履歴書の送り方・書き方｜切手料金やビジネスマナーも解説

履歴書の送り方は、通常の手紙と同様に書類を作成し、宛名を書いた封筒に入れて郵送するのが基本です。
しかし、就職・転職活動においては、添え状の同封や封筒の書き方など、ビジネスマナーを意識すべき点が複数あります。
応募書類の郵送は、選考における第一印象を左右する重要なプロセスです。

封筒の選び方から宛名の書き方、切手料金まで、郵送とメール送付それぞれの送り方に関するマナーを事前に確認し、準備を整えましょう。
縦書きだけでなく、横書きの場合についても解説します。

履歴書を送る封筒のサイズ・色の選び方

履歴書や職務経歴書といった応募書類を送付する際の封筒は、書類を折らずにきれいな状態で届けられるサイズを選ぶことが重要です。
封筒の色は清潔感があり、宛名が読みやすい白色が最適とされています。

ビジネスシーンのフォーマルな書類送付においては、茶封筒は事務的な用途で使われることが多いため、避けた方が無難です。
封筒を選ぶ段階から、採用担当者への配慮を示す姿勢が求められます。

履歴書は二つ折りがおすすめ

市販の履歴書は、見開くとA3サイズやB4サイズになるものが一般的です。
これを郵送する際は、中央で一度だけ折る「二つ折り」の状態が最適です。
三つ折りやそれ以上に細かく折ると、採用担当者が書類を広げにくく、折り目によって文字が読みにくくなる可能性があります。

やむを得ず長形封筒を使い三つ折りにする場合は、封筒に入れた際に顔写真と氏名が上に来るよう、外側から見てZ字型になるように折りましょう。
この折り方は、受け取った相手が書類を開きやすいという利点があります。

【住所・名前】履歴書を送る封筒の書き方

履歴書を郵送する封筒には、表面に送付先の住所や企業名、裏面には差出人である自分の情報を正確に記載します。
宛名の書き方は、ビジネスマナーが問われる重要なポイントであり、丁寧さが伝わるよう、黒のボールペンや万年筆を使い、楷書で読みやすく書くことが基本です。

封筒を縦に使うか横に使うかによって、住所や氏名の書き方、切手を貼る位置などが異なるため、それぞれのルールを理解しておきましょう。

縦書きの場合

縦書きの封筒を使用する場合、表面の住所は右側から都道府県名を省略せずに書き始め、番地には「一」「二」のような漢数字を用います。
会社名は中央に住所より少し大きな文字で記載し、部署名や担当者名は会社名の左に書きます。
宛名は個人宛なら「様」、部署宛なら「御中」と使い分けましょう。
左下には赤色のペンで「履歴書在中」と記し、四角で囲みます。

裏面には、中央の継ぎ目より左側に自分の住所と氏名を記載し、左上に投函日を記入します。
封をしたら、中央に「〆」マークを書くのがマナーです。

横書きの場合

外資系企業やIT業界などでは、横書きの封筒が使用されることもあります。
この場合、切手は右上に貼り、宛先の郵便番号、住所、会社名、担当者名の順で上から記載します。
住所の番地などには「1」「2」といった算用数字を用いるのが一般的です。
封筒の右下あたりに赤字で「履歴書在中」と記載します。

差出人である自分の住所や氏名は、封筒の裏側、下部の中央付近に記載するのが通例です。
横書きの場合でも、全体のバランスを見ながら、読みやすく丁寧に書くことが求められます。

履歴書を持参する場合

履歴書を企業へ直接持参して手渡しする際は、郵送ではないため封筒に宛名を書く必要はありません。
しかし、移動中に大切な応募書類が汚れたり折れたりするのを防ぐため、封筒に入れて持ち運ぶのがマナーです。
この場合、封筒の表面には左下に赤字で「履歴書在中」とだけ書き、裏面には自分の住所と氏名を記載しておくと、誰の書類か分かりやすくなります。

