退職届の書き方【例文テンプレート付き】退職願との違いや封筒マナー

会社に「仕事を辞める」意思を正式に伝える退職届は、仕事を辞める際に提出する重要な書類です。
円満に転職するためには、書き方のルールや提出のマナーを守ることが不可欠。

法律上の決まりはありませんが、会社ごとの就業規則に定めがある場合も多いため、注意点を確認しておく必要があります。
この記事では、すぐに使えるテンプレートから封筒の書き方、渡し方まで、あらゆる疑問を解消し、退職届関係の手続きをサポートします。

【今すぐ使える】退職届の書き方テンプレート｜縦書き・横書き例文

退職届を初めて書く人でも迷わないよう、そのまま使えるテンプレートと例文を紹介します。
伝統的な縦書きと、近年増えている横書きの両方の見本を用意しました。
手書きでもパソコン作成でも、この例を参考にすれば間違いありません。

リクルートなどの転職情報サイトやハローワークで紹介されているフォーマットも基本は同じなので、この機会に正しい書き方の例をマスターしましょう。

自己都合退職で使える縦書きの例文

伝統的で最も丁寧な形式とされるのが、縦書きの退職届です。
特に手書きで作成する場合、このフォーマットが基本となります。
用紙の中央上部に「退職届」と表題を書き、行末に「私儀」と記載したあと、退職理由と退職日を明記します。

退職理由は「一身上の都合により」とするのが一般的です。
最後に提出日、所属部署、氏名を書いて捺印し、宛名として会社の最高責任者の役職と氏名を記載します。
罫線のない白無地の用紙を使用するのがマナーですが、まっすぐ書くのが難しい場合は、罫線が入った下敷きを利用したり、鉛筆で薄く線を引いて後から消したりすると綺麗に仕上がります。

自己都合退職で使える横書きの例文

パソコンでの作成が一般的になった現代では、横書きの退職届も多く用いられています。
外資系企業やIT企業などでは、横書きの方が好まれる傾向にあります。
記載する項目は縦書きと基本的に同じですが、レイアウトが異なります。
まず「退職届」という表題を中央または左揃えで記載し、その下に提出日、宛名、自分の所属部署と氏名を書きます。

そして「私儀」から始まる本文に、退職理由と退職日を明記します。
ビジネス文書の基本に則り、各項目を左揃えで記述していくのが一般的です。
会社の慣習が不明な場合は、どちらの形式でも問題ありません。

パソコン作成用のWordテンプレート

退職届はパソコンで作成しても問題ありません。
手書きが苦手な場合や効率を重視する場合は、Word形式のテンプレートを活用すると便利です。
ネット上には無料でダウンロードできるフォーマットが豊富にあり、必要な情報を入力するだけで簡単に完成させられます。

作成した書類は、A4またはB5サイズの白い上質紙に印刷しましょう。
ただし、パソコンで作成した場合でも、最後の署名欄は空けておき、印刷後に自筆で署名し、捺印するのが丁寧なマナーとされています。
退職手続きを効率化するアプリもありますが、まずは会社の規定を確認することが重要です。

そもそも「退職届」で正しい？退職願・辞表との目的の違いを解説

退職の意思を伝える書類には「退職願」「退職届」「辞表」があります。
これらは名前が似ていますが、提出する目的や法的な効力が大きく異なります。

自分の状況に合わせて適切な書類を選ばないと、意図しないトラブルに発展する可能性も。
ここでは「願」と「届け」の違いや、それぞれの提出タイミングについて詳しく解説します。

退職の意思を願い出る「退職願」

退職願は、会社に対して「退職させていただきたい」という希望を伝え、合意を得るために提出する書類です。
これはあくまで退職を願い出る段階のものであり、会社が承諾するまでは、撤回できる可能性があります。

円満退職を目指す場合、まずは直属の上司に口頭で退職の意思を伝え、その後、会社の指示に従って退職願を提出するのが一般的な流れです。
就業規則で提出が義務付けられているケースも多いため、事前に確認しておきましょう。
退職交渉の第一歩として、会社の合意形成を促す役割を持ちます。

