就職役立ち情報箱

入社書類とは、就職が決まった後に会社へ提出する一連の書類を指します。
雇用契約を結び、社会保険や税金の手続きを進めるために、法律や会社の規定に基づき提出が求められます。
労働基準法で定められた労働者名簿の作成に必要な情報も含まれており、入社書類には何が必要かを事前に把握しておくことが重要です。

案内された必要なものを一覧で確認し、計画的に準備を進めましょう。
最近では、書類の電子化も進んでおり、クラウド上で手続きが完結するケースも増えています。
この説明を参考に、スムーズな入社準備を行いましょう。

【チェックリスト】入社時に必要な書類一覧

入社時に会社へ提出する書類は数が多く、新卒か中途か、また正社員やアルバイトといった雇用形態によっても必須となるものが異なります。
会社から提出を求められた書類は、基本的にすべて重要なものです。
ここでは、一般的に提出が必要となる書類一覧をリスト形式で紹介します。

会社からの案内に沿って準備を進めるのが基本ですが、この一覧をチェックリストとして活用すれば、提出漏れを防ぐのに役立ちます。
抜け漏れがないように、自分用の書類一覧のリストを作成して管理するのも有効な手段です。

基本的に全員が提出する書類

入社する際は、雇用形態にかかわらず、基本的に全員が提出を求められる書類があります。
代表的なものとして、労働条件を明記した「雇用契約書」や、会社の規則を守ることを誓う「入社誓約書」が挙げられます。
また、何か問題が発生した際に保証人が連帯して責任を負うことを示す「身元保証書」の提出が必要な場合もあります。
この書類には身元保証人の署名捺印が求められます。

氏名、生年月日、住所などを証明するための「住民票記載事項証明書」も必要です。
これらの書類は、社会保険への加入手続きや、法律で作成が義務付けられている労働者名簿の履歴管理などに不可欠な情報となります。

中途入社や扶養家族がいる場合に提出する書類

中途入社の人や扶養する家族がいる場合、全員提出の書類に加えて、別途必要なものがあります。
前職を退職した際に受け取る「源泉徴収票」は、新しい会社で年末調整を行うために必須です。
同じく前職から受け取る「雇用保険被保険者証」と、厚生年金の手続きに必要な「年金手帳」または「基礎年金番号通知書」も提出します。

また、所得税の計算に関わる「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」は、扶養する配偶者や親族がいる場合に、その情報を記載して提出します。
通勤手当の申請にあたり、通勤経路の確認として運転免許証のコピーが求められるケースもあります。

会社から提出を求められることがある場合

企業の規則や職種によっては、追加で提出を求められることがある書類も存在します。
学歴を証明するために「卒業証明書」の提出を、特に新卒者に対して求める会社は少なくありません。

業務に関連する資格を証明する必要がある場合は、「資格免許証」や「合格証明書」のコピーを提出します。
入社前の健康状態を確認する目的で、「健康診断書」の提出も一般的です。
また、経理など金銭を扱う職務に就く場合、信頼性を担保するために実印での捺印や印鑑証明書を添付した「身元保証書」の提出が求められることもあります。

主要な入社書類の入手方法と記載時の注意点

入社書類は、会社から配布されるものだけでなく、自身で役所や前職から入手する必要があるものも含まれます。
書類の作成にあたっては、指定されたサイズの証明写真の準備や、捺印、サインなど、細かなルールを守らなくてはなりません。
書き方のミスは手続きの遅延につながるため、正確な記載が不可欠です。

万が一、記載を誤った場合は、二重線と訂正印で修正するのが一般的です。
ここでは、特に準備に時間のかかる主要な書類について、入手方法と記載時の注意点を解説します。
コピー（写し）の提出についても確認しましょう。

年金手帳または基礎年金番号通知書

年金手帳または基礎年金番号通知書は、会社が厚生年金保険の加入手続きを行う際に必要な、基礎年金番号を確認するための書類です。
年金手帳は、多くの場合青い表紙の冊子です。
平成29年1月以降に初めて年金制度に加入した人には、年金手帳の代わりに基礎年金番号通知書が発行されています。

これらの書類を紛失してしまった場合は、再発行の手続きが必要です。
最寄りの年金事務所の窓口で申請すれば再発行してもらえますが、急ぎでなければ入社する会社経由で手続きを進められることもあります。
入社手続きを円滑に進めるためにも、早めに手元にあるか確認しておくことが求められます。

雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証は、雇用保険に加入していることを証明する書類で、転職の際に次の会社へ提出する必要があります。
通常、前職の会社を退職する際に、離職票などと一緒に手渡されます。
細長い形状の紙片で、被保険者番号などの重要な情報が記載されています。

