転職 履歴書の記載方法完全ガイド｜無料テンプレートと項目別例文

転職活動において、履歴書は応募者の第一印象を決める重要な資料です。
このガイドでは、採用担当者に評価される履歴書の記載方法を、項目別の例文や見本を交えて詳しく解説します。
初めての転職で作り方が分からない方でも、無料テンプレートの活用法や作成のポイントを参考にすれば、自信を持って提出できる書類が完成します。

正しいマナーを押さえて作成することは、転職成功への第一歩です。

転職活動を始める前に！履歴書作成の基本をおさえよう

初めて転職活動を行う際、まず用意するものが履歴書です。
履歴書の作成は、これまでの経歴を振り返り、自身の強みや今後のキャリアを考える良い機会となります。
近年ではパソコンでの作成が一般的ですが、応募先によっては手書きが求められる場合もあります。

どちらの形式で作成するにせよ、まずは基本的なルールやマナーを理解し、採用担当者に熱意と誠意が伝わる書類を準備することが重要です。
事前に必要な情報を整理しておくことで、スムーズな作成が可能になります。

すぐに使える！転職用履歴書のテンプレートダウンロード

履歴書を効率的に作成するには、Web上でダウンロードできるテンプレートの活用がおすすめです。
転職活動で使用する履歴書としては、厚生労働省が推奨するJIS規格の様式が一般的ですが、自己PR欄が大きいフォーマットなど、自身の経歴や転職時にアピールしたい内容に合わせて選ぶと良いでしょう。
多くの転職サイトや情報サイトでは、Word形式やPDF形式のテンプレートが無料で提供されており、すぐに入力を始められます。
また、転職サイトが提供する履歴書作成ツールを利用する方法もあります。Macユーザーでも利用できるWordファイルが増えているため、環境に合わせて選択可能です。

手書きとPC作成はどちらが有利？それぞれのメリットを解説

履歴書の作成方法として、手書きとPC入力のどちらを選ぶべきか悩む方も少なくありません。
手書きには、文字の丁寧さから人柄や熱意が伝わりやすいというメリットがあります。
一方、PC作成は効率的で修正が簡単なうえ、読みやすく、近年ではネット経由での応募も増えているため一般的です。

企業からの指定がない限り、外資系やIT企業ではPC作成、歴史のある企業や手作業が重視される職種では手書きが好まれる傾向もありますが、基本的にはどちらでも問題ありません。
応募先の文化を考慮して選択すると良いでしょう。

採用担当者に好印象を与える履歴書作成の基本マナー

履歴書は、応募者の人柄やビジネスマナーを示す書類でもあります。
採用担当者は数多くの履歴書に目を通すため、基本的なルールが守られていないものはマイナスの印象を与えかねません。
フォントや文体、正式名称の使用といった注意点を押さえることが、書類選考を通過するための第一歩です。

内容を充実させることはもちろんですが、まずは基本的なマナーを守り、空欄をなくして全体の8割以上を埋めるなど、丁寧な作成を心がけることが重要です。

フォントは「明朝体」、サイズは「10.5～11pt」が基本

パソコンで履歴書を作成する場合、フォントの種類や文字の大きさは読みやすさに直結します。
フォントは、ビジネス文書で一般的に使用される「明朝体」を選びましょう。
ゴシック体は強調したい箇所に使うのは有効ですが、全体に使用するとカジュアルな印象を与える可能性があります。

文字のサイズは、小さすぎず大きすぎない「10.5～11pt」がおすすめです。
氏名など目立たせたい部分のフォントサイズを少し大きくするなど、全体のバランスを見ながら調整することが読みやすい書類作成のポイントです。

文章は「です・ます調」の敬体で統一する

履歴書に記載する文章は、すべて「です・ます調」の敬体で統一するのが基本的な書き方のマナーです。
体言止めを多用したり、「だ・である調」の常体と混在させたりすると、稚拙で読みにくい印象を与えてしまいます。

