就職役立ち情報箱

就職活動では、企業とのコミュニケーションの多くがメールで行われます。
そのため、就活でのメール返信のマナーは、社会人としての基礎力を示す重要な要素となります。
この記事では、就活メールの返信における基本的なマナーから、日程調整や署名の書き方まで、具体的な方法を解説します。
そのまま使える例文やテンプレも紹介するので、返信の仕方が分からず悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。
正しいやり方を身につけることで、就活で採用担当者に好印象を与えられます。

採用担当者はメールのどこを見ている？就活における返信の重要性

採用担当者は、メールの返信スピードや言葉遣い、内容の分かりやすさなど、基本的なビジネスマナーが身についているかを見ています。
特に新卒採用では、候補者の社会人基礎力を判断する材料として、企業からのメールへの対応を注視する傾向があります。
メールのやり取りは、選考の初期段階で人柄や仕事への姿勢を伝える最初の機会です。
転職活動とは異なり、ビジネスマナーの習熟度が評価の対象になりうるため、企業への返信は迅速かつ丁寧に行う必要があります。
どこまで丁寧に対応すべきか迷うかもしれませんが、まずは基本を徹底することが採用の第一歩です。
リクナビやマイナビなど就活サイトからの返信も同様です。

就活メールは24時間以内の返信が基本！時間帯のマナーも解説

企業からのメールには、受信後24時間以内に返信するのが基本マナーです。
可能な限り早いタイミングで、できれば当日中に返信すると、志望度が高い印象を与えられます。
返信する時間帯は、企業の営業時間内（平日の午前9時から午後6時ごろまで）が望ましいです。
もし夜間や早朝、休日にメールを確認した場合、すぐ返信しても問題ありませんが、送信は翌営業日の朝まで待つと丁寧な印象になります。
メールの予約送信機能を活用するのも一つの方法です。
最初のメールへの返信が遅れると印象が悪くなる可能性もあるため、いつまでも放置せず、遅くとも翌日中には対応しましょう。

【テンプレ】就活メール返信の基本構成と書き方のポイント

就活メールの返信は、「件名」「宛名」「挨拶」「本文」「結びの言葉」「署名」という基本構成に沿って作成します。
このフォーマットを用いることで、ビジネスメールとして適切な内容になり、採用担当者にも用件が伝わりやすくなります。
書き方のポイントは、冒頭の挨拶で「お世話になっております。」と述べ、大学名と氏名を名乗ることです。
本文は用件を簡潔に伝え、締めの言葉で丁寧な印象を残します。
最後に「よろしくお願いします」といった言葉で締め、署名を記載するのが一連の流れです。

件名：用件と氏名がひと目で分かるように返信を書く

企業からのメールに返信する際は、件名を変更せず「Re:」をつけたまま送るのが基本です。
これにより、採用担当者はどのメールに対する返信なのかをすぐに把握できます。
元の件名に自分の名前が含まれていない場合は、「Re:面接日程のご案内（〇〇大学〇〇〇〇）」のように、自分の大学名とフルネームを追記すると、誰からのメールか分かりやすくなり親切です。
返信の都度、新しく件名を作成する必要はありません。
受信したメールの件名を生かすことで、これまでのやり取りの経緯が分かりやすくなります。

就活時にメールを受信してから返信する際にについては、本文を残したまま、全員返信をしてあげると人事部全員がなにか把握できるので、良い返信になります。
ＮＧ例：メールのＣＣの方を削除してしまう。TOに対してのみ返信する→情報共有ができなくなる。
リクナビヤマイナビなどについてはチャットのように返信が可能なので、上記の返信の仕方は気にしなくて大丈夫です。

冒頭：
〇〇株式会社
〇様

お世話になります。
〇〇大学の〇〇です。

宛名：会社名・部署名・担当者名を正式名称で記載する

メールの宛名は、会社名、部署名、担当者名の順に記載します。
会社名は「株式会社〇〇」と正式名称で書くのがマナーです。
企業名を間違えることは大変失礼にあたるため、送信前に必ず確認しましょう。
担当者の名前が分かっている場合は「〇〇部〇〇様」と記載します。
部署名までしか分からない場合は「〇〇部御中」、担当者名も部署名も不明な場合は「採用ご担当者様」と書きます。
「御中」と「様」は併用できないため、注意が必要です。