新卒で初めて就職する人は、入社後に会社が新規で加入手続きを行うため、自分で用意する必要はありません。
もし紛失してしまった場合は、自身の住所を管轄するハローワークで再発行の手続きが可能です。
その際は、本人確認書類（運転免許証など）を持参して窓口で申請します。

源泉徴収票

年の途中で転職した場合、新しい会社で年末調整を行うために、前の会社の源泉徴収票を提出する必要があります。
源泉徴収票には、その年の1月1日から退職日までに前の会社から支払われた給与の総額や、納めた所得税の額が記載されています。

法律上、会社は退職後1ヶ月以内に発行する義務があるため、もし手元に届かない場合は、前の会社の給与担当部署に速やかに問い合わせてください。
年内に転職せず、翌年以降に就職する場合には提出は不要です。
アルバイトやパートであっても、その年に給与所得があった場合は提出を求められます。

給与所得者の扶養控除等（異動）申告書

「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」は、毎月の給与から天引きされる所得税額を正しく計算するために不可欠な書類です。
この申告書を提出することで、配偶者控除や扶養控除といった所得控除を受けられます。
書類は会社から配布されるのが一般的で、扶養している家族がいない単身者の場合でも、自身の氏名や住所、マイナンバーなどを記載して提出しなくてはなりません。

控除対象となる配偶者や親族がいる場合は、その人たちの氏名や所得の見積額なども記入します。
この書類は、その年の最初の給与が支払われる前日までに提出することが定められています。

マイナンバーが確認できる資料

社会保険や税金に関する行政手続きにおいて、マイナンバー（個人番号）の記載が法律で義務付けられているため、会社は従業員のマイナンバーを収集しなくてはなりません。
そのため、入社時にマイナンバーが確認できる書類の提出を求められます。
確認書類として有効なのは、「マイナンバーカード」、「通知カード」、「マイナンバーが記載された住民票の写し」のいずれかです。

マイナンバーカードであれば、それ1枚で番号確認と本人確認が完了します。
通知カードの場合は、運転免許証やパスポートなどの本人確認書類が別途必要になります。
会社によってはコピーの提出ではなく、原本の提示のみで済むこともあります。

入社書類の提出方法を3つのパターン別に解説

準備が整った入社書類は、会社の指示に従って提出します。
提出方法には主に、郵送、直接の手渡し、メールでのデータ送付の3パターンがあります。
それぞれの送り方には、封筒の選び方や宛名の書き方、手渡し時のマナーなど、注意すべき点が存在します。

会社の担当者に良い印象を与え、スムーズに手続きを進めるためにも、指定された方法で適切に提出することが重要です。
ここでは、各パターン別の提出方法と、その時の注意点を詳しく解説します。

入社する際、郵送で提出する場合の封筒の選び方とマナー

入社書類を郵送する際は、書類を折らずに入れられるA4サイズ対応の「角形2号」封筒を使用するのが適切です。
色は、フォーマルな印象を与える白色を選びましょう。
封筒の表面には、会社の住所、部署名、担当者名を正確に記載し、左下に赤字で「入社関係書類在中」と書き添えます。
裏面には自分の住所と氏名を忘れずに記入してください。

会社から返信用封筒が提供されている場合は、それを使用します。
個人情報を含む重要書類のため、配達状況が確認できる特定記録郵便や簡易書留といった追跡サービスを利用するとより安全です。
書類はクリアファイルにまとめてから封筒に入れると、郵送中の汚れや折れを防げます。

入社する際、好印象を与える添え状（送付状）の書き方【例文あり】

入社書類を郵送する際には、ビジネスマナーとして添え状（送付状）を同封します。
添え状は、誰がどのような書類を何枚送ったのかを明確にする役割を果たします。
パソコンで作成するのが一般的で、送付状テンプレートを活用すると効率的です。

記載内容は、日付、宛名、差出人情報、頭語・結語（拝啓・敬具）、簡単な挨拶文、そして送付書類の内容を箇条書きにした「記」と続きます。
例えば、「この度は採用のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。ご指示いただきました下記の書類をお送りいたしますので、ご査収のほどお願い申し上げます。」といった挨拶を入れると良いでしょう。
この一枚があるだけで、丁寧な印象を与えられます。

入社する際、手渡しで提出する際の基本的な注意点

入社書類を手渡しで提出する場合、書類を直接持参する際も封筒に入れるのがマナーです。
書類はクリアファイルにまとめ、封筒に入れますが、その場で中身を確認できるように封はしません。
封筒に宛名を記載する必要もありません。

