内定後の流れ【転職/就活】承諾・辞退の連絡方法や手続き

内定を通知された後、入社までには様々な手続きや対応が求められます。
特に転職や就活の最終段階では、内定の承諾や辞退といった重要な意思決定と、それに伴う企業への連絡が不可欠です。

このプロセスをスムーズに進めるためには、全体像を把握し、各ステップで何をすべきかを正確に理解しておく必要があります。
本記事では、内定通知から入社までの具体的な流れ、状況に応じた連絡方法、注意点について解説します。

【全体像】内定通知から入社までの7ステップ

内定後は、通知の受け取りから入社準備まで、いくつかの段階を踏むことになります。
この一連の流れは、新卒採用でも中途採用でも大きく変わることはありません。
企業との間で雇用条件を確認し、正式な契約を結び、社会人として新たなスタートを切るための準備期間となります。

ここでは、内定通知を受け取ってから実際に入社するまでの全体像を7つのステップに分けて具体的に説明します。

ステップ1：内定通知を受け取り内容を確認する

内定の通知は、電話やメール、あるいは郵送される書面など、企業によって様々な方法で届きます。
電話で内定の連絡をもらった場合は、後から「言った、言わない」のトラブルを避けるためにも、必ず書面での通知を依頼しましょう。

内定通知書や労働条件通知書が届いたら、まずは記載内容を丁寧に確認します。
特に、入社予定日、配属部署、役職、そして給与や賞与といった待遇面は重要な項目です。
口頭で伝えられた内容と通知の書面内容に相違がないか、隅々まで目を通すことが最初のステップとなります。

ステップ2：雇用条件・労働条件を隅々までチェックする

内定通知書と合わせて、あるいは別途「労働条件通知書」が提示されます。
ここには、給与（基本給、手当、賞与）、勤務地、業務内容、勤務時間、休日休暇、残業の有無、昇給や退職に関する規定など、働く上での詳細な条件が記載されています。

面接時に聞いていた話や求人情報と相違がないか、一つひとつ丁寧に確認しましょう。
もし少しでも疑問や不明な点があれば、遠慮せずに企業の採用担当者に問い合わせて明確にすることが肝心です。
納得できない条件がある場合は、この段階で交渉が可能か相談することも考えられます。

ステップ3：内定を承諾するかどうか意思決定する

提示された雇用条件や労働条件を確認した上で、その企業に入社するかどうかを最終的に決定します。
複数の企業から内定を得ている場合は、それぞれの条件を比較検討することになります。

給与や休日といった条件面だけでなく、企業のビジョンや社風、自身のキャリアプランとの適合性、仕事のやりがいなど、多角的な視点から判断を下す必要があります。
家族や信頼できる人に相談するのも一つの方法ですが、最終的には自分自身の意思で決断することが、後悔のない選択につながります。

ステップ4：企業へ内定への返答を連絡する

内定を承諾するか辞退するかが決まったら、企業が指定した期限内に返答の連絡をします。
一般的には、まず電話で意思を伝えた後、改めてメールを送るのが丁寧な方法とされています。

承諾・辞退いずれの場合も、まずは選考に時間を割いてもらったことへの感謝を伝え、結論を明確に述べましょう。
特に辞退のメールを送る際は、誠実な対応を心がけることが社会人としてのマナーです。
転職エージェントを利用している場合は、担当のエージェントを通じて企業へ連絡します。

ステップ5：内定承諾書や入社関連の書類を提出する

内定承諾の意思を伝えると、企業から内定承諾書や入社誓約書といった書類が送られてきます。
これらの書類に署名・捺印して提出することで、正式に労働契約が成立します。
書類の内容をよく読み、提出期限を守って返送しましょう。

その他にも、身元保証書や給与振込口座の届出書、年金手帳のコピーなど、入社手続きに必要な書類の提出を求められます。
内定式や入社式の日程案内が含まれていることもあるため、同封の書類はすべて確認し、不明点は速やかに問い合わせることが重要です。