面接官に渡す際には、封筒から書類を取り出し、クリアファイルごと相手が読みやすい向きにして両手で差し出しましょう。

履歴書を送る封筒に入れるもの

企業へ履歴書を送る際には、提出を求められている書類をすべて揃えることが大前提です。
履歴書や職務経歴書、エントリーシートなど、募集要項を再度確認し、入れ忘れがないようにしましょう。
必須書類の他に、送付状（添え状）を同封するのが一般的なビジネスマナーとされています。

また、書類全体をクリアファイルにまとめてから封筒に入れると、郵送中の雨濡れや折れ曲がりを防ぐことができ、より丁寧な印象を与えられます。

添え状・送付状

添え状（送付状）とは、誰が・誰宛に・何を・どれだけ送ったのかを記す挨拶状のことで、応募書類を郵送する際に同封するのがビジネスマナーです。
添え状の有無が選考結果を直接左右することは考えにくいですが、社会人としての常識や丁寧な人柄を示すことにつながります。
手書きでも問題ありませんが、パソコンで作成しておけば、他の企業に応募する際にも使い回しができて便利です。

ただし、別の企業に送った情報を消し忘れるといったミスがないよう、郵送前には必ず内容の最終確認を行いましょう。

クリアファイル

応募書類をクリアファイルに入れてから封筒に収めることで、郵送中に雨で封筒が濡れても中身を守り、書類の端が折れ曲がるのを防げます。
特に、手書きで作成した履歴書の場合、水分でにじんでしまうと読みにくくなるため、クリアファイルの使用が推奨されます。

添え状と同様に、クリアファイルの有無が選考に直接影響を及ぼすことはありませんが、大切な書類を丁寧に扱っているという姿勢を示すことができます。
使用するクリアファイルは、無色透明で、新品または傷や汚れのない綺麗なものを選びましょう。

封筒に入れる書類の順番

封筒に応募書類を入れる際は、受け取った採用担当者が確認しやすいように、順番を工夫することが大切です。
まず、一番上に添え状を置きます。
これにより、担当者はまず挨拶文と送付物の内容一覧に目を通すことができます。
次に履歴書、その次に職務経歴書と続けます。

ポートフォリオやエントリーシートなど、その他の書類がある場合は、職務経歴書の後ろにまとめて入れましょう。
すべての書類の上下と表裏の向きを揃えてクリアファイルに挟み、封筒に入れるのが丁寧な方法です。

履歴書を送るときに意識したいマナー

履歴書を送付する際には、書類の内容だけでなく、封筒の扱い方にも注意を払う必要があります。
例えば、封筒を閉じる際の道具の選び方や、万が一書き損じた場合の対処法など、細かな点にもビジネスマナーが存在します。
これらのマナーを守ることは、応募者の丁寧さや社会人としての常識を示すことにつながり、採用担当者に良い印象を与えるための重要な要素となります。

郵送前の最終チェックとして、これから解説する2つのマナーを意識してください。

封筒はのりや両面テープで留める

応募書類を入れた封筒のフタを閉じる際は、液体のりやスティックのり、または両面テープを使用するのが最適です。のり付けが甘いと郵送中に剥がれてしまう可能性があるため、しっかりと封をしましょう。セロハンテープは、粘着力が弱く剥がれやすい上に、見た目もあまり良くないためビジネス文書の封かんには不向きです。封をした後は、フタと本体の境目に「〆」マークを書くことで、未開封であることを示します。ただし、履歴書を持参して手渡しする場合には、面接官がその場で中身を確認するため、封をする必要はありません。

修正ペン・修正テープは使用しない

履歴書や職務経歴書、そして封筒の宛名書きにおいて、誤字脱字をしてしまった場合でも、修正ペンや修正テープの使用は絶対に避けなければなりません。
修正跡のある書類は、正式なビジネス文書としての信頼性を損ない、準備不足や注意力の欠如といったマイナスの印象を与えてしまいます。

