内定辞退メール例文集！転職で他社内定を失礼なく伝える方法は？

転職活動では、複数の企業から内定を得ることはよくある状況です。
他社の内定を受諾する場合、他の企業には内定辞退の連絡をしなければなりません。
その際、企業や担当の転職エージェントに対して、失礼のないように伝えることが重要です。
内定辞退はメールのみで連絡しても問題ありませんが、件名の書き方や理由の伝え方には配慮が求められます。

本記事では、基本的なマナーから、電話連絡が必要になるケース、内定辞退メールへの返信があった後の対応、さらには再応募の可能性まで、具体的な例文を交えて解説します。
今後の活動において良好な関係を保つためにも、適切な連絡方法を把握しておきましょう。

内定辞退メールの基本マナー

転職活動において内定辞退の連絡をメールで行うこと自体は、マナー違反ではありません。
しかし、相手企業への配慮を欠いた進め方は、社会人としての信頼を損なう可能性があります。
内定辞退を決めた後は、できるだけ速やかに連絡を入れるのが基本です。

メールを送った後に企業から返信がなければ、電話で確認することも必要になります。
辞退という伝えにくい内容だからこそ、誠実な対応を心がけ、円満に転職活動を終えられるようにしましょう。

内定辞退は必ず連絡する

他社への入社を決めるなどして内定辞退の意思が固まったら、必ずその旨を企業に連絡してください。
気まずさから連絡をためらうかもしれませんが、内定辞退そのものは失礼な行為ではありません。
問題となるのは、連絡を怠ったり、後回しにしたりすることで企業に迷惑をかけることです。

近年では電話だけでなくメールでの連絡も一般的になっており、相手の時間を拘束しない点で配慮ある手段ともいえます。
将来的に、辞退した企業と仕事上で関わる可能性もゼロではないため、辞退を決意した段階で速やかに、そして誠実な態度で連絡を入れることが社会人としてのマナーです。

採用担当者への連絡は1週間以内

内定辞退の連絡は、内定通知を受け取ってから1週間以内を目安に行うのが一般的です。
もし企業から回答期限を提示されている場合は、その期間内に連絡しましょう。
企業は採用計画に基づいて動いており、辞退者が出た場合は他の候補者への連絡や再募集の検討など、次のアクションを迅速に進める必要があります。

できるだけ早く辞退の意思を伝えることは、企業側の負担を軽減するための重要な配慮です。
なお、内定をすぐに決断できず保留したい場合は、いつまでに回答できるかという具体的な期間と理由を明確に伝え、誠実な姿勢で相談することが求められます。

メール後に返信がなければ電話もする

内定辞退のメールを送信した後、数日経っても企業から返信がない場合は、電話で確認の連絡を入れましょう。
採用担当者は日々多くのメールに対応しているため、メールが見落とされていたり、迷惑メールフォルダに振り分けられたりしている可能性も考えられます。
確認の電話をする際は、まず自分の名前を名乗り、「先日、内定辞退のメールをお送りいたしましたが、ご確認いただけておりますでしょうか」と丁寧に尋ねてください。

もし転職エージェントを介して活動している場合は、辞退の連絡はエージェントが代行してくれますが、個人で応募した際は、こうした確認作業も自分で行う必要があります。

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メールで内定辞退する際の構成と注意点

メールで内定辞退の連絡をする際は、要点を簡潔かつ丁寧に伝える構成を心がけることが重要です。
まず件名で内定辞退の連絡であることを明確に示し、本文では内定へのお礼、辞退の意思と簡潔な理由、メールでの連絡となったことへのお詫び、そして企業の発展を祈る言葉で締めくくるのが基本的な流れです。