ステップ6：【転職者向け】現在の勤務先で退職手続きを行う

転職活動の末に内定を承諾した場合、現在の勤務先で退職手続きを進める必要があります。
まずは会社の就業規則を確認し、退職の意思を伝えるべき時期（一般的には退職希望日の1〜2ヶ月前）を把握した上で、直属の上司に口頭で伝えます。

その後、退職願を提出し、後任者への業務の引き継ぎを計画的に行いましょう。
最終出社日までに、貸与品の返却や必要書類の受け取りなどを済ませ、円満に退職することが、次のステップへスムーズに進むための鍵となります。

ステップ7：入社に向けた準備や内定者懇親会に参加する

入社日までの期間は、新しい環境でスムーズにスタートを切るための準備期間です。
業務に関連する資格の勉強をしたり、業界知識を深めたりと、自己研鑽に励むと良いでしょう。
企業によっては、内定者懇親会や研修、入社前面談が開催されることもあります。

これらは、同期入社の仲間や先輩社員と交流し、会社の雰囲気を知る絶好の機会なので、積極的に参加することをおすすめします。
就職を機に一人暮らしを始める場合は、住居探しや引っ越しの準備も計画的に進める必要があります。

【状況別】内定への返答方法と連絡のポイント

内定通知を受け取った後の返答は、承諾、辞退、あるいは回答保留のお願いといった状況によって、伝え方やマナーが異なります。
どの選択をするにしても、これまで選考に時間を割いてくれた企業に対して、誠実な姿勢で対応することが社会人として不可欠です。

ここでは、それぞれの状況に応じた連絡方法のポイントと、そのまま使えるメールの例文を紹介します。
適切なコミュニケーションを心がけ、円滑なやり取りを目指しましょう。

内定を承諾する場合の連絡手順とメール例文

内定を承諾する場合は、まず電話で入社の意思を伝え、その後、メールでも連絡するのが丁寧な方法です。
電話では、採用担当者に直接、内定へのお礼と入社を承諾する旨を明確に伝えます。
その後のメールには、改めて感謝の気持ち、入社の意思、そして今後の抱負などを記載しましょう。

これにより、意思表示をした記録が残り、双方の認識違いを防ぐことができます。
特に新卒の場合は、社会人としての第一歩となるため、丁寧な言葉遣いを心がけることが重要です。

内定を辞退する場合の伝え方とメール例文

内定を辞退する決断をした場合は、できるだけ早く、正直にその意思を伝えることがマナーです。
連絡は電話で行うのが最も丁寧ですが、担当者不在の場合や心理的なハードルが高い場合は、メールでの連絡でも問題ありません。

辞退の連絡をする際は、まず選考に時間を割いてもらったことへの感謝を述べ、その後、内定を辞退する旨とお詫びの言葉を伝えます。
辞退理由については、詳細に述べる必要はなく「一身上の都合」としても構いませんが、誠意ある対応を心がけましょう。

回答期限の延長を相談したい場合の依頼方法とメール例文

他の企業の選考結果を待ってから最終決定をしたいなど、やむを得ない理由で回答を保留したい場合は、まず電話で採用担当者に正直に相談しましょう。
その際、回答を保留したい理由と、いつまで待ってもらいたいのか具体的な期日を伝えることが重要です。
企業側も採用計画があるため、無闇に引き延ばすことはできません。

誠意をもって相談すれば、数日から1週間程度であれば待ってもらえる可能性があります。
電話で了承を得た後、改めてメールで依頼内容と感謝の意を伝えるのが丁寧な進め方です。

内定後に提出を求められる主な書類一覧

内定を承諾すると、企業から入社手続きに必要な書類の提出を求められます。
提出する書類は、全員が共通して必要なものと、個人の状況によって必要になるものに大別されます。
特に新卒採用の場合は、卒業証明書など学生ならではの書類も含まれます。