間違いに気づいた場合は、手間を惜しまず、必ず新しい用紙や封筒に一から書き直しましょう。
このようなミスを防ぐため、手書きの場合は鉛筆で下書きをする、あるいはパソコンで書類を作成するといった対策が有効です。

履歴書の郵送方法に関するポイント

履歴書を郵送する方法は、郵便局の窓口やポストから「普通郵便」として送るのが一般的です。
しかし、状況に応じて他の送り方を選択することも可能です。
例えば、厚みのあるポートフォリオを同封する場合や、提出期限が迫っている場合など、ケースバイケースで最適な郵送方法を検討する必要があります。

ただし、企業から郵送方法について特別な指示がある場合は、その指示に従うのが最優先です。
ここでは、普通郵便以外の送り方に関するポイントを解説します。

ポートフォリオなどがあるときはレターパックなどを使ってもよい

デザイナー職やクリエイター職の応募で、作品集であるポートフォリオを同封する場合、書類に厚みが出ることがあります。
このようなケースでは、A4サイズ・4kg以内であれば全国一律料金で送れる「レターパック」の利用が便利です。

レターパックには、厚さ3cm以内の「レターパックライト」と、厚さ制限のない「レターパックプラス」の2種類があります。
追跡サービスが付いており、土日祝日でも配達されるため、提出期限が近い場合にも安心です。
ただし、企業からの指定がない限りは、通常の角形封筒で送るのが基本です。

早く届けたいときは速達を利用する

提出期限が迫っているなど、何らかの事情で履歴書を一日でも早く届けたい場合は、「速達」を利用する選択肢があります。
速達は、通常の郵便料金に速達料金を追加で支払うことで、通常よりも優先的に配達されるオプションサービスです。
速達で郵送する際は、封筒の表面右上部に、縦書きなら縦に、横書きなら横に赤い線を引く必要があります。

料金が分からない場合や、確実に手続きをしたい場合は、ポストに投函するのではなく郵便局の窓口に直接持ち込むと良いでしょう。
その場で正確な料金を計算し、手続きをしてもらえます。

簡易書留などは指示があったときのみ利用する

郵便物の引き受けから配達までの過程が記録され、万が一の際には損害賠償がされる「書留」というサービスがあります。
その中でも「簡易書留」は比較的安価に利用できますが、応募書類の郵送には通常使用しません。
なぜなら、書留は配達員による手渡しと受領印が必要となるため、受け取る側に手間をかけてしまう可能性があるからです。
担当者が不在の場合、再配達となり、かえって書類の到着が遅れることも考えられます。

企業側から特に指示がない限り、履歴書の郵送に簡易書留を利用するのは避け、通常の普通郵便で送りましょう。

履歴書はメール便で送れない

履歴書は郵便法で定められた「信書」に該当するため、宅配業者が提供しているメール便サービスで送ることは法律で禁止されています。
「信書」とは、特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、または事実を通知する文書のことです。
もしこの法律に違反して信書をメール便で送った場合、差出人が罰則の対象となる可能性があります。

したがって、応募書類を郵送する際は、必ず日本郵便が提供するサービス（普通郵便、レターパック、速達など）を利用しなくてはなりません。
安価だからといって、誤ってメール便を選ばないように注意が必要です。

履歴書を送るときの切手料金

応募書類を郵送する際、切手料金に過不足がないよう注意が必要です。
料金が不足していると、差出人に返送されたり、あるいは受取人である企業側が不足分を支払うことになったりして、非常に悪い印象を与えてしまいます。

履歴書の送付で一般的に使用される角形A4号や角形2号の封筒は「定形外郵便物」に分類され、料金は全体の重さによって決まります。
普通の手紙とは料金体系が異なるため、事前に正確な料金を確認することが重要です。

