退職届テンプレート｜書き方から封筒・提出マナーまで解説【Word/PDF】

退職を決意した際、円満かつスムーズに手続きを進めるためには、正しい形式で書かれた退職届の提出が不可欠です。
この記事では、すぐに使えるテンプレートの提供から、具体的な書き方の手順、適切な封筒の選び方、提出時のマナーまでを網羅的に解説します。
会社ごとに存在する独自の慣習にも対応できるよう、基本的なルールと記入例を詳しく紹介しているため、初めて退職届を作成する方や、転職活動中で時間がない方でも、安心して書類を準備できます。

【Word/PDF】すぐに使える退職届テンプレート（縦書き・横書き）

退職届を迅速に作成したい方のために、無料でダウンロードして利用できるテンプレートを用意しました。
フォーマットは、パソコンで直接入力・編集が可能なWord形式と、印刷して手書きする際に便利なPDF形式の2種類です。

会社の慣習やご自身の作成環境に合わせて、縦書き・横書きから選択できます。
これらのテンプレートは、書類作成の手間を省くための便利なツールとして、誰でも簡単に利用可能です。

縦書き用テンプレート（Word/PDF）

縦書きの退職届は、より丁寧で正式な印象を与えるため、日本の企業文化において古くから標準的な形式とされてきました。
特に、歴史のある企業や公務員、礼儀を重んじる社風の会社では、縦書きが好まれる傾向にあります。
伝統的な形式を重視する企業に提出する場合は、縦書きのテンプレートを選ぶのが無難です。

こちらでダウンロードできるファイルは、Word形式で直接パソコンから文字を打ち込むことも、PDF形式を印刷して手書き用の見本として使用することもできます。
どちらの形式も一般的なA4サイズで設定されています。

横書き用テンプレート（Word/PDF）

横書きの退職届は、外資系企業やIT・Web業界、スタートアップなど、比較的モダンで合理的な文化を持つ会社で広く受け入れられています。
ビジネス文書全般が横書きで統一されている場合も多く、パソコンでの作成やメールでのやり取りが主流の現代において、扱いやすい形式といえるでしょう。
Web上の作成ツールやアプリなども横書きが基本です。

提供するテンプレートは、縦書き同様にWordとPDFの両形式に対応しており、PCでの作成にも手書きにも利用できます。
会社の雰囲気に合わせて横書きフォーマットを選択してください。

【見本付き】退職届の正しい書き方6つのステップ

退職届の書き方には、守るべき基本的なルールが存在します。
その構成はシンプルであり、ポイントさえ押さえれば誰でも簡単かつ不備なく作成することが可能です。
ここでは、見本を示しながら、表題の記入から宛名の書き方までを6つのステップに分けて具体的に解説します。

この手順に沿って進めることで、手書きの場合でも、パソコンで編集して作成する場合でも、迷うことなく法的に有効な書類を完成させられます。

ステップ1：表題は「退職届」と中央に記載する

まず、用紙の一番上の行、中央に「退職届」と記載します。
この際、本文の文字サイズよりも少し大きめに書くと、全体のバランスが良くなり、何の書類であるかが一目でわかります。
会社と退職の合意が取れた後に提出する確定的な通知であるため、退職を願い出る段階の「退職願」と混同しないように注意が必要です。

この表題は、書類の性質を明確に示すための最初の重要な要素となります。
後から見返した際に、書類の種類を誤解されないよう、はっきりと書きましょう。

ステップ2：書き出しは「私儀（わたくしぎ）」と右下に記す

表題の「退職届」から一行または二行あけた後、本文の書き出しとして行の一番下に「私儀」または「私事」と記します。
一般的には「私儀」と記載する方がより丁寧で正式な表現とされています。
「私儀」は「私事ではございますが」という意味を持つ謙譲語であり、これに続けて退職理由や退職日を記述するのがビジネス文書における作法です。