担当者に渡す際は、封筒からクリアファイルごと書類を取り出し、相手が読みやすい向きにして両手で丁寧に差し出します。
「お忙しいところ恐れ入ります。ご指示いただきました入社書類を持参いたしました」といった挨拶を添えましょう。
担当者が不在の場合に備え、誰に預ければよいか事前に確認しておくと、当日の受け取りがスムーズに進みます。

入社書類の準備でよくある質問と回答

入社書類の準備を進めていると、「この印鑑で良いのかわからない」「書類を紛失してしまった」など、様々な疑問やトラブルに直面することがあります。
特に初めての就職や転職の場合、慣れない手続きに戸惑うことも少なくありません。
自己判断で対応すると後々手続きに支障が出る可能性もあるため、書類一覧に関して正しい知識を身につけておくことが大切です。

ここでは、入社書類の準備について、多くの人が抱きがちな質問と、その具体的な回答をまとめました。

書類に押す印鑑はシャチハタでも良い？

入社書類への押印は、原則としてシャチハタの使用は避けるべきです。
契約書などの公的な書類では、印影が経年劣化しやすい、また同じ形の印鑑が大量生産されているといった理由から、シャチハタは認められないのが一般的です。

入社書類には雇用契約書などの法的な効力を持つものが含まれるため、朱肉をつけて押すタイプの認印を使用するのがマナーに反しない対応と言えます。
会社から「シャチハタ可」との明確な指示がない限り、認印を準備しましょう。
実印や銀行印である必要はありませんが、信頼性の高い印鑑を用いることが社会人としての基本姿勢となります。

提出期限に間に合わない場合の連絡方法は？

やむを得ない理由で入社書類の提出期限に間に合わないことがわかった時点で、速やかに会社の採用担当者へ連絡を入れることが重要です。
連絡手段は、確実性が高く誠意が伝わりやすい電話が望ましいです。
連絡の際は、まず提出が遅れることへの謝罪を述べ、次に具体的な理由と、いつまでに提出可能かの見込みを伝えます。

例えば「住民票の取得に時間がかかっており、提出が2日ほど遅れる見込みです」のように明確に説明しましょう。
無断で期限を過ぎることは絶対に避けなくてはなりません。
書類に不備があった場合も同様で、正直に報告し、指示を仰ぐ姿勢が信頼関係を維持するために不可欠です。

年金手帳や雇用保険被保険者証を紛失した場合の再発行手続き

年金手帳や基礎年金番号通知書がない場合は、再発行の手続きが必要です。
最寄りの年金事務所の窓口へ行けば申請できますが、会社員であれば、勤務先経由で「年金手帳再交付申請書」を提出して再発行することも可能です。
雇用保険被保険者証を紛失した場合は、自身の住所地を管轄するハローワークで再発行の手続きを行います。

申請には、運転免許証などの本人確認書類と印鑑が必要です。
どちらの書類も再発行には一定の時間がかかる可能性があるため、紛失に気づいたらすぐに行動に移しましょう。
入社日までに準備が難しい場合は、会社にその旨を連絡しておく必要があります。

会社から指定された書類が届かないときはどうする？

内定の連絡後、会社から送付されるはずの入社書類がいつまで待っても届かない、またはメールでこない場合は、まず自身の迷惑メールフォルダを確認しましょう。
それでも見当たらない場合は、会社の採用担当者へ問い合わせるのが賢明です。
問い合わせの際は、「◯月◯日付で内定をいただきました（氏名）です。お送りいただく予定の入社書類がまだ届いていないようなのですが、発送状況はいかがでしょうか」のように、丁寧な言葉遣いで確認します。

郵送事故や社内での手違いも考えられるため、不安なまま待ち続けるのではなく、自分から状況を確認する連絡を入れることが大切です。

まとめ

入社書類は、内定後から入社日までの間に準備を完了させる必要がある重要な手続きです。
会社からのご案内の内容を細部まで確認し、チェックリストなどを用いて計画的に準備を進めることが求められます。
特に新入社員が多い4月や5月入社の時期は、役所の窓口が混雑することも予想されるため、余裕を持ったスケジュールを組みましょう。

源泉徴収票など、一部の書類は退職した会社からの返却を待つ必要があるため、退職時に確実に受け取る段取りも重要です。
書類の不備や提出の遅れは、給与支払いや社会保険の加入手続きに影響を及ぼす可能性があります。
正確かつ迅速な対応を心がけ、円滑な入社を迎えましょう。