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事務職への転職を検討する際、どのような能力が必要なのか気になる方も多いはずです。事務職で活躍するために必要なスキルは、基本的なPC操作からコミュニケーション力まで幅広く求められます。未経験からの挑戦であっても、これまでの経験で培ったスキルを活かしたり、新たに資格を取得したりすることで、十分に活躍するための必要な力を身につけることが可能です。

この記事では、事務職に共通して必要となる基本スキルから、職種ごとに求められる専門スキル、さらに転職活動で効果的にアピールする方法までを網羅的に解説します。事務職として一歩踏み出すために知っておきたい情報をまとめましたので、ぜひ参考にしてください。

事務職で共通して求められる6つの基本スキル

事務職として働く上で、職種を問わず共通して求められる基本的な能力があります。
どの企業においても、業務を円滑に進めるためには必須となるスキルであり、特に未経験からの転職ではこれらの基礎力が重視される傾向にあります。

具体的には、基本的なPC操作能力やコミュニケーション能力、ビジネスマナーなどが挙げられます。
これらのスキルは、日々の業務の土台となるため、しっかりと身につけておく必要があります。

基本のPCスキル：Word・Excelはどのレベルが必要？

事務職の業務において、WordやExcelといったOfficeソフトの操作スキルは不可欠です。
Wordでは、社内通知やお礼状などのビジネス文書を、定められたフォーマット通りに作成できるレベルが求められます。
Excelに関しては、四則演算やSUM、AVERAGEといった基本的な関数の使用に加え、表やグラフの作成スキルは最低限必要です。

さらに、VLOOKUP関数やIF関数、ピボットテーブルといった集計・分析機能を使いこなせると、業務の効率化に貢献できる人材として高く評価されます。
応募する企業の業務内容を確認し、どの程度のスキルが求められるかを把握しておくことも有効です。

円滑な業務に欠かせないコミュニケーション能力

事務職は、社内の様々な部署の社員や経営層、さらには社外の取引先など、多くの人と関わる役割を担います。
そのため、相手の意図を正確に理解し、自分の考えや情報を分かりやすく伝えるコミュニケーション能力が極めて重要です。
電話応対や来客対応、メールでのやり取りなど、様々な場面でこの能力が求められます。

相手への配慮を忘れず、円滑な人間関係を築くことで、業務全体の効率化にも貢献できます。
報告・連絡・相談を徹底することも、信頼関係を構築する上で必要なスキルの一つと言えます。

社会人としての基礎となるビジネスマナー

事務職は、来客対応や電話応対などで「会社の顔」としての役割を担う場面が多くあります。
そのため、正しい言葉遣いや適切な身だしなみ、名刺交換の作法といった社会人としての基本的なビジネスマナーが身についていることが大前提となります。

特に未経験からの転職の場合、業務知識よりもまずビジネスマナーがしっかりとできているかを見られます。
相手に不快感を与えず、スムーズな人間関係を築くために必要なスキルであり、企業の信頼性を保つ上でも欠かせない要素です。
日頃から意識して行動することが求められます。

ミスなく処理する正確性

データ入力や書類作成、経費精算といった事務職の業務には、高い正確性が求められます。
入力された数字の一つや契約書の一文が、会社の業績や信頼に大きな影響を与える可能性があるためです。
小さなミスも見逃さない注意力や、作業後にダブルチェックを行うなどの慎重な姿勢が不可欠となります。

常に「間違っているかもしれない」という視点を持ち、確認を怠らない習慣を身につけることが重要です。
このミスなく処理する能力は、地道な作業を着実にこなす上で必要なスキルであり、経験を積むことでさらに磨かれていきます。

効率的に業務を進めるスピード

事務職は、複数の定型業務をこなしながら、突発的な依頼に対応することも少なくありません。
限られた時間の中で多くのタスクを処理するためには、効率的に業務を進めるスピードが求められます。
これは単にタイピングが速いということだけではなく、ショートカットキーを駆使してPC操作の時間を短縮したり、業務の優先順位を的確に判断したりする能力も含まれます。

