履歴書メールの書き方｜例文から添付マナー・送る方法まで解説

履歴書メールの書き方｜件名・本文の例文から添付マナー・送る方法まで解説

就職・転職活動において、履歴書をメールで送る機会は多くあります。
その際の記載方法やマナーは、採用担当者が応募者の第一印象を決める重要な要素です。

このページでは、企業に履歴書を送るメールの件名や本文の記載方法を、新卒・就活生や転職者向けに例文を交えて詳しく解説します。
添付ファイルの準備や送信前のチェックリストまで網羅し、ビジネスマナーに沿った対応ができるようサポートします。

履歴書をメールで送る前に押さえておきたい基本マナー5つ

履歴書をメールで送る際には、本文の書き方だけでなく、送信する前の準備やタイミングにも注意が必要です。
採用担当者に失礼な印象を与えないため、基本的なビジネスマナーを理解しておくことが大切です。

ここで解説する5つのマナーは、メールを送る時の基本となるため、送信ボタンを押す前に必ず確認するようにしましょう。
こうした配慮が、社会人としての評価につながります。

企業の指定する方法や期限を必ず守る

企業から履歴書の提出方法について指示がある場合は、その内容を必ず遵守することが最優先です。
募集要項やメールの文面を再度確認し、ファイル形式（PDF、Wordなど）、ファイル名、パスワード設定の有無、そして「いつまでに」提出すべきかという期限を正確に把握しましょう。

もし企業から特別な指定がない場合は、この記事で紹介する一般的なビジネスマナーに沿って準備を進めれば問題ありません。
指示を守ることは、業務における的確な対応能力を示す第一歩となります。

履歴書提出の指示があれば迅速に対応する

採用担当者から履歴書提出の指示を受けたら、可能な限り迅速に対応することが重要です。
具体的な返信タイミングとしては、企業の営業時間内であれば即時、時間外にメールを確認した場合でも24時間以内には送付を完了させるのが理想的です。

すぐに対応が難しい場合でも、まずは指示を承知した旨と、いつまでに提出可能かを伝えるメールを返信しましょう。
スピーディーな対応は、志望度の高さや仕事への意欲をアピールすることにつながります。

履歴書のメールの送受信は企業の営業時間内に行う

メールを送る時間帯は、企業の営業時間内である平日の午前9時から午後6時までを目安にしましょう。
深夜や早朝、休日の送信は、生活リズムが不規則な印象や、相手への配慮に欠けるという印象を与えかねません。
メールを作成したのが深夜になった場合は、すぐに送信せず、メールソフトの予約送信機能を活用して翌朝の始業時間帯に送信されるよう設定するのが賢明です。

相手がメールを確認する時間帯を意識することが、ビジネスマナーの基本です。

就職・転職活動用のメールアドレスを用意する

就職や転職活動で使用するメールアドレスは、プライベート用とは別に専用のものを用意することを推奨します。
氏名を含んだ、シンプルで分かりやすい文字列のメールアドレス（例：taro.yamada@example.com）を作成しましょう。

専用のアドレスを使うことで、企業からの重要な連絡が他のメールに埋もれて見逃すリスクを防げます。
また、長すぎる文字列や、趣味に関連する単語、愛称などを使ったアドレスは、ビジネスシーンに不適切と判断される可能性があるため避けるべきです。

履歴書の添付ファイルのセキュリティ対策を徹底する

履歴書は氏名、住所、生年月日などの個人情報が多く含まれる重要な書類です。
そのため、メールで送る際にはセキュリティ対策を徹底する必要があります。
一般的なマナーとして、履歴書ファイルにはパスワードを設定し、そのパスワードは履歴書を添付したメールとは別のメールで通知します。

この手順を踏むことで、万が一の誤送信時にも第三者にファイルの中身を見られるリスクを低減できます。
パスワード設定を行う丁寧な対応は、情報管理意識の高さを示すことにもつながります。

【コピペOK】状況別に使える履歴書送付メールの例文

ここでは、履歴書をメールで送る際の本文を、状況別のテンプレートとして紹介します。
採用担当者からの指示で送る場合、求人サイトから直接応募する場合、そして添付ファイルのパスワードを通知する場合の3つの文例を用意しました。
これらの例文を参考に、宛名や応募職種、氏名などの部分を自身の情報に書き換えて活用してください。