切手の貼り方

切手を貼る位置は、封筒の向きによって決まっています。
縦書きの封筒であれば左上のスペースに、横書きの封筒であれば右上のスペースに貼るのが正しいマナーです。
料金分の切手を複数枚貼る場合は、見た目が煩雑にならないよう、縦または横にすっきりと並べて貼り付けましょう。
枚数はできる限り少なくまとめるのが望ましいです。

料金が正確に分からない場合や、切手を何枚も貼るのを避けたい場合は、郵便局の窓口に直接持ち込むことをお勧めします。
窓口では重さを計測して正確な料金を算出し、その場で料金分の郵便証紙を貼ってもらえます。

履歴書を郵送する前のチェックリスト

すべての書類を封筒に入れ、封をする前に、最後の確認作業を行いましょう。
どんなに時間をかけて書類を作成しても、宛名の書き間違いや書類の入れ忘れといった単純なミスがあれば、評価に影響しかねません。

郵送は、応募プロセスにおける最終段階です。
ここで不備がないように、冷静に一つひとつの項目をチェックすることが、選考を通過するための重要なステップとなります。
以下のチェックリストを活用して、完璧な状態で提出できるようにしましょう。

【例文あり】履歴書をメールで送る方法

近年では、応募書類を郵送ではなく、メールに添付して送付するよう指示する企業が増えています。
メールでの提出は手軽な反面、ビジネスメール特有のマナーが求められるため、注意が必要です。
件名だけで用件と差出人が分かるようにしたり、本文は簡潔で分かりやすく記述したりと、採用担当者がスムーズに内容を確認できるよう配慮することが大切です。

ここでは、履歴書をメールで送る際の基本的なマナーと、そのまま使える例文を紹介します。

履歴書をメールで送るときのポイント

履歴書をメールで送付する際には、郵送とは異なるいくつかの注意点があります。
採用担当者は日々多くのメールを受け取っているため、こちらの意図が瞬時に伝わるような工夫が不可欠です。

例えば、添付するファイルの形式やファイル名の付け方、個人情報を保護するためのパスワード設定、そしてビジネスメールの基本である署名の記載など、細やかな配慮が求められます。
これらのポイントを押さえることで、相手への気遣いを示し、スムーズな選考プロセスに貢献できます。

履歴書・職務経歴書のデータはPDFにする

WordやExcelで作成した履歴書や職務経歴書は、そのままの形式で送るのではなく、必ずPDF形式に変換してから添付しましょう。
WordやExcelのファイルは、受け取り手のパソコン環境によってはレイアウトが崩れて表示されたり、意図せず内容が変更されたりするリスクがあるためです。

PDFに変換することで、作成した通りのレイアウトが保持され、第三者による改ざんも防げます。
変換後は、必ず自分でファイルを開き、文字化けや表示のズレがないか最終確認を行うことが重要です。

ファイル名は履歴書・学校名・氏名を記載する

採用担当者は多くの応募者からファイルを受け取るため、ファイルを開かなくても中身と差出人が誰なのかが一目で分かるように、ファイル名を変更する配慮が必要です。
例えば、「履歴書_氏名_20251015.pdf」のように、「書類名」「氏名」「提出日」をファイル名に含めると非常に分かりやすくなります。

企業側からファイル名の付け方について指定がある場合は、その指示に厳密に従いましょう。
分かりやすいファイル名は、管理しやすさという点で採用担当者へのアピールにもなります。

パスワードは必要に応じて設定する

履歴書には氏名、住所、生年月日といった多くの個人情報が含まれています。
情報漏洩のリスクを避けるため、添付するPDFファイルにパスワードを設定することが推奨されます。
特に企業からパスワード設定の指示があった場合は、必ず従いましょう。

指示がない場合でも、セキュリティ意識の高さを示すために自主的に設定するのが丁寧です。
その際は、ファイルを添付したメールと、パスワードを通知するメールの2通に分けて送るのが一般的です。
これにより、万が一メールを誤送信しても、情報が漏れるリスクを低減できます。