企業からの案内に従って、漏れなく準備を進めることが大切です。
ここでは、一般的に提出を求められる主な書類を一覧で紹介しますので、事前に確認しておきましょう。

全員が共通して提出する書類

多くの企業で、入社する全員に提出が求められる書類には、内定承諾書（入社誓約書）、身元保証書、年金手帳、雇用保険被保険者証、給与振込先の届出書などがあります。
内定承諾書は、入社の意思を正式に示す重要な書類です。
身元保証書は、入社後に本人が会社に損害を与えた場合に、保証人が連帯して賠償責任を負うことを約束するものです。

また、年金や雇用保険の手続き、給与振込のために必要な書類も含まれます。
転職者の場合は、前職の源泉徴収票の提出も必要となります。

該当者のみ提出が必要になる書類

個人の状況に応じて、追加で提出が必要になる書類も存在します。
例えば、新卒者であれば卒業証明書や成績証明書、転職者で特定のスキルが求められる職種の場合は、資格や免許を証明する書類のコピーが必要となることがあります。
企業によっては、入社前に健康診断書の提出を義務付けている場合もあります。

また、通勤手当の算出のために住民票記載事項証明書の提出を求められるケースも考えられます。
企業からの指示をよく確認し、自分が必要な書類を正確に把握して準備しましょう。

内定後に気をつけたい3つの注意点

内定通知を受け取り、入社承諾書を提出した後も、安心してはいけません。
入社日を迎えるまでの期間には、いくつかの注意点が存在します。
予期せぬトラブルによって内定が取り消しになったり、承諾後の辞退によって企業に多大な迷惑をかけたりする事態は避けたいものです。

ここでは、内定後に特に気をつけたい3つのポイントを解説します。
社会人としての自覚を持ち、最後まで誠実な対応を心がけることが求められます。

内定が取り消しになる代表的なケース

内定は法的に「始期付解約権留保付労働契約」が成立した状態と見なされるため、企業が合理的な理由なく一方的に取り消すことはできません。
しかし、特定の条件下では内定取り消しが認められる場合があります。

代表的なケースとしては、履歴書や面接で伝えた経歴に虚偽があった場合、入社後の業務に支障をきたすような健康上の問題が発覚した場合、犯罪行為が明らかになった場合などが挙げられます。
また、新卒採用において、予定されていた3月までに大学を卒業できなかった場合も、取り消しの正当な理由と見なされます。

内定承諾後に辞退することのリスク

内定承諾書を提出した後に辞退することは、法的には可能ですが、企業に大きな迷惑をかける行為であることを認識しなくてはなりません。
企業は採用計画に基づいて人員配置や研修準備を進めているため、直前の辞退は多大な損害を与えます。
これにより、業界内での自身の評判が下がる可能性も否定できません。

極めて稀なケースですが、企業が被った損害に対して賠償請求をされるリスクもゼロではありません。
やむを得ない事情で辞退する場合は、できる限り早く、電話で直接謝罪するなど、最大限の誠意を見せることが不可欠です。

入社日までの連絡が途絶えたときの対処法

内定を承諾してから入社日までの間に、企業からの連絡が一切なく不安になることがあります。
しかし、多くの場合、企業側は他の業務や採用活動で多忙なだけかもしれません。
まずは1〜2週間ほど様子を見て、迷惑メールフォルダに連絡が入っていないかを確認しましょう。

それでも連絡がない場合は、こちらからメールや電話で問い合わせても問題ありません。
その際は、「入社を楽しみにしております。つきましては、入社日までのスケジュールや準備すべきことなど、ご教示いただけますと幸いです」のように、丁寧かつ謙虚な姿勢で確認することが大切です。

まとめ

内定は、転職や就職活動における一つのゴールですが、同時に新しいキャリアのスタート地点でもあります。
面接の段階から内定後の手続き、そして入社に至るまで、一貫して誠実な対応を心がけることが、良好な関係を築く上で重要です。

内定通知を受け取った後は、労働条件を十分に確認し、自身の意思を固めた上で、承諾または辞退の連絡を速やかに行いましょう。
入社までに必要な書類の準備や手続きを計画的に進め、スムーズに社会人としての新たな一歩を踏み出しましょう。