退職を届け出る「退職届」

「退職届」は、会社と退職の合意がなされた後、あるいは退職の意思が固く、一方的に通知する場合に提出する書類です。
これは「〇月〇日をもって退職します」という確定事項を届け出るもので、労働契約の解除を通知する強い効力を持ちます。
原則として、一度受理された退職届は撤回することができません。

通常は、上司との相談を経て退職日が正式に決定した後に提出します。
退職の意思表示から2週間が経過すれば雇用契約は終了すると民法で定められており、会社が受け取りを拒否しても法的な効力は発生します。

役職者が提出する「辞表」

辞表は、会社の取締役や監査役といった役員、あるいは公務員がその役職を辞する際に提出する書類です。
一般の従業員が使用することはありません。
役員は会社と雇用契約ではなく委任契約を結んでいるため、その契約を解除する意思表示として辞表を提出します。

一般社員が退職する際に誤って「辞表」という言葉を使うと、自身の立場を誤解していると受け取られかねないため注意が必要です。
退職する際は、自分の立場に応じて「退職願」または「退職届」を使い分けるのが正しいマナーです。

【5ステップ】退職届の具体的な書き方を項目別に解説

退職届は、定められた形式に沿って正確に書くことが求められます。

自己流で書くと、マナー違反と受け取られたり、必要な情報が漏れて再提出を求められたりする可能性があります。

ここでは、誰でも不備なく退職届を作成できるよう、具体的な書き方を5つのステップに分けて、項目ごとに詳しく解説します。

ステップ1：表題は中央に「退職届」と記載する

まず、用紙の1行目、中央に「退職届」と記載します。
これが書類の表題となります。

退職を願い出る段階であれば「退職願」と書きます。
本文よりも少し大きめの文字で書くと、全体のバランスが良くなり、何の書類であるかが一目でわかります。
この表題は、書類の性質を決定づける最も重要な部分ですので、自分の状況に合わせて正確に記入してください。
書き始める前に、全体のレイアウトをイメージし、上下左右に適切な余白が取れるように配置を考えましょう。

ステップ2：書き出しは「私儀（わたくしぎ）」とする

表題から一行または二行空け、ページの右下に「私儀」または「私事」と記載します。
これは「私ごとですが」と謙遜した意味で用いられる、ビジネス文書の定型句です。

この言葉から本文を書き始めるのが正式なマナーとされています。
本文よりも少し小さな文字で書くと、見た目のバランスが整います。
本文は、「私儀」に続けて「このたび、一身上の都合により〜」と書き進めていきます。
縦書きの場合も横書きの場合も、この書き出しは共通です。

ステップ3：退職理由は「一身上の都合」が基本

自己都合で退職する場合、退職理由は「一身上の都合により」とだけ記載するのが一般的です。
転職や結婚、親の介護、健康上の理由など、個人的な事情を具体的に書く必要はありません。
詳細な理由を記載すると、引き留めの口実を与えたり、余計な憶測を招いたりする可能性があるため、簡潔にまとめるのがマナーです。

ただし、会社の倒産やリストラ、退職勧奨といった会社都合の退職の場合は、「事業部縮小のため」「早期退職のため」など、具体的な理由を明記します。
また、定年退職の場合は「定年退職のため」と記載します。

ステップ4：退職日と提出日を明記する

退職届には、いつ退職するのかを示す「退職日」と、いつ書類を提出したかを示す「提出日」の2つの日付を記載する必要があります。
退職日は、上司と相談して合意した年月日を「きたる令和〇年11月30日をもちまして退職いたします。」というように、本文中に含めます。
例えば2025年12月1日に退職するのであれば、その日付を正確に書きます。

提出日は、所属や氏名を記載するブロックに、実際に退職届を提出する年月日を記載します。
年号は和暦（令和など）でも西暦（2025年など）でも構いませんが、文書内で統一しましょう。

