぞれの封筒の種類に応じて、宛名や住所の書き方には適切なルールが存在します。
ここでは、代表的な和封筒（縦書き）と洋封筒（横書き）のケースに分けて、それぞれの正しい書き方を解説します。

縦書き（和封筒）の場合：表面・裏面の書き方

縦書きの和封筒は、ビジネス文書や履歴書の送付など、フォーマルな場面で最も一般的に使用されます。
表面には、郵便番号を算用数字で枠内に記入し、住所を右から縦書きで書いていきます。
この際、番地などの数字は漢数字（例：「一丁目二番地三号」）を用いるのが正式なマナーです。

会社名、部署名、役職、氏名を中央に、住所より大きな字で記載します。
裏面は、封じ口の継ぎ目を挟んで右側に住所、左側に氏名と会社名を書きます。
封をした日付を左上に書き添えると、より丁寧な印象を与えます。

横書き（洋封筒）の場合：表面・裏面の書き方

横書きの洋封筒は、招待状やDM、海外への郵便物を送る際によく使われます。
表面の宛名は、左上に郵便番号を書き、その下に住所、会社名、氏名の順で記載します。
住所に含まれる数字は、算用数字（アラビア数字）を用いるのが一般的です。
切手は右上に貼り付けます。

裏面の差出人情報は、封じ口の下の中央、または右下にまとめて記載します。
こちらも郵便番号、住所、氏名の順で書きます。
横書きはややカジュアルな印象を与えるため、公式な文書や目上の方への手紙では縦書きの和封筒を選ぶのが無難です。

ビジネスシーンで失敗しない！封筒の書き方マナー

ビジネス文書を送る際は、宛名や住所を正しく書くだけでなく、相手への敬意を示す細かなマナーを守ることが重要です。
特に、履歴書や請求書といった重要書類を送付する場面では、敬称の使い分けや「在中」などの添え書きが、受け取る側の対応のしやすさや送り主の印象を大きく左右します。

ここでは、知っておくべき封筒の書き方に関するビジネスマナーを詳しく解説します。

「様」「御中」など正しい敬称の使い分け方

敬称は、相手への敬意を示すために不可欠です。
個人宛に送る場合は「様」を使用し、会社や部署といった組織・団体宛に送る場合は「御中」を使います。
例えば、担当者名が分かっている場合は「人事部鈴木一郎様」とし、分からない場合は「人事部御中」と記載します。

注意点として、「様」と「御中」は併用できません。
「株式会社〇〇御中鈴木様」のような書き方は誤りです。
返信用封筒で宛名が「行」や「宛」となっている場合は、二重線で消して隣に「様」または「御中」と書き直すのがマナーです。

「在中」「親展」などの添え書き（外脇付け）のルール

封筒の中身が何かを示すために「添え書き（外脇付け）」を記載することがあります。
例えば、「履歴書在中」や「請求書在中」と書くことで、受け取った相手が開封前に重要な書類であることを認識でき、社内でのスムーズな仕分けにつながります。

添え書きは、縦書き封筒の場合は宛名の左下、横書き封筒の場合は右下に赤色のペンで書き、四角で囲むと目立ちやすくなります。
また、「親展」は宛名本人に開封してほしい場合に用いる言葉で、他の人が開封することを禁じる意味合いがあります。
これも同様に赤字で記載します。

相手に失礼のない返信用封筒の作成方法

相手に返信を求める書類を送る際は、返信用封筒を同封するのがビジネスマナーです。
返信用封筒には、あらかじめ自分の住所と氏名を記載し、必要な料金分の切手を貼っておきましょう。
このとき、宛名となる自分の氏名の下には「様」ではなく、「行」または「宛」と書きます。

これは、相手が返信する際に敬称である「様」に書き直せるようにするための配慮です。
切手は、返送される書類のおおよその重さを考慮して適切な金額のものを選びます。
料金がわからない場合は、郵便局で確認するか、少し余裕を持たせた金額の切手を貼ると良いでしょう。

封筒を郵送する前に確認したい3つのポイント

封筒の宛名書きやマナーを完璧にこなしても、最終的なチェックを怠ると、相手に届かなかったり、失礼な印象を与えたりする可能性があります。
書類を封筒に入れ、のり付けをしてポストに投函するまでの一連の流れには、見落としがちなポイントがいくつか存在します。

ここでは、郵送で失敗しないために、封筒を出す直前に必ず確認しておきたい3つの重要事項を解説します。

中に入れる書類のきれいな三つ折りの方法

A4サイズの書類を長形3号などの定形封筒に入れる場合、きれいに三つ折りにして封入するのがマナーです。
まず、書類の文面が書かれた側を上にして置き、下側3分の1を上に向かって折り上げます。
次に、上側の残りの3分の1を、先に折った部分に重なるように下へ折り返します。

この折り方をすると、受け取った相手が封筒から書類を取り出した際に、文章の書き出しが最初に目に入る形になります。
送付状などを同封する場合は、一番上にしてからまとめて折ると、より丁寧な印象を与えます。

のり付けと「〆」などの封字の書き方

書類を封筒に入れた後は、剥がれないようにしっかりと封をします。
ビジネス文書の場合、セロハンテープでの封緘はマナー違反とされることが多いため、液体のりやテープのりを使用するのが基本です。
のり付けをした後は、封じ口の中央に「〆」という封字を書き入れます。
これは、確かに封をしたこと、そして途中で誰にも開封されていないことを示す印です。

ほかにも「封」や「緘」といった文字が使われますが、「〆」が最も一般的です。
なお、ネコポスなどの配送サービスを利用する場合は、封緘に関する独自の規定があるため、事前に確認が必要です。

正しい郵便料金の切手を貼りポストへ投函する

封筒を郵送するには、そのサイズと重さに応じた正しい料金の切手を貼る必要があります。
料金が不足していると、差出人に返送されたり、最悪の場合は受取人が不足分を支払うことになったりして、多大な迷惑をかけてしまいます。
定形郵便か定形外郵便か、重さは何グラムかを確認し、適切な金額の切手を封筒の左上に貼りましょう。

料金がわからない場合は、郵便局の窓口で計測してもらうのが最も確実です。
急ぎの郵便物であれば、基本料金に速達料金分の切手を追加で貼り、封筒表面の右肩に赤線を引いてポストに投函します。

まとめ

封筒の出し方には、宛名や差出人の書き方から敬称の使い分け、郵送前の準備に至るまで、守るべき多くのルールとマナーが存在します。
これらの基本を正しく理解し実践することは、相手への敬意を表し、円滑なコミュニケーションを築く上で非常に重要です。

特に、縦書きと横書きの使い分けや添え書きのルールは、ビジネスシーンでの評価に影響を与えることもあります。
郵送する前には、書類の折り方、封字の記入、そして郵便料金に間違いがないかを再度確認する習慣をつけましょう。
もし料金や送り方で不明な点があれば、郵便局の窓口で相談するのが確実です。