署名を忘れずに入れることもビジネスマナーの一環です。
これらの要素を押さえることで、誠実な印象を与え、円満に転職活動を終えることにつながります。

①内定辞退の意思は件名で伝える

内定辞退メールを送る際は、件名だけで用件が明確に伝わるように工夫しましょう。
採用担当者は日々多くのメールを処理しているため、「内定辞退のご連絡（氏名）」や「選考辞退のお願い（氏名）」のように、内容と送信者が一目でわかる件名にすることがビジネスマナーです。

件名で本題を伝えることで、相手はメールを開く前に心の準備ができ、その後の対応もスムーズに進みます。
曖昧な件名にしてしまうと、他のメールに埋もれて確認が遅れる原因にもなりかねません。
明確な件名は、相手への配慮を示す最初のステップです。

②内定連絡と面接時のお礼を伝える

メールの本文は、まず内定の連絡をいただいたことへの感謝の言葉から始めます。
いきなり内定辞退の旨を伝えるのではなく、「この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました」と一言添えることで、相手に対する敬意を示せます。

また、面接など選考過程でお世話になったことへの感謝も合わせて伝えると、より丁寧な印象になります。
例えば、「面接をご担当いただいた〇〇様には、心より感謝申し上げます」といった具体的な一文を加えることで、辞退というネガティブな連絡を和らげる効果があります。
この冒頭部分で感謝を伝えることが、円滑なコミュニケーションの基本です。

③内定辞退の趣旨は明確に、理由は簡潔にまとめる

感謝の言葉を述べた後、内定を辞退する意思を明確に伝えます。
「大変恐縮ではございますが、この度の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました」のように、曖昧な表現は避けてはっきりと記述しましょう。
辞退の理由については、詳細に説明する必要はありません。

「一身上の都合により」や、他社への入社を決めた場合は「慎重に検討を重ねた結果、他社とのご縁を感じ、そちらに入社することを決意いたしました」といった簡潔な表現で十分です。
理由を正直に話す場合でも、辞退する企業への批判と受け取られるような内容は避け、あくまで自身の選択であることを伝えるのがマナーです。

④メール連絡に対するお詫びを伝える

内定辞退のような重要な連絡は、本来であれば直接会って、あるいは電話で伝えるのが最も丁寧だとされています。
そのため、メールという手段で連絡することに対して、一言お詫びの言葉を添えるのが望ましいです。
例えば、「本来であれば直接お伺いしてお伝えすべきところ、メールでのご連絡となりましたこと、何卒ご容赦ください」といった一文を加えることで、誠実な姿勢を示すことができます。

この一言があるだけで、採用に時間を割いてくれた企業への配慮が伝わり、相手に与える印象も大きく変わります。
手間を惜しまず、丁寧な言葉選びを心がけてください。

⑤締めの言葉

メールの最後は、一般的なビジネスメールと同様に、締めの言葉と署名で締めくくります。
締めの言葉としては、企業の今後の発展を願う一文を入れるのが通例です。
「末筆ではございますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます」といった定型文で問題ありません。

その後、改行して自分の氏名、住所、電話番号、メールアドレスを記載した署名を加えます。
署名は、誰からの連絡であるかを明確にするために不可欠な要素です。
内定辞退という連絡の後だからこそ、最後までビジネスマナーに則った丁寧な対応を徹底することが求められます。

【パターン別】内定辞退メールの例文集

内定辞退の理由は人それぞれ異なりますが、その理由に応じた適切な伝え方をすることが重要です。
ここでは、「他社への入社を決めた場合」「現職に留まることにした場合」「具体的な理由を伝えたくない場合」など、よくある状況別の内定辞退メールの例文を紹介します。

また、転職エージェントを利用している場合に、担当者へ辞退の意思を伝える際の例文も用意しました。
自分の状況に最も近い例文を参考に、誠意の伝わるメールを作成してください。