ステップ5：所属部署と氏名を書き、捺印する

本文と退職日を記載した後、一行空けてから提出日を書き、その下に現在の所属部署名と自分の氏名を記載します。
部署名は「営業部第一課」のように、省略せず正式名称で書きましょう。
役職がある場合は、部署名の前に役職名も加えます。

氏名はフルネームで署名し、その下に認印で捺印します。
インクが内蔵されたシャチハタは公的書類には不向きとされるため、朱肉を使うタイプの印鑑を使用するのが無難です。
捺印は氏名の右横、文字に少し被るように押すとバランスが良いとされています。

ステップ6：宛名は会社の最高責任者の役職と氏名を書く

書類の最後に、宛名を記載します。
提出する相手は直属の上司ですが、退職届の宛名は会社の最高責任者、すなわち代表取締役社長の役職と氏名を書くのが正式なルールです。

氏名の後には敬称として「殿」をつけます。
宛名は、自分の所属や氏名よりも上の位置に記載することで、敬意を示す形式となります。
代表者の正式な役職名や氏名が不確かな場合は、必ず会社の公式サイトや登記情報を確認し、一字一句間違えないように正確に記入してください。
社長の名前を間違うことは大変失礼にあたります。

退職届を作成する前に準備するものリスト

退職届をスムーズに作成するためには、事前の準備が大切です。
いざ書こうとしたときに必要なものが手元にないと、作業が中断してしまいます。
適切な用紙や筆記用具、封筒をあらかじめ揃えておくことで、マナーに沿った質の高い書類を落ち着いて作成できます。

ここでは、退職届の作成に必要なアイテムをリストアップして解説します。

用紙はA4かB5サイズの白い無地のものを選ぶ

退職届に使用する用紙は、一般的なビジネス文書で用いられるA4サイズかB5サイズの白い無地の紙を選びましょう。
通常のコピー用紙でも問題ありませんが、少し厚手の上質紙を使用すると、より丁寧な印象を与えられます。
便箋やレポート用紙のように罫線が入っているもの、色や柄がついている紙は、フォーマルな書類である退職届にはふさわしくありません。

サイズや紙の種類について会社に特別な規定がなければ、A4かB5のどちらの大きさでも大丈夫です。
紙が汚れたり折れたりしないよう、予備を数枚用意しておくと安心です。

筆記用具は黒のボールペンか万年筆を使用する

退職届を手書きで作成する場合の筆記用具は、黒インクのボールペンまたは万年筆が基本です。
鉛筆やシャープペンシル、フリクションボールペンのような消せるタイプの筆記用具は、後から書き換えが可能なため、正式な文書には使用できません。
インクの色は必ず黒を選び、青やその他の色は避けてください。

文字がかすれたり滲んだりしないよう、事前に試し書きをしてインクの出を確認しておくと良いでしょう。
もし書き損じてしまった場合は、修正液や修正テープは使わず、新しい用紙に一から書き直すのがマナーです。

封筒は白無地の長形3号か長形4号が適切

作成した退職届は、裸のまま渡すのではなく、必ず封筒に入れます。
封筒は、郵便番号の記入欄がない白無地のものを選びましょう。

サイズは、A4用紙を三つ折りにしたときに入る「長形3号」か、B5用紙を三つ折りにしたときに入る「長形4号」が一般的です。
事務用品としてよく使われる茶封筒は、重要書類には不向きとされているため、避けるのが無難です。
また、中身が透けて見えないよう、二重構造になっている封筒を選ぶとより丁寧な印象になります。

退職届の提出マナー｜封筒の書き方から渡し方まで

退職届は中身を正しく書くだけでなく、封筒の書き方や渡し方にも配慮が必要です。
最後のプロセスでマナー違反をしてしまうと、それまでの丁寧な対応が台無しになりかねません。