特に志望動機や自己PR、本人希望記入欄など、文章で説明する項目では注意が必要です。
丁寧で一貫性のある言葉遣いを心がけることで、誠実な人柄と社会人としての常識を示すことができます。

学校名や会社名は省略せずに正式名称で記入する

学歴や職歴を記入する際は、学校名や会社名を省略せず、必ず正式名称で記載します。
例えば、「〇〇高校」ではなく「〇〇県立〇〇高等学校」、「（株）〇〇」ではなく「株式会社〇〇」と書くのがマナーです。
これは、履歴書が公的な書類であるためです。

同様に、学部・学科名や部署名、入社・退社といった情報も正確に記入する必要があります。
細かい部分まで正確に記載する姿勢は、仕事の丁寧さにもつながると評価されます。

書き間違えても修正液や二重線の使用はNG

手書きで履歴書を作成する際に書き間違えた場合、修正液や修正テープ、二重線で訂正するのはNGです。
履歴書は正式な応募書類であり、修正した跡があると、準備不足や注意力散漫といったマイナスの印象を与えかねません。

手間はかかりますが、一箇所でも間違えたら新しい用紙に初めから書き直すのが基本マナーです。
ミスを防ぐためにも、鉛筆で下書きをしてからボールペンで清書するなどの工夫をすると良いでしょう。

日付は提出日を記載し、西暦か和暦か表記を統一する

履歴書の最上部にある日付欄には、書類の作成日ではなく提出日を記入します。
郵送する場合はポストへの投函日、企業へ持参する場合は面接日、メールで送付する場合は送信日を記載するのが一般的です。
また、履歴書全体で日付の表記は西暦か和暦（年号）のどちらかに統一する必要があります。

生年月日や学歴・職歴欄など、日付を記入するすべての箇所で表記が混在しないよう、提出前に必ず確認しましょう。

【見本付き】項目別！履歴書の正しい書き方と例文

ここでは、履歴書の各項目について、具体的な書き方と記入例を解説します。
社会人としての経験を効果的にアピールするためには、それぞれの項目で何を見られているのかを理解し、適切な内容を記載することが重要です。
基本情報から志望動機、自己PRまで、サンプルや例文を参考にしながら、採用担当者の視点を意識した履歴書を作成していきましょう。

基本情報（氏名・生年月日・住所・連絡先）の記入方法

基本情報欄は、正確さが求められる項目です。
氏名（名前）のふりがなは、履歴書の表記に合わせて「ひらがな」か「カタカナ」で記載します。
年齢は提出日時点の満年齢を記入しましょう。

住所は都道府県から始め、アパートやマンション名、部屋番号まで省略せずに書きます。
連絡先は、日中に連絡が取りやすい携帯電話番号と、定期的に確認する個人のメールアドレスを記載するのが一般的です。
配偶者や扶養家族の有無も、該当する項目に正しく記入します。

第一印象が決まる！好印象な証明写真を撮るための服装と髪型

履歴書に貼る写真は、応募者の第一印象を左右する重要な要素です。
撮影時の服装は、清潔感のあるスーツが基本となります。
髪型は顔がはっきりと見えるように整え、明るすぎる髪色は避けましょう。
写真は3ヶ月以内に撮影したものを使用し、背景は白か青、グレーの無地が一般的です。

スピード写真やスマホアプリでも撮影できますが、写真館でプロに撮ってもらうと、より好印象な写真に仕上がります。
万が一剥がれた時のために、写真の裏には氏名を記入しておくと安心です。

学歴はいつから書く？義務教育以降の入学・卒業を記載

学歴欄は、一般的に義務教育の卒業、つまり中学校の卒業年月から記載を始めます。
高校、専門学校、大学、大学院と、最終学歴までを時系列で記入していきましょう。
学校名は「〇〇高等学校」のように正式名称で書き、学部や学科、専攻名まで正確に記載します。

浪人や留年の期間について、履歴書上で特に説明する必要はありませんが、面接で質問される可能性はあります。
また、中退した場合は「〇〇大学〇〇学部中途退学」と正直に記入することが大切です。
好きな学科を書く欄ではないため、事実を簡潔に記載しましょう。