この一言を冒頭に加えることで、礼儀正しい形式に則った文書であることを示せます。
横書きの場合は、行の左端に配置します。

ステップ3：退職理由は「一身上の都合により」が基本

自己都合による退職の場合、具体的な理由は詳細に記載する必要はなく、「一身上の都合により、」と記述するのが一般的です。
転職や結婚、家庭の事情など、個人的な背景を細かく説明する義務はありません。
ただし、会社側の事情で退職に至った場合、例えば退職勧奨や事業所の移転、契約期間の満了などが理由であれば、その事実を客観的に記載します。

具体的には、「貴社、退職勧奨に伴い、」や「事業所閉鎖のため、」「契約期間満了のため、」のように記述します。
定年退職の場合も同様に「定年退職のため、」と理由を明記します。

ステップ4：退職日は上司と合意した日付を記入する

退職理由に続けて、「来たる令和〇年〇月〇日をもちまして退職いたします。」と記載します。
ここで記入する日付は、最終出社日ではなく、会社との雇用契約が終了する日（在籍最終日）です。
有給休暇の消化を予定している場合は、その期間も含めて退職日を設定する必要があるため、事前に上司としっかり話し合い、合意した日付を正確に記入してください。

日付の表記は、西暦でも問題ありませんが、公的な文書では和暦（令和など）を用いるのが一般的です。
認識の相違を防ぐためにも、必ず確定した日付を書き入れます。

ステップ5：提出日・所属部署・氏名を書き捺印する

本文を書き終えたら、数行あけて書類を提出する日付、自身の所属部署、そして氏名を記載します。
提出日は、実際に上司へ退職届を渡す日の日付を記入してください。
所属部署名は、「営業部営業一課」のように、省略せず正式名称で書きます。

氏名は、パソコンで作成した場合でも、この部分だけは直筆で署名するとより丁寧な印象になります。
そして、氏名の下に自身の印鑑（認印で可）をかすれないように鮮明に捺印します。
これにより、本人が作成し、提出した正式な書類であることの証明となります。

ステップ6：宛名は会社の最高責任者を敬称付きで書く

書類の最後には、宛名を記載します。
宛名は、実際に書類を提出する直属の上司の名前ではなく、その会社の最高責任者（代表取締役社長など）の役職と氏名を書くのが原則です。
自分の氏名より上の位置に、相手の役職とフルネームを書き、敬称として「殿」をつけます。

例えば、「代表取締役社長〇〇〇〇殿」のように記載してください。
会社の就業規則などで宛先に指定がある場合は、そのルールに従います。
正しい宛名を書くことで、組織の一員としてのけじめを示し、正式なビジネス文書としての体裁が整います。

退職届と退職願、辞表の違いは？状況に合わせた書類の選び方

退職の意思を示す書類には「退職届」「退職願」「辞表」の3つが存在し、それぞれ提出する状況や法的な効力が異なります。
例えば、会社との合意前に提出するのは「退職願」であり、合意後に確定事項として提出するのが「退職届」です。
辞表は公務員などが用いるもので、一般の会社員は使用しません。

派遣社員の離職や会社都合退職など、自身の立場や状況を正しく理解し、適切な書類を選ぶことが、不要なトラブルを避けて円満に離職するための第一歩となります。

退職願：会社に退職を願い出る（合意前）ための書類

退職願は、会社に対して「退職したいと考えているので、承認してください」と、退職を願い出る際に提出する書類です。
これは労働契約の合意解約の「申し込み」にあたり、会社側がこれを承諾するまでは、原則として撤回が可能です。

直属の上司に退職の意思を初めて伝える際に、口頭での相談とあわせて提出することで、真剣な意向を形として示すことができます。
まだ退職日が確定していない段階や、会社との交渉の余地を残しておきたい場合に使用されるのが一般的です。

退職届：会社に退職を届け出る（合意後）ための書類

退職届は、すでに会社と退職日や条件について合意が形成された後、退職するという確定した事実を届け出るための書類です。
これは、労働者側からの一方的な労働契約の解約通知とみなされ、会社が受理した時点で効力が発生し、原則として撤回はできません。
就業規則で提出が義務付けられているケースが多く、人事や経理部門での退職手続きを進めるための正式な証拠書類として扱われます。