日々の業務の中で、どうすればもっと時間を短縮できるかを常に考え、工夫を凝らす姿勢が成長につながります。
スピードと正確性の両立を意識することが必要なスキルです。

タスクを管理し計画的に進める自己管理能力

事務職は、複数の業務を同時並行で進める場面が多いため、自身が抱えるタスクを正確に把握し、計画的に処理していく自己管理能力が不可欠です。
日々の定型業務に加え、他部署からの依頼や締め切りのある業務など、優先順位を判断してスケジュールを組み立てる力が求められます。

ToDoリストを作成してタスクを可視化したり、進捗状況を定期的に上司に報告したりすることで、抜け漏れなく業務を遂行できます。
この自己管理能力は、突発的な事態にも冷静に対応するために必要なスキルであり、周囲からの信頼を得る上でも重要です。

【差がつく】事務職であると評価される応用スキル

基本的なスキルを身につけていることは前提として、さらに他の候補者と差をつけ、高く評価されるためには応用的な能力が求められます。
これらは、与えられた業務をこなすだけでなく、より主体的に業務に関わり、組織全体の生産性向上に貢献する姿勢を示すスキルです。

例えば、ITツールを積極的に活用する知識や、現状の業務フローを改善する提案力などが挙げられます。
これらの必要なスキルは、自身の市場価値を高める上でも非常に有効です。

ITツールを使いこなす知識

近年、多くの企業で業務効率化のために様々なITツールが導入されています。
従来のWordやExcelに加え、ビジネスチャットツールのSlackやMicrosoftTeams、Web会議システムのZoom、クラウドストレージのGoogleDriveなどを使いこなせる知識は大きな強みとなります。

これらのツールは、社内外との円滑な情報共有や共同作業を促進し、生産性を向上させます。
新しいツールに対しても抵抗なく、積極的に学んで活用しようとする姿勢は、変化への対応力が高い人材として評価されます。
基本的な操作知識だけでなく、より便利な使い方を追求する探求心も重要です。

業務を効率化するための改善提案力

日々の業務をただこなすだけでなく、常に「もっと効率的にできないか」という視点を持つことが重要です。
例えば、繰り返し行う入力作業をExcelのマクロで自動化する、煩雑な書類の管理方法を見直してデジタル化を提案するなど、非効率な点を見つけ出し、具体的な改善策を提案する能力は高く評価されます。

このスキルは、現状に満足せず、より良い方法を模索する主体性の表れです。
小さな改善の積み重ねが、部署全体、ひいては会社全体の生産性向上に貢献します。
問題発見能力と解決策を考える論理的思考力が求められます。

社内外の関係者と連携する調整力

事務職は、社内の他部署や社外の取引先など、様々な立場の人々の間に立って業務を進めるハブのような役割を担うことがあります。
そのため、各所の意見や要望を聞き、利害を調整しながら物事を円滑に進める調整力が求められます。
例えば、複数の関係者が参加する会議の日程を調整したり、部署をまたぐプロジェクトの連絡役を務めたりする場面でこの能力が発揮されます。

相手の立場を尊重しつつ、全体の目的達成のために最適な着地点を見出す力は、組織の潤滑油として機能するために必要なスキルです。

【職種別】事務の種類ごとに求められる専門スキル

事務職と一括りに言っても、その業務内容は多岐にわたります。
一般事務、営業事務、経理事務など、職種によって担当する業務が異なり、求められる専門スキルも様々です。
自分がどの分野に興味があり、どのようなスキルを活かしたいのかを明確にすることが、キャリアプランを考える上で重要です。

ここでは、代表的な事務職の種類ごとに、それぞれの特徴と必要とされる専門的な能力について解説し、職種選びの参考にしていただければと思います。

一般事務：幅広い業務に対応する柔軟性

一般事務は、特定の分野に特化せず、企業活動全般に関わる幅広いサポート業務を担う事務職です。
主な業務には、書類作成やデータ入力、電話・来客応対、郵便物の発送・仕分け、備品管理などがあります。
特定の部署に所属することもあれば、部署を横断して様々な業務を依頼されることも少なくありません。

そのため、マニュアル通りに業務をこなすだけでなく、状況に応じて臨機応変に対応できる柔軟性が強く求められます。
新しい業務にも積極的に取り組む姿勢や、様々な人々と円滑に関われるコミュニケーション能力も重要です。