職歴の書き方｜入社・退社だけでなく部署異動や昇進も正確に

職歴欄は、これまでの経歴を時系列に沿って正確に記入します。
会社名は正式名称で書き、「入社」「退社」と記載します。
現在も勤務している場合は「在職中」または「現在に至る」と書き、最終行に「以上」と右詰めで記します。

部署異動や昇進、役職の変更があった場合はそれも記載することで、キャリアの変遷が分かりやすくなります。
職歴が多い場合でも、正社員としての経歴はすべて記入するのが基本です。
派遣や短期の職歴も、応募職種に関連があれば記載しましょう。

退職理由は「一身上の都合により退職」が一般的ですが、倒産などの会社都合の場合はその旨を記します。
入職日や退職日も正確に記入してください。

免許・資格欄で効果的にアピールするための記載順序

免許・資格欄は、専門性や学習意欲をアピールできる項目です。
記載する際は、まず運転免許などの公的な免許を先に書き、その後に資格を記入するのが一般的です。
取得年月日が古い順に記載していきましょう。

応募する職種に関連性の高い資格や、TOEICなどの語学力を示す検定は、採用担当者の目に留まりやすいため、優先的に記載すると効果的です。
資格名は「日本商工会議所簿記検定試験2級」のように、略称ではなく正式名称で正確に記入してください。

採用担当者の心に響く志望動機の作成ステップと例文

志望動機は、企業への入社意欲や熱意を伝える最も重要な項目の一つです。
作成にあたっては、「なぜ同業他社ではなくその企業なのか」「入社後に自身の経験やスキルをどう活かして貢献したいか」という2点を明確にすることがポイントです。
企業理念や事業内容を深く理解した上で、自身のキャリアプランと結びつけて具体的に述べましょう。

例えば保育園を志望する場合、その保育園ならではの理念や方針に共感した理由を伝えることが重要です。
使い回しのできる内容ではなく、その企業だからこそ働きたいという、説得力のある理由を記載することが求められます。

自己PR欄であなたの強みを魅力的に伝えるおすすめの方法

自己PR欄は、職務経歴だけでは伝わらない自身の強みや長所をアピールする絶好の機会です。
これまでの経験から得たスキルや成果を、具体的なエピソードを交えて説明しましょう。
「コミュニケーション能力が高い」といった抽象的な表現ではなく、「〇〇という課題に対し、チームを巻き込んで〇〇という成果を上げた」のように、実績を数字で示すと説得力が増します。

応募企業の求める人物像を研究し、自身の性格やスキルがその企業でどのように貢献できるかを明確に伝えることが重要です。

人柄が伝わる趣味・特技欄の書き方と注意点

趣味・特技欄は、応募者の人柄やパーソナリティを伝える項目であり、面接での会話のきっかけにもなります。
単に「読書」「スポーツ」と書くだけでなく、「月に〇冊のビジネス書を読む」「週末は〇〇のチームで活動している」など、具体的な内容を補足すると、採用担当者の興味を引きやすくなります。

継続性や計画性、協調性など、仕事につながる強みをアピールできる内容を選ぶとより効果的です。
ただし、ギャンブルや思想が強い内容は、マイナスの印象を与える可能性があるため避けるのが無難です。

本人希望記入欄は原則「貴社の規定に従います」と記載

本人希望記入欄には、職種や勤務地、給与などに関する希望を記載しますが、特に希望がない場合は「貴社の規定に従います」と書くのが一般的です。
複数の職種を募集している企業に応募する際は、「営業職を希望いたします」のように希望職種を明記します。
絶対に譲れない条件がある場合（例：介護のため週4日勤務を希望）のみ、その旨と理由を簡潔に記載しましょう。

多くの条件を書きすぎると、自己中心的で柔軟性に欠ける印象を与えかねないため、慎重な記入が求められる希望記入欄です。

履歴書と職務経歴書の違いとは？それぞれの役割を理解しよう

転職活動では、履歴書とあわせて職務経歴書の提出を求められることがほとんどです。
この二つの書類は目的と役割が異なるため、その違いを正しく理解し、それぞれに適切な内容を記載する必要があります。
両方の書類を効果的に使い分けることで、自身の経歴やスキルをより多角的にアピールできます。