円満退職を実現するために、書類の封入方法から上司への手渡し方まで、一連の提出マナーをしっかりと押さえておきましょう。

封筒の表面には「退職届」、裏面には所属と氏名を書く

封筒の表面には、中央に「退職届」（または「退職願」）と黒のボールペンで記載します。
これは中身を示すための表書きであり、宛名を書く必要はありません。

そして、封筒の裏面、左下に自分の所属部署名と氏名をフルネームで記入します。
これにより、誰からの提出物であるかが一目でわかります。
筆記用具は、退職届本体を記載したものと同じ黒のボールペンや万年筆を使用し、丁寧な字で書きましょう。
封筒の表書きと裏面の署名は、退職届を提出する際の大切なマナーの一部です。

退職届はきれいに三つ折りにして封入する

退職届の用紙は、三つ折りにするのが正しい入れ方です。
まず、用紙の文面が内側になるように、下から3分の1を上に折り上げます。

次に、残りの上から3分の1を下に被せるように折ります。
この折り方をすることで、受け取った相手が封筒を開けた際に、最初に「退職届」という表題が見えるようになります。
折り目がずれないよう丁寧に折り、封筒に入れます。
封入する向きは、封筒を裏から見たときに、用紙の書き出し部分が右上にくるように入れます。
最後にのりで封をし、封じ目に「〆」と書きます。

提出は直属の上司に手渡しするのが原則

完成した退職届は直属の上司に直接手渡しするのが基本マナーです。
会社の最高責任者宛ての書類ですがいきなり社長や人事部に渡しに行くのは直属の上司の立場を無視する行為と見なされるため絶対に避けましょう。

事前に「ご相談したいことがあります」と上司にアポイントを取り会議室など他の人の目がない場所で時間を設けてもらいます。
渡す際はまず退職の意思を改めて口頭で伝えその後封筒を相手が読める向きにして両手で丁寧に差し出します。
無言で机に置くような渡し方は失礼にあたります。

退職届に関するよくある質問

退職届の作成や提出に際しては、「一度提出したら撤回できないのか」「引き止められたらどうしよう」といった、さまざまな疑問が生じるものです。
いざという時に慌てないよう、事前によくある質問とその回答を知っておくと安心です。

ここでは、退職届に関する頻出の疑問点を取り上げ、注意点とともに解説します。

Q1. 退職届を提出した後に撤回することはできますか？

「退職届」は労働契約の解約を確定的に通知する書類のため、会社が受理した後は、原則として一方的に撤回することはできません。
一方「退職願」は、あくまで退職を願い出る段階の書類なので、会社が正式に承諾する前であれば撤回できる可能性があります。

Q2. 会社から退職を強く引き止められた場合はどうすれば良いですか？

強い引き止めにあったとしても、退職の意思が固いことを誠意をもって伝えましょう。
感情的にならず、これまでの感謝を述べた上で、退職の決意が変わらないことをはっきりと伝えます。

民法上、労働者には退職の自由が認められています。

Q3. パートやアルバイトでも退職届は必要ですか？

パートやアルバイトの場合、正社員とは異なり、就業規則で提出が義務付けられていなければ退職届は必須ではありません。
しかし、「言った・言わない」のトラブルを避けるため、退職の意思を明確な形で残す意味で提出するのが望ましいです。

病院やクリニック、施設で働く看護師や理学療法士、派遣社員なども同様に、書面で提出することでスムーズな退職につながります。

まとめ

退職届の書き方や提出マナーは、円満に会社を退職するための重要なステップです。
この記事で紹介したテンプレートや書き方のポイントを参考にすれば、誰でも不備のない正式な書類を作成できます。

大切なのは、会社のルールに従い、感謝の気持ちをもって丁寧に手続きを進めること。
退職願と退職届の違いを正しく理解し、自分の状況に合った書類を提出しましょう。
有給消化や退職金など、お金に関わる手続きを円滑に進めるためにも、退職の意思を正式な書面で伝えるのは非常に重要です。