他社内定を理由に辞退したい場合の例文

件名：内定辞退のご連絡（氏名）

株式会社〇〇
人事部採用ご担当〇〇様

お世話になっております。
先日、内定のご連絡をいただきました（氏名）です。
この度は、内定のご通知をいただき、誠にありがとうございました。

このような光栄な機会をいただきながら大変恐縮なのですが、慎重に検討を重ねました結果、今回は内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
自身の適性や今後のキャリアプランを考えた上で、他社とのご縁を感じ、そちらの企業へ入社する決断をいたしました。

選考にお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり、誠に申し訳ございません。
本来であれば直接お伺いすべきところ、メールでのご連絡となりましたことを何卒ご容赦ください。

末筆ではございますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

（氏名）
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXX@XXXX.com

能力不足を理由に辞退したい場合の例文

件名：内定辞退のご連絡（氏名）

株式会社〇〇
人事部採用ご担当〇〇様

お世話になっております。
先日、内定のご連絡をいただきました（氏名）です。
この度は、採用内定のご通知をいただき、心より御礼申し上げます。

大変光栄なお知らせをいただきながら誠に恐縮ですが、今回の内定を辞退させていただきたく存じます。
内定をいただいた後、改めて業務内容と自身のスキルや経験を照らし合わせて熟考した結果、現時点の私では貴社のご期待に応えることが難しいと判断いたしました。

貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このような結果となり大変申し訳なく存じます。
本来であれば直接お伺いすべきところ、メールでのご連絡となりますことをお許しください。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
（氏名）
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXX@XXXX.com

現職に残ることを理由に辞退したい場合の例文

件名：内定辞退のご連絡（氏名）

株式会社〇〇
人事部採用ご担当〇〇様

お世話になっております。
先日、内定のご連絡をいただきました（氏名）です。
この度は内定のご通知を賜り、誠にありがとうございました。

このような機会をいただきながら大変恐縮ですが、慎重に検討を重ねた結果、現職に留まるという決断に至りましたため、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

選考にご尽力いただいた皆様には、多大なるご迷惑をおかけしますことを心よりお詫び申し上げます。
本来であれば直接お伺いすべきところ、メールでのご連絡となりましたことを何卒ご容赦ください。

末筆ではございますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

理由に触れずに辞退したい場合の例文

件名：内定辞退のご連絡（氏名）

株式会社〇〇
人事部採用ご担当〇〇様

お世話になっております。
先日、内定のご連絡をいただきました（氏名）です。
この度は、内定のご通知をいただき、誠にありがとうございました。

大変光栄なお話をいただきながら誠に恐縮ですが、一身上の都合により、今回の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を割いて選考していただいたにもかかわらず、このようなご連絡となりましたことを、深くお詫び申し上げます。
本来であれば直接お伺いすべきところ、メールでのご連絡となりましたことをご容赦いただけますと幸いです。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

（氏名）
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXX@XXXX.com

転職エージェントに内定辞退を伝えたい場合の例文

件名：【氏名】株式会社〇〇の内定辞退のお願い

株式会社△△
担当者名様

いつもお世話になっております。氏名です。
この度は、株式会社〇〇の内定獲得にご尽力いただき、誠にありがとうございました。

大変申し上げにくいのですが、慎重に検討いたしました結果、今回は内定を辞退させていただきたく存じます。
理由としましては、最終面接でお伺いした業務内容と、自身のキャリアプランとの間に若干の相違を感じたためです。
多大なるサポートをいただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり大変申し訳ございません。

引き続き転職活動は継続していきたいと考えておりますので、今回の結果を踏まえ、またご相談させていただけますと幸いです。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

氏名
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：XXXX@XXXX.com

内定辞退に関するよくある質問

転職活動における内定辞退では、多くの人が様々な疑問や不安を抱えます。
例えば、「他社への入社を正直に伝えても良いのか」「連絡はメールだけで十分なのか」といった連絡内容や方法に関するものから、「メールを送った後に返信がなかったらどう対応すべきか」「一度辞退した企業への再応募は可能なのか」といった辞退後の対応に関するものまで、その内容は多岐にわたります。

