履歴書の記載方法【簡単作成】見本と例文で職歴・志望動機も完璧

履歴書とは、採用選考において応募者のプロフィールや経歴などの自分のデータを伝えるための重要な資料です。
この記事では、履歴書の基本的な記載方法から、採用担当者の視点を踏まえた効果的なアピール方法まで、見本や例文を交えて分かりやすく解説します。

正しい作り方と内容を理解し、学歴・職歴や志望動機欄で自身の強みを最大限に伝え、選考通過を目指しましょう。

まずはマイナビにある無料のテンプレートをダウンロードしよう

履歴書を作成する最初のステップとして、テンプレートをダウンロードすることから始めましょう。
インターネット上には、無料でダウンロードできる質の高いテンプレートが数多く存在します。

特にマイナビなどの就職・転職情報サイトでは、JIS規格や転職用など、様々な用途に応じたフォーマットが提供されており、WordやExcel、PDF形式で入手可能です。

【Word/Excel/PDF】すぐに印刷して使えるフォーマット、様式一覧

履歴書フォーマットは、厚生労働省が定める様式に準拠したものを含め、Word、Excel、PDFの形式でWeb上から入手できます。
パソコンで作成する場合、文字の修正やレイアウト調整が容易なWordやExcelが便利です。
特にExcelの様式は、入力欄がセルで区切られているため、文字の配置がしやすい利点があります。

一方、手書きで作成したい場合や、完成した書類をメールで送付する際は、レイアウトが崩れないPDFフォーマットをダウンロードして印刷するのが適しています。
自身の作成スタイルや提出方法に合わせて、最適なフォーマットを選択してください。

JIS規格や転職用など、種類と最適な選び方

履歴書にはJIS規格、転職用、アルバイト用など複数の種類があり、応募する状況に応じて使い分けることが重要です。
新卒の就職活動では、JIS規格の様式が一般的で、学歴や自己PRをバランス良く記載できます。

一方、転職活動では、職務経歴を詳細に記入できる欄が大きい転職者向けのフォーマットが適しています。
正社員を目指すのか、パート・アルバイトとして応募するのかによっても、アピールすべき項目は異なります。
看護師や保育士、薬剤師といった専門職用の履歴書も存在するため、自身の職種や目的に合った最適な一枚を選びましょう。

【見本付き】履歴書の項目別・正しい記載方法を徹底解説

履歴書は、労を惜しまず丁寧に作成することが評価につながる書類であり、項目ごとに正しい書き方のルールやマナーが存在します。
日付や氏名といった基本情報から、学歴、職歴、志望動機まで、それぞれの欄で求められる情報を正確に記入することが重要です。

ここでは、具体的な記入例を交えながら、細かな点にも労を払うべき数字の扱い方など、採用担当者に評価される履歴書の書き方を項目別に徹底解説します。
見本を参考に、作成の労力がしっかり伝わる、ミスのないアピール力の高い書類を作成しましょう。

① 日付・氏名・住所など基本情報の記入例とポイント

基本情報欄は、正確さが求められる重要な項目です。
日付は、郵送なら投函日、持参なら当日の日付を記入します。
氏名や名前は戸籍上の漢字を使い、ふりがなは履歴書の様式に合わせて「ふりがな」ならひらがな、「フリガナ」ならカタカナで記載します。

年齢は提出日時点の満年齢を記入してください。
連絡先は日中繋がりやすい携帯電話番号とメールアドレスを、住所は都道府県からアパート名、部屋番号まで省略せずに書きましょう。
扶養家族数や配偶者の有無も正確に記載し、印鑑を押す欄がある場合は押し忘れのないよう注意が必要です。

② 採用担当者に好印象を与える証明写真のルール

履歴書に貼る写真は、応募者の第一印象を左右する重要な要素です。
清潔感のある服装、特に転職活動ではスーツ着用が基本です。
表情は歯を見せずに口角を少し上げた、明るい印象を与えるものが好まれます。
背景は水色、白、グレーのいずれかを選び、撮影時の姿勢は背筋を伸ばし、まっすぐ正面を向いて撮影してください。

写真のサイズは一般的に縦4cm×横3cmで、3ヶ月以内に撮影したものを使用するのがマナーです。
写真の裏には氏名を記入し、万が一剥がれた際に誰のものか分かるようにしておきます。

③【学歴】いつから？入学・卒業年度の正しい記載方法

学歴欄は、義務教育の卒業年から記載するのが一般的です。
したがって、中学校の卒業年月から書き始め、高等学校、大学や専門学校へと続けます。

学校名は「〇〇高校」などと略さず、「〇〇県立〇〇高等学校」のように正式名称で記入してください。
学部や学科、専攻名も正確に記載します。
入学・卒業年度を間違えないように、計算するか卒業証明書で確認しましょう。
インターネット上には卒業年度の早見表もあるため、活用すると便利です。
浪人や留年を経験した場合でも、入学と卒業の年月を事実通りに記載すれば問題ありません。
なお、保育園や幼稚園は学歴に含まれないため、記載は不要です。