適切な内容と構成のメール文面を作成することで、採用担当者との円滑なコミュニケーションが可能になります。

採用担当者から指示を受けて、メールで履歴書を送る場合の例文

件名：履歴書ご送付の件／〇〇〇〇（氏名）
株式会社〇〇
人事部採用ご担当〇〇様

いつもお世話になっております。
〇月〇日にご連絡いただきました、〇〇〇〇と申します。

ご指示いただきました履歴書を、本メールに添付いたしました。
ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです。

〇〇〇〇（ふりがな）
〒123-4567
東京都〇〇区〇〇1-2-3
電話番号：090-1234-5678
メールアドレス：〇〇@〇〇.com

求人サイトなどから直接応募する場合の例文

件名：〇〇職応募の件／〇〇〇〇（氏名）
株式会社〇〇
人事部採用ご担当者様
はじめまして。
〇〇〇〇と申します。
貴社の求人サイトにて〇〇職の募集を拝見し、ぜひ応募させていただきたく、ご連絡いたしました。
つきましては、履歴書を本メールに添付いたしましたので、ご査収いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、面接の機会をいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇〇〇（ふりがな）
〒123-4567
東京都〇〇区〇〇1-2-3
電話番号：090-1234-5678
メールアドレス：〇〇@〇〇.com

履歴書の添付ファイルのパスワードを通知するメールの例文

件名：【パスワードのご連絡】履歴書ご送付の件／〇〇〇〇（氏名）

株式会社〇〇
人事部採用ご担当〇〇様

お世話になっております。
先ほど履歴書を送付いたしました、〇〇〇〇です。

添付ファイルに設定いたしましたパスワードをお送りします。

パスワード：xxxxxxxx

お手数をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。

〇〇〇〇（ふりがな）
〒123-4567
東京都〇〇区〇〇1-2-3
電話番号：090-1234-5678
メールアドレス：〇〇@〇〇.com

採用担当者に好印象を与える履歴書メールの書き方【構成要素別】

履歴書送付メールは、「件名」「宛名」「本文」「署名」の4つの要素で構成されます。これらを正しく押さえて送ることで、採用担当者にとって内容が把握しやすく、丁寧で配慮の行き届いた印象を与えることができます。

特に、履歴書をPDF形式で送る場合は、ファイル名の付け方や、PDFが正しく開けるかどうかへの配慮が重要です。パスワード付きのPDFを送る際には、本文でその旨を明記し、パスワードを別メールで送るなど、セキュリティ面への配慮も欠かせません。

テンプレートをそのまま使って送るだけではなく、各要素が持つ意味や役割を理解したうえで作成することで、送付メール全体の完成度は大きく高まります。件名では「履歴書PDF送付のご連絡」といった形で要件を簡潔に伝え、本文ではPDFを送る理由や応募の背景を丁寧に記載すると好印象につながります。

ここでは、履歴書をPDFで送る際の注意点や、パスワード設定時の書き方も含め、各構成要素ごとに採用担当者に好印象を与えるための具体的なポイントを解説します。

件名：「誰から」「何の要件か」が一目で分かるように記載

採用担当者は日々非常に多くのメールを受け取っているため、件名を見ただけで「誰から」「何の要件を送るメールなのか」が瞬時に分かるようにすることが、ビジネスマナーとして重要です。特に履歴書をPDFで送る場合は、その旨が一目で伝わる件名にする配慮が求められます。

具体的には、「【〇〇職応募の件】履歴書PDFご送付の件／氏名」のように【】を用いて要件を強調し、どの書類を送るのかを明確にしましょう。PDFファイルにパスワードを設定して送る場合には、件名または本文で「※パスワードは別メールにて送る予定です」と補足しておくと、採用担当者にも親切です。氏名は必ずフルネームで記載し、誰からの応募かがすぐに判別できるようにします。

このように分かりやすい件名で履歴書PDFを送ることで、他のメールに埋もれて見落とされるリスクを防ぎ、採用担当者がメールを整理・管理しやすくなるというメリットがあります。また、パスワード付きPDFを適切に送る配慮や、件名への気遣いは、応募者のビジネスコミュニケーション能力の高さを示すポイントにもなります。

履歴書を送る際は、内容だけでなく、件名やPDFの扱い、パスワードの伝え方まで含めて丁寧に設計することが、好印象につながるといえるでしょう。

宛名：会社名から担当者名まで正式名称で正確に記載する

メールの冒頭に記載する宛名は、会社名、部署名、役職名、担当者氏名の順で正確に書きます。
会社名は「株式会社」と正式名称で記載してください。
担当者名が分かっている場合は必ずフルネームで記載し、敬称は「様」をつけます。

