就職役立ち情報箱

転職活動を進めていると、やむを得ない事情や他社からいただく内定など、様々な理由で面接を断る場面に直面することがあります。
選考を辞退することに気まずさを感じるかもしれませんが、適切なマナーで連絡をすれば失礼にはあたりません。
こちらは、面接辞退に関する基本的なマナーから、メールや電話で行う具体的な断り方についてまで、理由別で例文を交えて解説します。
誠実な対応を心がけ、円満に面接の断り方を理解しましょう。

面接辞退を決めたら押さえるべき5つの基本マナー

面接辞退の連絡は、応募者にとって心理的な負担が大きいですが、社会人としてのマナーが問われる重要な場面です。
就職活動や転職活動において、企業は多くの時間と労力をかけて採用活動を行っているため、辞退する際には相手への配慮を忘れず、誠実な対応を心がける必要があります。
ここで紹介する5つの基本マナーを押さえておくことで、企業に迷惑をかけることなく、円満に辞退の意思を伝えられます。

辞退を決意したら1日でも早く連絡する

面接を辞退すると決めたら、可能な限り早く、できれば即日中に連絡を入れるのが基本です。
企業側は、応募者のために面接官のスケジュールを調整し、面接会場を確保するなど、多くの準備をしています。
連絡が遅れるほど、企業が費やした時間や労力が無駄になってしまいます。
特に面接日が近づいている場合は、企業が代わりの候補者の面接日程を組む必要も出てくるため、迅速な連絡が不可欠です。
辞退の決意が固まった時点で速やかに連絡することで、企業側の負担を最小限に抑えられます。

連絡なしでの無断辞退は絶対に避ける

いかなる理由があっても、連絡なしで面接を無断で辞退することは避けるべきです。
無断辞退は、面接のために時間を確保してくれた採用担当者や面接官に対して大変失礼な行為であり、社会人としての信用を著しく損ないます。
採用担当者は、応募者が来ない理由を心配し、交通機関の遅延や事故の可能性などを考えて安否確認の連絡をすることもあります。
このように企業に多大な迷惑をかけるだけでなく、将来的にその企業や関連会社と何らかの形で関わる可能性もゼロではないため、自身の評判を落とす行為は慎むべきです。

連絡手段はメールか電話のどちらでも問題ない

面接辞退の連絡手段は、メールと電話のどちらを選んでも基本的には問題ありません。
メールは、相手の都合の良いタイミングで確認してもらえる点や、辞退の連絡をしたという記録が残る点がメリットです。
特に面接日まで数日の余裕がある場合は、メールでの連絡が一般的です。
一方、電話は辞退の意思を直接かつ確実に伝えられる手段であり、面接の前日や当日といった緊急性が高い場合に適しています。
どちらの手段を選ぶにせよ、丁寧な言葉遣いで誠意をもって辞退の意思を伝えることが重要です。

企業の営業時間内に連絡するのが礼儀

面接辞退の連絡は企業の営業時間内に行うのが社会人としての基本的なマナーです。
電話で連絡する場合はもちろんのこと、メールで連絡する場合も始業から終業までの時間帯に送るのが望ましいでしょう。
深夜や早朝といった時間帯にメールを送ると生活リズムが不規則な印象を与えかねません。
採用担当者も日中は他の仕事と並行して採用業務を行っているため、できるだけ業務時間内に連絡を入れることで相手への配慮を示せます。
特に午前9時から午後5時頃までを目安に連絡するのが一般的です。

電話で連絡する際は静かな場所を確保する

電話で面接辞退の連絡をする際は、周囲の雑音が入らない静かな場所を選んでかけることが重要です。
駅のホームや繁華街など、騒がしい場所からの電話は、こちらの声が相手に聞き取りにくくなるだけでなく、重要な内容が正確に伝わらない可能性があります。
また、相手に対して「真剣に対応していない」という印象を与えかねません。
自宅や静かな個室など、落ち着いて話せる環境を確保し、電波状況が良好であることも確認してから電話をかけましょう。
聞き間違いなどのトラブルを防ぎ、誠実な姿勢で辞退の意思を伝えるための準備です。