④【職歴】アルバイト経験は？職歴を分かりやすく載せるコツ

職歴は、原則としてすべての入社・退社経歴を時系列で記載します。
会社名は「株式会社〇〇」と正式名称で書きましょう。
部署名や簡単な業務内容を添えると、経歴が分かりやすくなります。

退職理由は自己都合の場合、「一身上の都合により退職」と記入するのが一般的です。
アルバイト経験は、応募職種に活かせる経験であればアピール材料になるため記載します。
職歴欄が足りない場合は、詳細は職務経歴書に譲り、「詳細は職務経歴書をご参照ください」と一文添えるのが良いでしょう。
履歴書を2枚や3枚に増やすのは避けてください。
経歴の嘘は発覚した際に解雇理由にもなり得るため、必ず正確な情報を記載することが求められます。

⑤ 免許・資格は正式名称で取得順に記載する

免許・資格欄は、取得した年月順に記載するのが基本ルールです。
名称は「英検2級」のような略称ではなく、「実用英語技能検定2級」のように必ず正式名称を用います。
特に多くの人が記載する普通自動車運転免許は、「普通自動車第一種運転免許（AT限定）」のように正式名称で書きましょう。
応募する仕事に関連性の高い資格から優先して書くと、効果的なアピールにつながります。

現在取得に向けて勉強中の資格がある場合は、「〇〇資格取得に向けて勉強中」や、試験に合格して結果待ちの状態なら「〇〇試験合格」、取得年月が確定している場合は「〇〇年〇月取得見込み」と記載することが可能です。

⑥【例文3選】採用担当者の心に響く志望動機の作り方

志望動機は、採用担当者が応募者の入社意欲や自社との相性を判断する重要な項目です。
まず「なぜこの業界・会社なのか」という理由を明確にし、御社でなければならないという熱意を伝えます。

次に、自身のスキルや経験といった強み、長所、性格が、その企業でどのように活かせるのかを具体的に示します。
最後に、入社後にどう貢献したいかという将来のビジョンを述べ、意欲の高さをアピールしましょう。
「貴社」は書き言葉、「御社」は話し言葉で使います。
文章の最後は「以上」で締めくくるのが一般的です。
この構成を意識することで、説得力のある志望動機が完成します。

⑦ 趣味・特技欄で効果的に自己PRする方法

趣味・特技欄は、人柄や個性を伝えることで自己PRにつなげる貴重なスペースです。
単に「読書」「映画鑑賞」と書くだけでなく、具体的な内容を補足することで採用担当者の興味を引くことができます。
例えば、「月10冊の読書で得た知識を仕事に活かしたい」「チームスポーツで培った協調性を発揮したい」のように、趣味や特技を通じて得られた学びやスキルが、どのように仕事に貢献できるかをアピールすると効果的です。

継続性や集中力、コミュニケーション能力など、ビジネスシーンで求められる能力と関連付けて記載することで、他の応募者との差別化を図れます。

⑧ 給与や勤務地の希望を伝える本人希望欄の書き方

本人希望欄は、原則として「貴社規定に従います。」と記入するのが基本です。
特に希望がない場合でも空欄にはせず、この定型文を記載することで、協調性を示すことができます。

ただし、複数の職種を募集している場合や、勤務地に複数の選択肢がある場合には、「〇〇職を希望いたします。」「〇〇勤務を希望いたします。」のように、自身の希望を明確に伝えましょう。
給与や待遇面でどうしても譲れない条件がある場合に限り、その旨を簡潔に記載します。
例えば「（希望職種：〇〇、希望勤務地：〇〇）」のように、具体的かつ簡潔に書くことが望ましいです。

履歴書作成で失敗しないための基本マナー

履歴書は、応募者の第一印象を決める重要な書類であり、作成には細心の注意が求められます。
誤字脱字や記入漏れといった基本的なミスは、注意力や仕事に対する姿勢を疑われる原因になりかねません。

ここでは、手書きとパソコン作成の選択基準や、書き損じた際の対処法など、履歴書作成時に起こりがちな失敗（NG例）を防ぐための基本マナーについて解説します。

直筆とパソコン入力作成はどちらが有利？

企業からの指定がない限り、履歴書は手書きとパソコン作成のどちらでも有利不利はありません。
IT業界や外資系企業などでは、パソコン入力スキルを示す意味でもパソコン作成が好まれる傾向があります。
一方、手書きの文字からは人柄や丁寧さが伝わると考える採用担当者もいます。

最近ではスマホで作成できるアプリやサービスも充実しており、時間や場所を選ばず効率的に作成可能です。
業界の慣習や応募企業の社風、自身の作成しやすい方法を考慮して選択するとよいでしょう。

間違えたら修正液はNG？正しい訂正方法

履歴書を書き間違えた場合、修正液や修正テープを使用するのはマナー違反（NG）です。
公的な書類である履歴書に修正を加えると、改ざんを疑われたり、志望度が低いと判断されたりする可能性があります。