メールの最後に署名を入れる

ビジネスメールにおいて、文末の署名は必要不可欠な要素です。
署名は、そのメールが誰から送られてきたのか、そして返信や連絡が必要な場合の連絡先を明確に示す役割を果たします。
署名には、氏名（ふりがな）、大学名・学部・学科名、電話番号、メールアドレスを記載するのが一般的です。

毎回手で入力するのは手間がかかり、入力ミスも起こりやすいため、使用しているメールソフトの署名設定機能を利用して、自動で挿入されるようにしておくと便利で確実です。

よくある質問

ここでは、履歴書の送付に関して、多くの人が疑問に思う点や不安に感じる点をQ&A形式でまとめています。
基本的なマナーから少し特殊なケースまで、具体的な質問に答えることで、応募活動におけるさまざまな悩みを解消します。

履歴書の送り方を教えてください

履歴書の基本的な送り方は、まず提出に必要な書類一式を準備し、次に封筒の表面に宛名、裏面に自分の住所・氏名を正確に記入します。
書類は添え状を一番上にしてクリアファイルにまとめ、封筒に入れます。

その後、封筒のサイズと重さに合った料金の切手を貼り、ポストに投函するか郵便局の窓口で郵送手続きを行います。
切手料金に不安がある場合は、郵便局の窓口で重さを測ってもらい、正確な料金で発送するのが最も確実な送り方です。

履歴書を送るときは送付状や添え状は必要ですか？

法律などで義務付けられているわけではありませんが、ビジネス上の慣習として、応募書類を郵送する際には送付状（添え状）を同封するのが一般的なマナーです。
送付状は、挨拶とともに誰がどのような書類を送ったのかを伝える役割を持ちます。

これがなくても選考で不利になることは考えにくいですが、同封することで丁寧な印象を与え、社会人としての常識があることを示すことができます。
パソコンで一度テンプレートを作成しておけば、企業名などを修正するだけで簡単に準備が可能です。

履歴書を手渡しするとき封筒は必要ですか？

面接などで履歴書を直接手渡しする場合でも、封筒は必要です。
封筒は、履歴書をきれいな状態で保管し、持ち運ぶ際の汚れや折れ曲がりから守るためのものです。
面接官に渡す際には、封筒からクリアファイルに入った状態の書類を取り出し、相手がすぐに読める向きにして両手で渡します。

このとき、封筒は机の上に置くか、自分のカバンにしまいましょう。
持参する場合、封筒にのり付けをする必要はありません。

履歴書を送るときの封筒のサイズを教えてください

履歴書を送る封筒は、応募書類を余計に折りたたまずに入れられる「角形A4号」または「角形2号」が最適です。
これらのサイズであれば、一般的にA4またはB5の書類を二つ折りにした状態でぴったりと収めることができます。
コンビニなどで手に入る長形封筒を使用すると、履歴書を三つ折り以上に細かく折る必要があり、折り目が多くて見栄えが悪くなるだけでなく、採用担当者がコピーやファイリングをする際に手間がかかります。

受け取る側への配慮として、適切なサイズの封筒を選びましょう。

履歴書をメール添付するときの送り方を教えてください

履歴書をメールで送る際は、まず件名を「履歴書ご送付の件／氏名」のように、用件と差出人が一目で分かるようにします。
本文には、宛名、簡単な挨拶、履歴書を添付した旨を簡潔に記載し、最後に自分の連絡先を明記した署名を入れます。

履歴書のデータは、改ざん防止とレイアウト崩れを防ぐために必ずPDF形式に変換し、ファイル名も「履歴書_氏名.pdf」のように分かりやすいものに変更しましょう。
送信前に、ファイルの添付忘れや宛先の間違いがないかを十分に確認することが大切です。