部署名までしか分からない場合は「〇〇部御中」、担当者名が不明な場合は「採用ご担当者様」と記載するのが一般的です。
宛名を正確に書くことは、相手への敬意を示す基本であり、丁寧な印象を与えます。

本文：挨拶・本題・締めの言葉で簡潔にまとめる

本文の構成は、挨拶、名乗り、本題、締めの言葉という流れで簡潔にまとめるのが基本です。
初めて連絡する場合は「はじめまして」、やり取りがある場合は「お世話になっております」などの挨拶から始め、自身の氏名を名乗ります。

本題では、履歴書を添付した旨を分かりやすく伝え、自己PRなどを長々と書くのは避けましょう。
最後に「お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます」といった締めの言葉で締めくくります。
要点を絞った分かりやすい内容にすることが重要です。

メールの署名：氏名・住所・連絡先を忘れずに明記する

メールの末尾には、必ず署名を記載します。
署名には、氏名（ふりがな）、郵便番号、住所、電話番号、メールアドレスの5つの情報を正確に明記しましょう。
これらの情報は、採用担当者が応募者情報を管理したり、面接の日程調整などで連絡を取ったりする際に必要となります。

毎回手入力すると間違いや記載漏れのリスクがあるため、メールソフトの署名設定機能にあらかじめ登録しておくと便利です。
署名は、ビジネスメールにおける名刺代わりの役割を果たします。

メールに添付する履歴書ファイルの準備手順

履歴書をメールで送付する際は、メール本文の作成と並行して、添付する履歴書ファイル自体の準備も丁寧に行う必要があります。
手書きの履歴書と違い、データで送る場合はファイル形式やファイル名、セキュリティ対策など、いくつか注意すべき点があります。

作成した履歴書に証明写真の貼り忘れなどがないか最終確認した上で、これから説明する3つのステップに沿って準備を進めていきましょう。

STEP1：作成した履歴書はPDF形式に変換する

WordやExcelで作成した履歴書は、そのまま送付するのではなく、必ずPDF形式に変換してから添付しましょう。
WordやExcelファイルのままだと、受信者のPC環境によってはレイアウトが崩れて表示されたり、意図せず内容が変更されたりする可能性があります。

PDF形式に変換することで、作成時のレイアウトが保持され、第三者による改ざんも防ぎやすくなります。
郵送で送る場合と異なり、相手の環境を考慮する配慮が求められるため、PDF化は必須のマナーと心得ましょう。

STEP2：ファイル名は「履歴書_氏名_YYYYMMDD」のように分かりやすく設定する

添付する履歴書のファイル名は、採用担当者が受け取った後に誰の何の書類か一目で分かるように設定することが大切です。
「履歴書.pdf」のような初期設定のままではなく、「履歴書_山田太郎_20260118」のように、「書類名」「氏名」「提出日」を組み合わせたファイル名にしましょう。

採用担当者は多くの応募者からファイルを受け取るため、このように分かりやすいファイル名にしておくことで、管理がしやすくなります。
細やかな配慮が、丁寧な仕事ぶりを印象づけます。

STEP3：ファイルにパスワードを設定し、別途メールで通知する

履歴書は個人情報の塊であるため、セキュリティ対策としてファイルにパスワードを設定することが推奨されます。
パスワードを設定した履歴書ファイルを添付したメールを送った後、必ず別のメールでパスワードを通知するのが重要なポイントです。

同じメールにファイルとパスワードを記載すると、万が一誤送信した場合に情報漏洩のリスクが高まります。
この一手間をかけることで、個人情報に対する配慮とセキュリティ意識の高さを示すことができ、採用担当者に安心感を与えます。

ミスを防ぐための最終確認！送信前のチェックリスト9選

履歴書送付メールは一度送信すると取り消すことができません。
誤字脱字やファイルの添付漏れといった些細なミスが評価に影響を与える可能性もあります。
そのため送信ボタンをクリックする前に必ず最終確認を行う習慣をつけましょう。

ここでは見落としがちなポイントを含めた9つの項目をチェックリストとしてまとめました。
このリストを使って一つひとつ丁寧に確認することでミスを未然に防ぎ完成度の高いメールを送ることができます。

メールの宛先（To, CC, BCC）は正しいか

メール送信における最も重大なミスの一つが、宛先の間違いです。
特に、他社の採用担当者や無関係な第三者に送ってしまうと、個人情報の漏洩につながり、取り返しのつかない事態になりかねません。