営業事務：営業担当をサポートする気配り

営業事務は、営業部門に所属し、営業担当者のサポートを専門に行う事務職です。
主な業務として、見積書や請求書、契約書といった書類の作成、商品の受発注管理、在庫確認、納期調整、顧客からの電話応対などが挙げられます。
営業担当者が顧客との商談や新規開拓に集中できるよう、先回りして必要な準備をしたり、細やかなフォローをしたりする気配りが求められます。

顧客と直接やり取りする機会も多いため、ビジネスマナーや丁寧なコミュニケーション能力も必須です。
営業活動を縁の下で支える重要な役割を担います。

経理事務：数字を正確に扱う専門知識

経理事務は、会社のお金に関する業務を専門に扱う事務職です。
日々の伝票起票や仕訳、入出金管理、経費精算から、月次・年次の決算業務の補助まで、その業務は多岐にわたります。

会社の経営状態を正確に把握するための重要なデータを扱うため、数字をミスなく正確に処理する能力が何よりも求められます。
業務を遂行するには簿記の知識が必須であり、日商簿記検定2級以上の資格があると転職に有利です。
細かい作業を黙々と続ける集中力や、法律や税制の変更に対応していく学習意欲も必要となります。

総務事務：社内環境を整える広い視野

総務事務は、他の部署が担当しない幅広い業務を一手に引き受け、社員が快適に働ける環境を整える役割を担う事務職です。
具体的な業務内容は、オフィスや設備の管理、備品の発注・管理、社内規程の整備、福利厚生に関する手続き、株主総会や社内イベントの企画・運営など、非常に多岐にわたります。

そのため、特定の専門知識というよりは、会社全体を見渡し、どこに課題があるかを発見し、解決に向けて行動する広い視野が求められます。
他部署との連携も多く、コミュニケーション能力や調整力も不可欠です。

未経験から事務職を目指す人がアピールすべきスキルと資格

未経験から事務職への転職を目指す場合、即戦力としての実務経験がない分、ポテンシャルや意欲を効果的にアピールすることが重要です。
これまでの職歴で培った汎用的なスキルを事務の仕事にどう活かせるかを具体的に示す必要があります。
また、客観的に能力を証明できる資格の取得も有効な手段です。

ここでは、未経験者が自身の強みをアピールするためのポイントや、事務職に必要なスキルを証明する上でおすすめの資格、そして説得力のある志望動機の考え方について解説します。

これまでの経験から活かせるポータブルスキル

ポータブルスキルとは、業種や職種が変わっても通用する持ち運び可能な能力のことです。
未経験から事務職を目指す場合、このポータブルスキルをアピールすることが非常に重要となります。
例えば、販売職で培った顧客対応能力や傾聴力は、来客応対や電話対応で活かせます。

また、営業職での目標管理能力や課題解決力も、事務職のタスク管理や業務改善に役立ちます。
自身のこれまでの経験を振り返り、事務の仕事内容と結びつく要素を具体的に言語化することで、効果的な自己PRが可能です。
このスキルは、企業に新たな視点をもたらす価値として評価されることもあります。

PCスキルを客観的に証明できるおすすめ資格

未経験者が事務職を目指す上で、PCスキルを客観的に証明できる資格は、選考において大きな強みとなります。
特に「マイクロソフトオフィススペシャリスト（MOS）」は知名度が高く、WordやExcel、PowerPointなどの利用スキルを証明する国際資格として多くの企業で認知されています。
スペシャリストレベル（一般）を取得するだけでも、基本的な操作ができることの証明になります。

さらに実務的なスキルをアピールしたい場合は、データ活用や資料作成の能力を問われる「日商PC検定」もおすすめです。
これらの資格取得は、事務職への意欲の高さを示すとともに、実務で役立つ知識の習得にもつながります。

事務職への熱意を伝えるための志望動機の考え方

未経験から事務職を目指す場合、志望動機では「なぜ事務職なのか」「なぜこの会社なのか」を明確に伝えることが重要です。
「サポート業務が好きだから」といった漠然とした理由ではなく、自身の経験や強みを踏まえ、どのように貢献したいかを具体的に述べることが求められます。
例えば、「前職で培ったデータ分析能力を活かし、営業事務として売上向上に貢献したい」といったように、これまでのスキルと応募先の事務職の業務内容を結びつけます。