本文（冒頭）：就活時は、挨拶と大学名・氏名を名乗る

本文の書き出しは、挨拶と名乗りから始めます。
返信メールの場合、冒頭の挨拶は「お世話になっております。」を使用するのが一般的です。
初めての連絡ではないため、この表現が適切です。
挨拶の後に、「〇〇大学〇〇学部の〇〇（氏名）です。」と、自分の所属と氏名を必ず記載してください。
採用担当者は多くの学生とやり取りをしているため、誰からのメールなのかを明確にする必要があります。
初めてのメールを送る際は「はじめまして。」を使うこともありますが、返信の際は「お世話になっております。」で統一すると良いでしょう。

本文（主文）：返信内容は簡潔かつ分かりやすく伝える

主文では、まずメールをいただいたことへの感謝を述べ、用件に対する回答を簡潔に記載します。
例えば、面接日程の連絡であれば、提示された日程で参加可能かどうかを明確に返事します。
企業からの質問に回答する場合は、質問内容を引用し、それに対して答えると分かりやすくなります。
履歴書などのファイルを添付した際は、その旨を本文に一言添えましょう。
何かを依頼されたり、検討を求められたりした内容には、漏れなく対応することが必須です。
URLの確認を求められた際も、確認した旨を連絡します。
「～してください」ではなく、「～していただけますでしょうか」のような丁寧な表現を用いるようにしましょう。

本文（結び）：締めの挨拶で丁寧な印象を残す

本文の最後は、締めの言葉で締めくくります。
ビジネスメールの締め方として、「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。」や「引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。」といった定型文がよく使われます。
面接の日程が決まった後であれば、「〇月〇日にお会いできることを楽しみにしております。」といった一文を加えることで、意欲を示すこともできます。
相手からの返信をお待ちしておりますという気持ちを伝えたい場合も、丁寧な表現を心がけましょう。
結びの言葉の後に改行し、署名を記載してメールの最後とします。

署名：連絡先を明記したテンプレートを作成しておこう

メールの最後には、必ず署名を記載します。
署名には、氏名（フルネーム）、大学名・学部・学科・学年、電話番号、メールアドレスを明記してください。
これは、採用担当者が応募者の連絡先をすぐに確認できるようにするためです。
毎回手で入力すると間違いの原因になるため、Gmailなどのメーラーが持つ署名設定機能を利用して、テンプレートを作成しておくことを推奨します。
装飾は必要最低限にし、「-」や「＝」などのシンプルな記号で区切る程度に留めましょう。
就活用のメールアドレスを取得し、その連絡先を記載します。

【シーン別】そのまま使える就活メール返信の例文集

就職活動では、面接の日程調整やお問い合わせ、選考後のお礼など、様々な場面で企業へのメール返信が必要になります。
それぞれの状況に応じて適切な内容や表現が異なるため、どのように書けばよいか迷うことも少なくありません。
ここでは、就活で頻繁に遭遇するシーン別に、そのまま使えるメール返信の例文を紹介します。
これらの例文をテンプレートとして活用し、ご自身の状況に合わせて内容を調整することで、マナーに沿ったメールをスムーズに作成できます。
人事の方の担当者名が分からない場合は、人事部御中や採用担当者様などを宛名にしていただいて大丈夫です。

例文1：提示された面接日程を承諾する場合

企業から提示された面接日程を諾ｓ際は、まず日程調整の連絡をいただいたことへの感謝を伝えます。
その上で、指定された日時に伺う旨を明確に記載しましょう。
日時の復唱は、双方の認識に相違がないかを確認したことの証明にもなります。
「了解しました」は目上の相手に使う言葉として不適切なため、「承知いたしました」または「かしこまりました」を使用します。
参加の意思をはっきりと示し、面接への意気込みを簡潔に添えることで、ポジティブな印象を与えられます。

件名：面接日程のご相談（○○大学 ○○学部 ○○）

○○株式会社
人事部 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部○年の○○○○と申します。

この度は面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
いただいた候補日の中で、以下の日程で調整いただければ幸いです。