履歴書のみの提出を求められるケースは稀で、両方の準備をしておくのが一般的です。

履歴書は応募者の基本情報、職務経歴書は業務経験を伝える書類

履歴書は、氏名や学歴、資格といった応募者の基本的なプロフィールを証明するための公的な書類です。
採用担当者は、応募者が募集条件を満たしているか、基本的な人物像を把握するために履歴書を確認します。
一方、職務経歴書は、これまでの業務内容や実績、培ってきたスキルなどを具体的に示し、企業にどう貢献できるか、即戦力として活躍できるかをアピールするためのプレゼンテーション資料と位置づけられます。

両方の書類で記載内容に矛盾がないか提出前に確認する

履歴書と職務経歴書を作成したら、提出前に必ず両方の書類を見比べ、記載内容に矛盾がないかを確認することが重要です。
特に、在籍期間や会社名、役職、取得した資格など、共通して記載する情報に食い違いがあると、書類全体の信憑性が損なわれ、採用担当者に不信感を与えかねません。
志望動機や自己PRの内容も、両者で一貫性を持たせることで、アピール内容の説得力が高まります。

ミスなく提出！履歴書の渡し方・送り方のマナー

丁寧に作成した履歴書も、提出時のマナーが守られていなければ評価を下げてしまう可能性があります。
郵送、メールでの送付、面接官への手渡しなど、提出方法に応じた正しい対応を知っておくことが大切です。
書類の送り方や渡し方一つにも、応募者のビジネスマナーが現れます。

一度提出した書類は基本的に返却されないため、最後まで気を抜かずに対応しましょう。

郵送する場合の封筒の選び方と添え状（送付状）の書き方

履歴書を郵送する際は、A4サイズの書類が折らずに入る「角形2号」の白い封筒を選ぶのが一般的です。
封筒の表面には、宛先を正確に記入し、左下に赤字で「履歴書在中」と記載します。
履歴書を送る際には、送付状（添え状）を同封するのがビジネスマナーです。

送付状には、簡単な挨拶と、同封した書類の内容（履歴書1通、職務経歴書1通など）を明記します。
書類はクリアファイルにまとめてから封筒に入れましょう。

メールで提出する場合のPDFファイル名とパスワード設定方法

履歴書をメールで送る場合は、Wordなどで作成した書類をPDF形式に変換して添付するのがマナーです。
ファイル名は「履歴書_氏名_提出日.pdf」のように、受け取った相手が中身をすぐに判別できるように設定しましょう。
セキュリティの観点から、PDFファイルにパスワードを設定し、パスワードを記載したメールとファイルを添付したメールを分けて送ると、より丁寧な印象を与えます。

メール本文には、応募する職種や氏名を明記し、簡潔な挨拶を添えることが大切です。

面接官に直接手渡しする場合のスマートな渡し方

面接時に履歴書を手渡しする場合は、書類をクリアファイルに挟み、封筒に入れて持参します。
面接官から提出を求められたら、封筒からクリアファイルごと取り出し、相手がすぐに読める向きにして両手で差し出します。
その際、「こちらが応募書類です。よろしくお願いいたします」と一言添えると丁寧です。

受付で提出を求められた場合も同様に、受付担当者に向けて両手で渡しましょう。
書類をクリップでまとめる際は、左上に一部留めるのが基本です。

提出前に最終確認！履歴書のセルフチェックリスト

履歴書が完成したら、提出前に必ず最終確認を行いましょう。
自分では完璧に作成したつもりでも、思わぬミスや記入漏れがあるかもしれません。
ケアレスミスは、仕事の進め方に対する注意力不足と判断され、評価を下げる原因になり得ます。