送信前には、Toに入力したメールアドレスに間違いがないか、一文字ずつ慎重に確認しましょう。
また、CCやBCCに不要なアドレスが入っていないかも併せてチェックすることが重要です。
特に複数の企業に応募している際は、細心の注意を払ってください。

メールの件名に氏名と要件は記載されているか

採用担当者の受信トレイには日々多くのメールが届きます。
その中で自身のメールを確実に見てもらうためにも件名が分かりやすいかどうかを再確認しましょう。
「【〇〇職応募の件】履歴書ご送付の件／氏名」のように要件と自身の氏名が明確に記載されているかチェックします。

件名だけで内容が把握できるメールは採用担当者にとって親切でありスムーズな選考プロセスに貢献します。
氏名の記載漏れは特に注意が必要です。

本文の敬語や言葉遣いに誤りはないか

ビジネスメールにふさわしい正しい敬語や言葉遣いができているかを確認します。
尊敬語、謙譲語、丁寧語が適切に使えているか、二重敬語になっていないかなどを見直しましょう。
例えば、「拝見させていただきます」は二重敬語であり、「拝見します」が正しい表現です。

自信がない場合は、ビジネスメールのマナーに関する書籍やウェブサイトで確認すると良いでしょう。
丁寧で正しい言葉遣いは、社会人としての基礎能力を示す上で非常に重要です。

誤字脱字はないか

誤字脱字が多いと、注意力や丁寧さに欠けるという印象を与えてしまう可能性があります。
本文全体を最初から最後まで、ゆっくりと読み返しましょう。

自分では気づきにくい場合もあるため、一度声に出して読んでみたり、メール作成ツールに搭載されている校正機能を活用したりするのも効果的です。
また、少し時間を置いてから再度見直すことで、客観的な視点でチェックできます。
特に、会社名や担当者名の間違いは大変失礼にあたるため、念入りに確認してください。

履歴書ファイルの添付漏れはないか

メール作成で最も起こりがちなミスの一つが、ファイルの添付漏れです。
本文で「履歴書を添付いたしました」と記載しているにもかかわらず、実際にはファイルが添付されていないというケースは少なくありません。

このようなミスを防ぐため、メールを作成したら、まず最初にファイルを添付する習慣をつけることをおすすめします。
そして、送信直前にも、添付ファイル欄に正しいファイルが表示されているかを必ず目で見て確認しましょう。

添付したファイル形式はPDFになっているか

添付するファイルの形式が、指定されたもの、あるいは一般的に推奨されるPDF形式になっているかを最終確認します。
WordやExcelなどで作成した場合、うっかり元のファイルのまま添付してしまうミスが考えられます。
PDFに変換することで、閲覧環境によるレイアウト崩れや意図しない編集を防ぐことができます。
ファイル名の末尾にある拡張子が「.pdf」となっていることを確認してから送信するようにしましょう。

相手への配慮を示す重要なチェックポイントです。

ファイル名は採用担当者が管理しやすいものか

添付したファイルの名称が、採用担当者にとって分かりやすいものになっているかを確認します。
「履歴書_氏名_YYYYMMDD」のように、「何の書類か」「誰の書類か」「いつのものか」が一目で分かるファイル名が理想です。

「履歴書」や「応募書類」といった、誰のものか判別しにくいファイル名のまま送信していないか、再度チェックしましょう。
採用担当者がファイルをダウンロードした後の管理のしやすさを考慮したファイル名は、応募者の気配りを示すことにつながります。

署名に連絡先の記載漏れはないか

メールの最後に記載する署名に、必要な情報がすべて含まれているかを確認します。
氏名（ふりがな）、郵便番号、住所、電話番号、メールアドレスの5点が基本です。

特に、電話番号やメールアドレスは、面接日程の調整などで企業側が連絡を取る際に不可欠な情報です。
記載漏れがあると、採用担当者に手間をかけさせてしまいます。
メールソフトの署名機能を活用し、常に最新かつ正確な情報が表示されるように設定しておくと安心です。

不要な引用文や過去のやり取りが残っていないか

採用担当者からのメールに返信する形で履歴書を送る場合、元のメールの文章が全文引用されたままになっていないかを確認しましょう。

必要な部分以外の引用は削除し、自分のメッセージだけが見やすい状態にするのがマナーです。
特に、過去のやり取りが長く続いている場合、全文引用が残っているとメール全体が長くなり、要点が分かりにくくなってしまいます。
送信前には必ず全体をスクロールし、不要な引用部分を消去してから送るように心がけましょう。