そのためには、徹底した企業研究を行い、その企業の事業内容や文化を理解した上で、自身のビジョンと合致する点をアピールすることが説得力を高めます。

事務職のスキルに関するよくある質問

事務職への転職を考えるにあたり、必要なスキルや適性に関して様々な疑問や不安が生じることがあります。
未経験からの挑戦は可能なのか、特定の業務に対する苦手意識をどう克服すればよいのか、年齢がネックにならないかなど、気になる点は人それぞれでしょう。

このセクションでは、事務職に必要なスキルに関連して、多くの方が抱くであろう典型的な質問に回答します。
これらの情報を参考に、転職活動への不安を解消し、自信を持って一歩を踏み出してください。

Q. 未経験から事務職に挑戦できますか？

はい、未経験から事務職に挑戦することは十分に可能です。
多くの企業では、実務経験よりも人柄やポテンシャルを重視する傾向があります。
特に、社会人としての基本的なビジネスマナーやコミュニケーション能力、学習意欲の高さなどが評価されます。

ただし、基本的なPCスキルは求められることがほとんどなので、Wordでの文書作成やExcelでの簡単な表計算ができるように準備しておくことが望ましいです。
これまでの職務経験で培ったスキル、例えば接客経験で得た対応力などを、事務職でどのように活かせるかを具体的にアピールすることが採用への鍵となります。

Q. 電話対応が苦手なのですが、克服する方法はありますか？

電話対応に苦手意識を持つ方は少なくありませんが、事前の準備と経験で克服可能です。
まずは、会社の代表として対応しているという自覚を持ち、丁寧な言葉遣いを心がけることが基本です。
よくある質問と回答をまとめたマニュアルを作成しておくと、落ち着いて対応しやすくなります。

また、相手の発言の要点をメモに取りながら聞くことで、聞き漏らしを防ぎ、正確な情報伝達ができます。
最初のうちは、先輩社員の話し方を真似るのも良い方法です。
場数を踏むことで徐々に自信がついていくため、積極的に電話を取る姿勢が、苦手克服に必要なスキル習得への近道です。

Q. 30代・40代からでも事務職への転職は可能ですか？

30代・40代から未経験で事務職へ転職することも可能です。
年齢を重ねたからこそ培われた豊富な社会人経験は、大きな強みとなります。
例えば、これまでのキャリアで身につけた高いコミュニケーション能力や、予期せぬトラブルにも冷静に対応できる問題解決能力、後輩の指導経験などは、若手にはない付加価値として高く評価されます。

特に、経理や人事、法務といった専門分野での経験があれば、即戦力として採用される可能性も高まります。
これまでの経験を棚卸しし、応募先の企業でどのように貢献できるかを具体的に示すことが重要です。

Q. 働きながらスキルアップするための勉強法は？

働きながら効率的にスキルアップするためには、目標設定と隙間時間の活用が鍵となります。
まずは、MOSや日商簿記検定といった資格の取得を具体的な目標に設定すると、学習計画が立てやすくモチベーションを維持しやすくなります。
通勤時間や休憩時間などの隙間時間を活用し、スマートフォンのアプリやオンライン学習サービスで学ぶのも有効です。

また、日々の業務そのものも学びの場と捉え、より効率的な方法はないかと考えたり、先輩社員の優れた点を真似したりすることも立派な勉強法です。
インプットした知識やスキルは、積極的に実務でアウトプットすることが定着への近道です。

まとめ

本記事では、事務職に必要なスキルについて、基本から応用、職種別の専門スキルまで幅広く解説しました。
事務職に求められるのは、WordやExcelといったPCスキルやコミュニケーション能力などの基本的な能力に加え、業務改善提案力や調整力といった、より主体的で高度なスキルです。

未経験者であっても、これまでの社会人経験で培ったポータブルスキルを効果的にアピールしたり、MOSなどの資格を取得して客観的な能力を示したりすることで、十分に転職のチャンスがあります。
自身の適性やキャリアプランに合わせて必要なスキルを見極め、計画的に習得していくことが成功への鍵となります。