退職の意思が固く、会社との話し合いが完了した段階で提出するものです。

辞表：役員や公務員が役職を辞する際に提出する書類

辞表は、会社の代表取締役や取締役といった役員、あるいは公務員など、雇用契約ではなく委任契約に基づいて役職に就いている人が、その役職を辞する際に提出する書類です。
一般的な従業員が会社を辞める（労働契約を解約する）際に使用するものではありません。
そのため、一般社員が「辞表」を提出することは誤りです。

退職後に失業手当の申請でハローワークを訪れる際に必要となる「離職票」とは全く別の書類であり、その役割と提出対象者を正しく理解しておく必要があります。

退職届を提出する前の準備｜封筒・用紙・ペンの選び方

退職届は、内容の正確性に加えて、提出する際の体裁も重要です。
使用する封筒や用紙、ペンといった道具選びも、社会人としてのマナーを示す要素の一つです。
適切なものを選ぶことで、相手に敬意を払い、丁寧な印象を与えることができます。

ここでは、退職届の準備段階として、一般的に推奨される封筒のサイズと種類、用紙としてふさわしい紙、そして手書きの場合のペンについて、基本的なルールを解説します。
罫線入りの便箋などは避け、ビジネス文書としての品格を保つことが求められます。

封筒：郵便番号枠のない白無地の「長形3号」が最適

退職届を入れる封筒は、白無地のものを選ぶのが最も丁寧で正式なマナーです。
事務的な書類で使われることの多い茶封筒は避けましょう。
郵便番号の印刷枠がない、完全に無地のタイプを選ぶと、より改まった印象を与えられます。
サイズは、A4用紙を三つ折りにした際にぴったりと収まる「長形3号」が一般的です。

封筒の表面、中央より少し上には、黒いペンで「退職届」と記載します。
裏面の左下には、自身の所属部署と氏名を忘れずに記入しましょう。
これが退職届の封筒の基本です。

用紙：A4またはB5サイズの白いコピー用紙を選ぶ

退職届を作成する際の用紙は、一般的なビジネス文書で広く使用されているA4サイズを選択するのが最も無難です。
会社の慣例としてB5サイズが主に使われている場合は、そちらに合わせても問題ありません。

紙の色は清潔感のある白を選び、柄や色が入っていない無地のコピー用紙を使用してください。
罫線が入ったレポート用紙や、デザイン性のある便箋は、個人的な手紙のような印象を与えてしまうため、退職届という公式な書類には不向きです。

ペン：手書きの場合は黒のボールペンか万年筆を使用する

退職届を手書きで作成する際は、必ず黒色のインクが出る筆記用具を使用します。
摩擦で消せるボールペンや、修正が容易な鉛筆、シャープペンシルは、公的な書類の作成において改ざんの可能性があるため使用は厳禁です。
インクがにじみにくく、くっきりとした文字が書ける油性のボールペンか、よりフォーマルな印象を与える万年筆が適しています。

文字は、誰が読んでも分かりやすいように、丁寧な楷書で書くことを心がけましょう。
青インクなど、黒以外の色はビジネスマナーとして避けるべきです。

円満退社につながる退職届の提出マナー

退職届は、単に書類を作成して提出すれば終わりというわけではありません。
渡し方やタイミングといったマナーを守ることが、これまでお世話になった会社との関係を良好に保ち、円満な退社を実現するために重要です。
将来的に、リクルート関連のサービスを利用した転職活動などで、前職での評価が影響する可能性もゼロではありません。

ここでは、退職届を封筒に入れる手順から、提出する相手とタイミング、そしてやむを得ず郵送する場合の注意点まで、一連のプロセスにおける作法を解説します。

封筒への正しい入れ方と三つ折りの手順

作成した退職届は、きれいに三つ折りにして封筒に入れます。
まず、書類の文面が読めるように広げ、下から3分の1を上に向かって折り上げます。
次に、残った上部3分の1を、先に折った部分に重なるように下へ折りたたみます。

この折り方をすることで、受け取った相手が開きやすくなります。
封筒に入れる向きは、封筒を裏側から見たときに、折りたたんだ書類の書き出し部分（右上の角）が封筒の右上に来るように入れます。
封筒にのり付けをする必要は基本的にありませんが、する場合は封をした後に「〆」と記します。