【例文あり】メールで面接辞退を伝える際の書き方

メールで面接辞退を連絡する場合、件名で要件と氏名を明確に伝え、本文では感謝とお詫びの気持ちを丁寧に表現することが大切です。
ビジネスメールの基本構成である「宛名」「挨拶と名乗り」「要件」「結び」「署名」を踏まえ、簡潔で分かりやすい文章を心がけましょう。
ここでは、メールで辞退を伝える際の基本的な書き方と、理由別にそのまま使える例文を紹介します。
状況に合わせて適切に編集し、誠意が伝わるメールを作成してください。

件名には「面接辞退のご連絡」と氏名を必ず記載する

採用担当者は日々多くのメールを受け取っているため、件名を見ただけで誰からの何の連絡かが一目で分かるように配慮することが重要です。
「面接辞退のご連絡」といった要件と、自分の氏名を必ず記載しましょう。
例えば、「【面接辞退のご連絡】〇〇〇〇（氏名）」や「面接辞退のご連絡／〇〇〇〇」のように記述すると、他のメールに埋もれることなく、担当者が迅速に内容を把握できます。
大学名や応募職種も併記すると、より丁寧な印象になります。
分かりやすい件名は、相手への配慮の第一歩です。

本文では面接の機会への感謝とお詫びの気持ちを伝える

本文では、まず面接の機会を設けてもらったことへの感謝を述べることが大切です。
その上で、辞退することへのお詫びの言葉を明確に伝えます。
単に辞退するという事実だけを伝える事務的な断りの連絡ではなく、「貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません」といった一文を添えることで、誠実な気持ちが伝わります。
辞退の理由は詳細に述べる必要はなく、「一身上の都合により」や「検討の結果」といった表現で問題ありません。
最後に、企業の発展を祈る言葉で締めると、より丁寧な印象を与えられます。

【例文】他社からの内定が理由で辞退する場合

件名：面接辞退のご連絡／〇〇〇〇（氏名）
株式会社〇〇
人事部採用ご担当〇〇様
お世話になっております。
〇月〇日〇時より、面接のお約束をいただいております〇〇〇〇と申します。
この度は、面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮なのですが、先日他社より内定をいただき、慎重に検討した結果、そちらの企業とのご縁を感じ、入社を決意いたしました。
つきましては、誠に勝手ながら、この度の面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり大変申し訳ございません。
何卒ご容赦いただけますようお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

【例文】一身上の都合として具体的な理由を伏せたい場合

件名：面接辞退のご連絡／〇〇〇〇（氏名）
株式会社〇〇
人事部採用ご担当〇〇様
お世話になっております。
〇月〇日〇時に面接のお約束をいただいております、〇〇〇〇です。
この度は、面接のご案内をいただき、誠にありがとうございました。
大変恐縮ではございますが、一身上の都合により、この度の面接を辞退させていただきたく存じます。
ご多忙のなか、日程調整などご対応いただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。
身勝手な申し出で大変恐縮ですが、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。
末筆ではございますが、貴社のますますのご発展を心よりお祈りしております。

【例文】家庭の事情などやむを得ない理由で辞退する場合

面接辞退のご連絡 〇〇〇〇

株式会社〇〇
人事部採用ご担当〇〇様

お世話になっております。
〇月〇日（〇）〇時より、面接のお時間をいただいております〇〇〇〇と申します。

先日は面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変申し訳ないのですが、諸般の事情により、この度の選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

お忙しい中、貴重な機会を設けていただいたにもかかわらず、このような形でのご連絡となりましたことを心よりお詫び申し上げます。
何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