以下のチェックリストを活用し、提出前の最終確認を徹底することで、ミスのない完璧な状態で提出することが可能です。

誤字脱字や記入漏れはないか

提出前に、誤字脱字がないか声に出して読み返すなど、入念にチェックしましょう。
特に、会社名や氏名などの固有名詞の間違いは失礼にあたります。
また、すべての項目に記入されているかも確認が必要です。

空欄があると意欲が低いと判断される可能性があるため、記入することがない項目には「特になし」と記載します。
第三者に確認してもらうのも、客観的な視点でミスを発見できるため効果的です。

写真のサイズや貼り付けは適切か

証明写真が規定のサイズ（一般的には縦40mm×横30mm）に合っているか、定規で測って確認しましょう。
写真が枠に対して曲がっていたり、のりがはみ出していたりすると、雑な印象を与えてしまいます。
まっすぐに、剥がれないようにしっかりと貼り付けることが大切です。

また、万が一剥がれてしまった場合に備え、写真の裏面に氏名を記入したかも再度確認しておきましょう。

日付や学歴・職歴の年は正しいか

履歴書全体で、日付の表記が西暦か和暦のどちらかに統一されているかを確認します。
表記の混在は、注意力が散漫な印象を与えます。
また、提出方法に応じた正しい日付（郵送なら投函日、持参なら面接日）が記入されているかも重要です。

学歴や職歴の入学・卒業・入社・退職年月も、間違いがないか再度見直しましょう。
年号の計算ミスなども起こりやすいため注意が必要です。

空欄なくすべての項目を埋めているか

履歴書の項目は、原則としてすべて埋めるのがマナーです。
特に、趣味・特技欄や本人希望記入欄など、任意性が高いと思われる項目でも空欄のまま提出するのは避けましょう。
記入する内容がない場合は、「特になし」と記載します。

すべての項目を埋めることで、入社への意欲や熱意をアピールすることにつながります。
提出前に、記入漏れがないか隅々まで最終チェックを行いましょう。

転職 履歴書に関するよくある質問

ここでは、転職希望者から寄せられる履歴書に関する質問と、その回答を紹介します。
職歴が多い人や在職中に転職活動を行う人、看護師・薬剤師・介護福祉士・保育士・医師・経理・栄養士といった専門職を目指す人など、様々な状況の方が抱える疑問を解消します。
転職エージェントやコンサルタントに相談する前に、基本的な知識として押さえておきましょう。

職歴にブランク期間がある場合はどのように記載すればよいですか？

職歴欄の最後に、ブランクの期間と理由を簡潔に記載します。
病気療養、語学留学、資格取得の勉強、育児・介護など、具体的な理由を正直に書きましょう。
その期間に得た経験や学びなど、前向きな要素を添えることで、採用担当者にネガティブな印象を与えにくくなります。

作成した履歴書はコンビニのプリンターで印刷しても問題ありませんか？

問題ありません。
ただし、印刷する用紙には注意が必要です。
一般的なコピー用紙は薄いため、少し厚手の上質紙や履歴書専用の印刷用紙を使用するのがおすすめです。

コンビニによっては厚紙印刷に対応している場合もあります。
A4サイズ2枚で印刷するか、見開きのA3サイズで印刷し二つ折りにしましょう。

志望動機と自己PRでは、それぞれ何を書けば良いのでしょうか？

志望動機は「なぜこの会社で働きたいのか」という入社への熱意や意欲を伝えます。
一方で、自己PRは「自分に何ができ、入社後にどう貢献できるか」という自身の能力や強みをアピールする項目です。
志望動機は未来への展望、自己PRは過去の実績と考えると分かりやすいでしょう。

まとめ

転職活動における履歴書は、応募者と企業をつなぐ最初のコミュニケーションツールです。
この記事で解説した書き方やマナーを守り、各項目で自身の経験やスキルを England 的確にアピールすることが、書類選考を通過するための鍵となります。

近年ではPCでの作成が主流ですが、手書きが求められる場合もあります。
どちらの形式であっても、採用担当者に自身の魅力と熱意が伝わるよう、丁寧な作成を心がけましょう。