スマホから履歴書をメールで送付する場合の注意点

外出先で急な応募が必要になった場合など、やむを得ずスマートフォンから履歴書メールを送ることもあるかもしれません。
基本的にはパソコンからの送信が推奨されますが、スマホから送る場合でもマナーを守れば問題ありません。

ただし、パソコンとは操作性が異なるため、特有のミスが起こりやすい点に注意が必要です。
ここでは、スマホからメールを送付する際に、特に気をつけるべき3つのポイントについて解説します。

スマホからの送信でも問題ないか事前に確認する

基本的には、スマホからのメール送信でも選考に直接影響することはありません。
しかし、企業によってはセキュリティポリシーなどの理由で、PC環境からの応募を推奨している場合も考えられます。
もし募集要項にPCからの応募を促す記載がある場合は、それに従うのが無難です。
特に指定がない場合でも、スマホからの送信はあくまで緊急的な対応と捉え、可能であればネットカフェなどを利用してPCから送信する方がより丁寧な印象を与えます。

ファイルの添付方法やプレビュー表示を必ずチェックする

スマートフォンは機種やOS、使用するメールアプリによって、ファイルの添付方法や添付後の表示が異なります。
意図したファイルとは違うものを添付してしまったり、ファイルが正常に添付されていなかったりするケースも考えられます。
送信前には必ず、添付ファイルが正しいか、ファイル名が文字化けしていないかなどを確認しましょう。

また、可能であれば一度自分宛てにテスト送信し、ファイルが問題なく開けるか、メール本文の改行や表示が崩れていないかをチェックするとより安心です。

誤タップによる途中送信や宛先間違いに気をつける

タッチスクリーンで操作するスマートフォンは、パソコンに比べて誤操作、特に誤タップが起こりやすいという特性があります。
本文を作成している途中で誤って送信ボタンに触れてしまったり、連絡先一覧から違う宛先を選んでしまったりするリスクがあります。

メールを作成する際は、まず下書きとして全文を完成させ、宛先、件名、本文、添付ファイルをすべて見直してから、最後に宛先欄を入力して送信するという手順を踏むと、こうした誤操作によるミスを防ぎやすくなります。

履歴書のメール送付に関するよくある質問

履歴書をメールで送る際には、多くの人が同じような疑問を抱くものです。
ここでは、特に多く寄せられる質問とその回答をQ&A形式でまとめました。
PDF化の理由や、企業から返信がない場合の対応、パスワード設定の必要性など、気になるポイントを事前に解消しておくことで、安心して応募プロセスを進めることができます。
ぜひ参考にしてください。

履歴書をPDF化するのはなぜですか？WordやExcelのままではいけませんか？

閲覧環境によるレイアウト崩れや、第三者による意図しない内容の改ざんを防ぐためです。

WordやExcelファイルは、異なるOSやバージョンで開くと表示が崩れることがありますが、PDFはどの環境でも作成時のレイアウトを維持できます。ビジネス文書のやり取りにおける基本的なマナーとして、PDF形式での送付が推奨されます。

メールを送った後に企業から返信がない場合はどうすればよいですか？

送信後3〜5営業日程度待っても連絡がない場合、メールか電話で問い合わせてみましょう。
その際、まずは自身の迷惑メールフォルダに振り分けられていないかを確認してください。

それでも返信が見当たらない場合は、件名に【再送】や【ご確認のお願い】とつけて、以前送ったメールが届いているかを確認するメールを送るのが丁寧な対応です。

添付ファイルにパスワードを設定するのは必須なのでしょうか？

必須ではありませんが、個人情報保護の観点から設定することが強く推奨されます。
履歴書には個人情報が多く含まれるため、パスワードを設定することでセキュリティ意識の高さを示すことができます。

企業からの指示がない限りは任意ですが、丁寧な対応として実践しておくと良いでしょう。
その際は、パスワードを別メールで送るのがマナーです。

まとめ

履歴書をメールで送付する際のマナーは、採用担当者への配慮を示すための重要なコミュニケーションです。
企業からの指示を最優先し、営業時間内に送る、専用のメールアドレスを用意するといった基本を押さえることが大切です。

メールの件名や本文は分かりやすく簡潔にまとめ、履歴書ファイルはPDF形式でパスワードを設定するなど、丁寧な準備を心がけましょう。
送信前には必ずチェックリストで最終確認を行い、ミスを防ぐことがスムーズな選考につながります。

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