【会話例あり】電話で面接辞退を伝える際の話し方

電話で面接を辞退する際は、メール以上に言葉遣いや声のトーンが重要になります。
特に面接直前の連絡では、相手に与える印象を考慮し、簡潔かつ丁寧に用件を伝えなければなりません。
面接の断りを電話で行う場合は、まず自分の名前と面接予定日時を明確に伝え、担当者に繋いでもらいましょう。
そして、辞退の意思とお詫びの気持ちを直接伝えることが大切です。
ここでは、電話で辞退する際の具体的な会話の流れや、スマートな受け答えの例を紹介します。

最初に面接予定日時と自分の名前を名乗る

電話をかけたら、まずは自分が誰であるか、そして何の目的で電話したのかをはっきりと伝える必要があります。
「お忙しいところ恐れ入ります。私、〇月〇日の〇時から二次面接のお約束をいただいております、〇〇〇〇と申します」と、面接予定日時と氏名を明確に名乗りましょう。
これにより、電話を受けた相手は誰からの何の用件かをすぐに把握でき、スムーズに採用担当者へ取り次ぐことができます。
採用担当者につながった際も、再度同じように名乗り、挨拶をすることが丁寧な対応です。

辞退の意思とお詫びを簡潔に伝える

採用担当者に電話がつながったら、まず面接の機会をいただいたことへの感謝を述べ、続けて辞退したい旨を直接、分かりやすく伝えます。
前置きが長くなると要点が伝わりにくくなるため、「大変申し訳ございませんが、一身上の都合により、この度の面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました」のように、辞退の意思とお詫びを簡潔に述べることが重要です。
誠意を伝えるためには、申し訳ないという気持ちを込めて、落ち着いたトーンで話すことを意識しましょう。
相手の時間を長く拘束しないよう、手短に要件を伝える配慮が求められます。

【会話例】辞退理由を聞かれた場合のスマートな回答例

電話で辞退を伝えた際、企業側から理由を尋ねられることがあります。
詳細に答える義務はありませんが、質問された場合は誠実に対応するのが望ましいです。
「大変恐縮ですが、一身上の都合とさせていただけますでしょうか」と答えるのが最も無難です。
もし他社への入社を決めた場合は、「他社から内定をいただき、慎重に検討した結果、そちらの企業にお世話になることを決めました」と伝えても問題ありません。
どの理由を伝える場合でも、応募先企業への批判と捉えられるような発言は避け、あくまで自身の選択であることを丁寧に説明しましょう。

【状況別】面接のタイミングに応じた辞退の連絡方法

面接辞退の連絡方法は、面接日までどのくらい時間的な余裕があるかによって最適な手段が異なります。
面接の前日までに連絡する場合と、面接当日になってから連絡する場合では、緊急性が大きく変わるため、連絡手段を使い分ける必要があります。
基本的には、時間に余裕があればメール、緊急性が高い場合は電話と覚えておくと良いでしょう。
ここでは、それぞれの状況に応じた適切な連絡方法と、その際の注意点を具体的に解説します。

面接の前日までに連絡する場合はメールで問題ない

面接日の前日までに辞退を決めた場合は、メールで連絡しても失礼にはあたりません。
企業の営業時間内に送信すれば、採用担当者が翌日の出勤時に確認できるため、電話で相手の業務を中断させてしまうよりも、むしろメールの方が望ましいケースもあります。
メールであれば、辞退の連絡をしたという証拠が文面で残るため、言った言わないのトラブルを避けることも可能です。
ただし、送信後はメールが正しく届いているか、こまめに受信トレイを確認し、もし企業から返信があれば丁寧に対応しましょう。

面接当日の辞退連絡は緊急性が高いため電話で行う

面接当日に辞退を連絡する場合は、緊急性が高いため、電話で連絡する必要があります。
当日の朝になって体調不良になったり、急なトラブルが発生したりすることもあるでしょう。
企業側はすでに面接官のスケジュールを押さえ、会場の準備も終えています。
担当者がメールをすぐに確認できるとは限らないため、確実に辞退の意思を伝えるには電話が必須です。
電話で直接お詫びをし、事情を説明するのが最低限のマナーです。
可能であれば、電話での連絡後に、改めてお詫びのメールを送るとより丁寧な印象になります。