そのため、書き間違えた場合は、手間を惜しまず新しい用紙に一から作るのが原則です。
万が一、提出間近で書き直す時間がない場合に限り、間違えた箇所に二重線を引き、その上に訂正印を押す方法もありますが、これは最終手段と考え、できる限り完璧な状態の書類を提出しましょう。

履歴書全体で西暦か和暦のどちらかに表記を統一する

履歴書に日付を記入する際は、西暦（例：2003年）か和暦（例：平成15年）のどちらかに表記を統一するのが基本ルールです。
生年月日、学歴、職歴、資格取得日など、全ての年号表記を揃える必要があります。

例えば、平成元年生まれの人が生年月日を和暦で書いたなら、以降の学歴なども平成7年、平成8年、平成18年といった和暦で記載します。
西暦と和暦が混在していると、採用担当者が時系列を把握しにくくなるだけでなく、注意力が散漫であるという印象を与えかねません。
95年や03、34、64のような略式表記も避け、正確に記入してください。

知っておきたい履歴書の提出方法とマナー

履歴書が完成したら、次はその提出です。
提出方法は郵送、メール、持参の3つが主流ですが、それぞれに特有のマナーがあります。
どの方法であっても、企業の採用担当者に良い印象を与えるためには、ルールを守った丁寧な対応が不可欠です。

ここでは、封筒の書き方からメールの文面、手渡しするタイミングまで、履歴書を正しく送付・提出するためのマナーを解説します。

【郵送の場合】封筒の選び方・記載方法と送付状の同封ルール

履歴書を郵送する際は、書類を折らずに入れられる「角形A4号」または「角形2号」の白い封筒を選びます。

履歴書を入れる封筒の表面には、宛先となる企業名、部署名、担当者名を黒いペンで正確に記載し、左下に赤字で「応募書類在中」と書き添えます。
裏面には自分の住所と氏名を記入してください。
書類はクリアファイルにまとめた上で封筒に入れ、送付状を一番上に重ねるのがマナーです。
書類はクリップで留め、封をしたら「〆」マークで糊付けします。
切手料金に不足がないよう、事前に郵便局で確認してから投函しましょう。

【メールの場合】件名や本文の例文とPDF添付のマナー

履歴書をメールで送る場合、件名は「【〇〇職応募の件】氏名」のように、一目で内容と差出人が分かるようにします。

本文では、宛名、挨拶、用件、結びの挨拶、署名を簡潔に記載してください。
添付する履歴書ファイルは、第三者による改ざんを防ぐためPDF形式に変換するのがビジネスマナーです。
ファイル名は「履歴書_氏名_日付」のように分かりやすく設定しましょう。
個人情報保護の観点から、ファイルにパスワードを設定し、パスワードは別のメールで送るとより丁寧な印象を与えます。

【持参する場合】印刷した履歴書を面接官に渡すタイミング

履歴書を持参する場合は、移動中に汚れたり折れたりするのを防ぐため、クリアファイルに挟んでから封筒に入れます。
封筒の表面には宛先を記入する必要はありませんが、裏面には自分の住所と氏名を書いておきましょう。

面接会場に到着したら、受付で指示された際や、面接官から提出を求められたタイミングで渡します。
その際は、封筒からクリアファイルごと履歴書を取り出し、「こちらが応募書類です。よろしくお願いいたします。」と一言添えて、相手が読みやすい向きにして両手で手渡すのが丁寧なマナーです。

履歴書に関するよくある質問

ここでは履歴書を作成したり提出したりする際によく疑問に思われる点についてQ&A形式で解説します。
サイズ選びや空欄の扱いなど細かいけれど重要なポイントを押さえて万全の状態で応募に臨みましょう。

履歴書のサイズはA4とB5のどちらを選ぶべきですか？

企業の指定がなければ、A4サイズを選ぶのが一般的です。
多くのビジネス文書でA4用紙が使われており、職務経歴書もA4で作成することが多いため、書類の大きさを揃えられます。

コンビニでの印刷もしやすく、入手が容易な点もメリットです。

履歴書に空欄があっても提出して問題ありませんか？

履歴書に空欄があると、記入漏れや意欲不足と見なされる可能性があるため、すべて埋めるのが基本です。
資格や本人希望欄など、特筆すべきことがない場合は「特になし」と記載しましょう。
少なくとも全体の8割以上は埋めるように心がけてください。

転職活動では職務経歴書もセットで提出すべきですか？

中途採用では、履歴書と職務経歴書のセットでの提出を求められることがほとんどです。
履歴書で学歴や職歴の概要を伝え、職務経歴書でこれまでの業務内容や実績、スキルを具体的にアピールする、という役割分担になっています。

まとめ

履歴書は、自身の経歴やスキル、入社意欲を採用担当者に伝えるための公的な書類です。
各項目には正しい書き方やマナーがあり、それらを守ることが社会人としての基本姿勢を示すことにつながります。

テンプレートの選択から各項目の記入方法、提出マナーまで、本記事で解説したポイントを一つひとつ丁寧に見直すことで、完成度の高い応募書類を作成することが可能です。
誤字脱字のない正確な情報と、自身の強みが伝わる内容を心がけてください。