提出する相手と最適なタイミング

退職届の提出相手は、原則として直属の組織長、つまり直属の上司です。
上司を飛び越えて、さらに上の役職者や人事部に直接提出することは、組織の指揮系統を乱す行為と見なされかねないため、避けるべきです。

提出するタイミングは、まず口頭で上司に退職の意思を伝え、退職日や引き継ぎについて相談し、合意を得た後が基本です。
民法上は退職の2週間前までに申し出れば良いとされていますが、会社の就業規則に「1ヶ月前まで」などの定めがある場合は、それに従い、業務の引き継ぎ期間も十分に確保できる時期に提出します。

渡し方の基本は上司への直接手渡し

退職届は、直属の上司と二人きりになれる時間と場所を確保した上で、直接手渡しするのが最も丁寧な方法です。
事前に「少しお時間をいただけますでしょうか」とアポイントを取り、会議室などの人目につかない場所で渡します。
上司が忙しそうにしているタイミングや、デスクに無言で置くといった行為は、社会人としてのマナーに反します。

スマホのメッセージなどで退職の意思を伝えるのは論外です。
封筒ごと両手で持ち、相手に正面を向けて「よろしくお願いいたします」という言葉と共に渡すことで、誠意が伝わります。

やむを得ず郵送で提出する場合の注意点と添え状

病気療養中や、ハラスメントが原因で出社が困難な場合など、やむを得ない事情がある場合は、郵送での提出も可能です。
ただし、事前に上司や人事部に電話で連絡し、退職届を郵送する旨を伝えて許可を得ておくのがマナーです。
無断で送りつけるのは避けましょう。
郵送する際は、退職届本体だけではなく、「添え状」を同封します。

添え状には、簡単な挨拶と退職届を同封したことを記します。
郵送方法は、配達記録が残り、相手に確実に届いたことが確認できる「簡易書留」や「特定記録郵便」を利用すると安心です。
宛名は直属の上司、または人事部長宛とします。

退職届に関するよくある質問

退職届を作成・提出する過程では、「パソコン入力と手書きはどちらが良いのか」「会社のフォーマットは使うべきか」など、さまざまな疑問が浮かぶことがあります。
また、一度提出した書類を撤回できるのかといった法的な側面に関する質問も少なくありません。
多くの人が同じような点で悩むため、ここでは退職届に関連する特に多い質問をピックアップし、それぞれの疑問に対して明確に回答していきます。

手続きをスムーズに進めるために、ぜひ参考にしてください。

Q. 退職届はパソコン作成と手書きのどちらが良いですか？

結論、どちらでも法的な効力に差はありません。
会社の慣習や規定がない限り、パソコンで作成しても手書きでも問題ないとされています。
ただし、手書きの方が丁寧な印象を与えやすい傾向があります。

パソコンで作成した場合でも、署名だけは直筆にすると良いでしょう。

Q. 会社から指定されたフォーマットがある場合、それを使うべきですか？

結論、会社指定のフォーマットがある場合は、それに従うのが最も確実です。
就業規則で定められている場合もあり、独自の書式を使うと再提出を求められる可能性があります。

指定のワードファイルなどがあれば、それを利用してスムーズな事務手続きを心がけましょう。

Q. 一度提出した退職届を撤回することはできますか？

結論、一度提出した「退職届」は、会社が受理した時点で労働契約の解約通知として成立するため、原則として撤回できません。
一方、「退職願」の段階であれば、会社が承諾する前であれば撤回できる可能性があります。
提出する書類の種類には注意が必要です。

まとめ

退職届は、正しい形式と手順を踏んで作成・提出することが求められる公的な書類である。
この記事で紹介したテンプレートや書き方の各ステップ、見本を参考にすることで、法的に有効な書類を不備なく準備することが可能となる。
退職願との違いや、縦書き・横書きの選択は、自身の状況や会社の文化に応じて判断する必要がある。

また、書類の内容だけでなく、封筒の選び方、三つ折りの手順、上司への渡し方といった一連の提出マナーも、円満な退職を実現するための重要な要素である。
やむを得ず郵送する際の注意点も含め、定められたルールを理解しておくことが、手続きを滞りなく完了させることにつながる。