面接辞退に関するよくある質問と回答

面接辞退という状況に初めて直面すると、さまざまな疑問や不安が浮かぶものです。
例えば、一度辞退した企業に再応募できるのか、辞退理由を詳しく聞かれた際にどう答えれば良いのか、といった点が挙げられます。
また、転職エージェントを利用している場合の連絡方法や、辞退を伝えた後に引き止められた際の対処法など、具体的なケースでの対応に迷うこともあるでしょう。
ここでは、面接辞退に関するよくある質問を取り上げ、それぞれの採用シーンに応じた適切な回答を解説します。

一度辞退した企業へ再応募することはできる？

一度辞退した企業への再応募は不可能ではありませんが、ハードルは高いと認識しておくべきです。
企業側には前回の辞退履歴が残っているため、選考において不利になる可能性があります。
特に、連絡なしの無断辞退や失礼な態度での辞退だった場合、再応募しても不採用となる可能性は極めて高いでしょう。
もし再応募を希望する場合は、前回の辞退理由を真摯に説明し、なぜ再びその企業を志望するに至ったのか、熱意をもって伝える必要があります。
辞退時も誠実な対応を心がけることが、将来の可能性を閉ざさないためにも重要です。

企業から辞退理由を詳しく聞かれたらどう答える？

面接辞退の理由を詳細に話す義務はありませんが、企業から尋ねられた場合は、可能な範囲で誠実に回答するのがマナーです。
今後の採用活動の参考にしたいという意図で質問されることもあります。
「一身上の都合」と回答しても問題ありませんが、もし答える場合は、相手企業への批判やネガティブな内容は避けましょう。
例えば「自身のキャリアプランを再考した結果」や「他社から内定をいただき、自身の適性を鑑みてそちらに決めた」など、あくまで自身の判断であることを強調します。
面接の結果に関わらず、誠実な姿勢で対応することが大切です。

辞退の連絡後に企業から引き止められた際の対処法

企業が特に高く評価している応募者に対しては、辞退の連絡後に条件面の再提示など、引き止めが行われることがあります。
そのような場合は、まず自らを評価してくれたことへの感謝を伝えましょう。
その上で、辞退の意思が固いのであれば、その旨を再度、丁寧に、明確に伝えることが重要です。
曖昧な態度をとってしまうと、相手に期待を持たせ、かえって迷惑をかけることになります。
強い引き止めにあったとしても、一度熟考して下した決断である旨を伝え、毅然とした態度で誠実にお断りしましょう。
採用する企業側の立場も尊重する姿勢が求められます。

辞退メールを送った後に返信が来ない場合はどうする？

面接辞退のメールに対して、企業側が必ず返信するとは限りません。
そのため、返信がなくても過度に心配する必要はないでしょう。
しかし、面接日が迫っているにもかかわらず返信がないと、メールが届いているか不安になることもあります。
面接日の2日前になっても返信がない場合は、念のため電話で連絡を入れると安心です。
「先日、面接辞退のメールをお送りいたしましたが、ご確認いただけましたでしょうか」と、丁寧な言葉遣いで確認しましょう。
特に面接前日や当日にメールを送った場合は、確実に伝わっているか電話で確認するのが確実です。

まとめ

転職活動における面接辞退は、誰にでも起こり得ることです。
重要なのは、辞退を決めた際に社会人としてのマナーを守り、企業に対して誠実な対応を最後まで貫くことです。
辞退の意思が固まったらすぐに連絡し、感謝とお詫びの気持ちを丁寧に伝えることが基本となります。
連絡手段は状況に応じてメールと電話を使い分け、相手の立場を配慮した行動を心がける必要があります。
こうした適切な対応は、自身の社会的な信用を守るだけでなく、円満な転職活動の締めくくりにもつながります。