ここでは、そうした内定辞退にまつわるよくある質問について、Q&A形式で解説します。

Q.他社内定の都合は企業に伝えてもよい？

内定辞退の理由として、他社への入社を決めたことを伝えるのは問題ありません。
転職活動では複数の企業を併願するのが一般的であるため、採用担当者も正直な理由を伝えられることに慣れています。
むしろ、正直に伝えることで、熟考の末の決断であることが伝わり、納得してもらいやすい側面もあります。

ただし、面接の場で「御社が第一志望です」と強く伝えていた場合は、矛盾が生じて不誠実な印象を与えかねないため、「一身上の都合」など別の表現を検討した方が無難です。
転職エージェントを利用している場合は、担当者がうまく伝えてくれることもあります。

Q.内定辞退はメールだけでもよい？

近年、内定辞退の連絡はメールのみで完結させることを許容する企業が増えています。
電話は相手の業務を中断させてしまうのに対し、メールは相手の都合の良いタイミングで確認できる上、辞退の事実が文面として記録に残るというメリットがあります。
そのため、多くの企業がメールでの連絡を合理的な手段として受け入れています。

もちろん、電話で直接伝える方がより丁寧な印象を与えることは間違いありませんが、誠実な文面で感謝と謝罪の意を伝えれば、メールのみの連絡でも失礼にあたることは少ないでしょう。

Q.内定辞退メールに返信が来なかったら？

内定辞退のメールを送信してから翌営業日の午後を過ぎても返信がない場合は、念のため電話で確認の連絡を入れましょう。
採用担当者が見落としていたり、何らかのシステムトラブルでメールが届いていなかったりする可能性も考えられます。
電話をかける際は、「先日、内定辞退のメールをお送りいたしました〇〇と申します。メールをご確認いただけておりますでしょうか」と丁寧に尋ねてください。

確実に辞退の意思が伝わったことを確認するまでが、応募者の責任です。
連絡の行き違いによるトラブルを避けるためにも、返信がない場合は放置しないようにしてください。

Q.内定辞退メールへの返信に返信は必要？

企業から届いた内定辞退を承諾する旨の返信に対しては、基本的に再度の返信は不要です。
やり取りが長引くと、かえって採用担当者の負担を増やすことになりかねません。
メールの往復は、相手が承諾した時点で終了と考えるのが一般的です。

ただし、返信メールの中で辞退理由を詳しく尋ねられたり、何か質問が記載されていたりした場合は、その内容に対して誠実に回答するのがマナーです。
また、まれに電話がかかってくることもありますが、その際も可能な範囲で丁寧に対応するよう心がけてください。

Q.内定辞退後に再応募は可能？

一度内定を辞退した企業への再応募は、不可能ではありませんが、一般的にハードルは高くなります。
企業側には過去の応募記録や内定辞退の事実が残っているため、選考では「なぜ前回は辞退したのか」「なぜ今回は再応募したのか」という点について、納得のいく理由を説明することが強く求められます。

また、企業によっては「一度辞退した人の再応募は受け付けない」といった内規を設けている場合もあります。
再応募を検討する際は、まず企業の採用方針を確認し、辞退理由と再応募の動機を論理的に説明できるか、慎重に自己分析することが不可欠です。

マナーを守って気持ちよく転職活動を進めよう

転職活動において、複数の企業から内定を得た結果、内定辞退の連絡が必要になる場面は少なくありません。
辞退の連絡は気が重いものですが、後回しにすると企業に迷惑をかけるだけでなく、自身の社会的信用にも影響しかねません。
内定辞退を決意したら、できるだけ速やかに、本記事で紹介した例文やマナーを参考にして誠実な連絡を心がけてください。

件名や理由の伝え方一つで相手に与える印象は大きく変わります。
また、転職エージェントを活用すれば、こうした企業とのやり取りや年収交渉なども代行してくれるため、活動の負担を軽減できます。
適切な対応で円満に転職活動を締めくくりましょう。