【希望日程】○月○日（○）○時～

ご確認のほどよろしくお願いいたします。

―――――――――――
氏名：○○ ○○
大学：○○大学 ○○学部 ○年
電話：090-XXXX-XXXX
メール：xxxx@example.com

―――――――――――

例文2：こちらから面接の希望日時を提示する場合

企業から面接の希望日時の提出を求められた場合は、相手が調整しやすいように配慮することが重要です。
希望日は一つに絞らず、複数の候補を提示するのがマナーです。
日程だけでなく、面接が可能な時間帯も幅を持たせて伝えると、より親切な印象になります。
箇条書きを用いると、空いている日時が分かりやすく伝わります。
「以下の日程でご調整いただくことは可能でしょうか。」のように、相手にお願いする形で面接日を提示してください。
面接の日程調整に時間を割いてもらっていることへの感謝も忘れないようにしましょう。

面接希望日時 提示メール（テンプレート）

件名：面接日程のご相談（○○大学 ○○学部 ○○）

○○株式会社
人事部 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部○年の○○ ○○と申します。

この度は面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
つきましては、以下の日程で面接を希望いたします。

【希望日時】
・○月○日（○） ○時～
・○月○日（○） ○時～
・○月○日（○） ○時～

上記以外でもご都合に合わせて調整いたしますので、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

―――――――――――
氏名：○○ ○○
大学：○○大学 ○○学部 ○年
電話：090-XXXX-XXXX
メール：xxxx@example.com

―――――――――――

例文3：提示された日程では都合が悪く再調整をお願いする場合

提示された日程で都合がつかない場合は、まず日程をご提示いただいたことへの感謝を述べ、参加できないことへのお詫びを伝えます。
その際、「あいにく、当日は大学の授業と重なっており」のように、簡潔な理由を添えると丁寧です。
その後、こちらから複数の希望日時を提示し、相手に再調整をお願いします。
一方的に断るのではなく、代替案をこちらから示すことで、選考への参加意欲があることを示せます。
「ご多忙のところ大変恐縮ですが、再度ご調整いただけますと幸いです。」といった形で、丁寧にお願いします。

例文4：就活の面接後にお礼を伝える場合

面接後のお礼メールは必須ではありませんが、送ることで感謝の気持ちや入社意欲を改めて伝えられます。
送る場合は、面接当日中か、遅くとも翌日の午前中までに送信するのが望ましいです。
メールでは、面接の機会をいただいたことへの感謝を述べます。
さらに、面接で印象に残った話や、それによって入社意欲がどのように高まったかを具体的に記載すると、他の候補者との差別化につながります。
ただし、長文になると読む側の負担になるため、簡潔にまとめることがお礼のメールでは重要です。

面接後のお礼メール

件名：面接のお礼（○○大学 ○○学部 ○○）

○○株式会社
人事部 ○○様

本日はお忙しい中、面接の機会をいただき誠にありがとうございました。

お話を伺い、貴社でのキャリアを通じて成長していきたいという思いが一層強まりました。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

―――――――――――
署名同上

例文5：選考や内定を辞退する場合

面談、選考や内定、内々定（合格）を辞退することを決めた場合は、できるだけ早く、誠意をもって連絡するのがマナーです。
件名に「選考辞退のご連絡」と明記すると、採用担当者がすぐに内容を把握できます。
本文では、まず選考の機会をいただいたことへの感謝を述べ、その後で辞退の意思を明確に伝えます。
辞退の理由は「一身上の都合により」などと簡潔に述べるのが一般的です。
企業は採用計画を進めているため、取り急ぎメールで連絡し、内定辞退の場合は後から電話でも伝えるなど、丁寧な対応を心がけましょう。
不採用通知（お祈りメール）への返信は不要です。

例文6：内定や内々定を受け入れる場合

内定や内々定の通知結果を受け、それを受け入れることを決めたら、できるだけ早く返信して入社の意思を伝えます。
メールでは、まず内定の連絡をいただいたことに対する感謝を述べます。
その上で、「内定を謹んでお受けいたします」といった言葉で、承諾する意思を明確に示してください。
入社後の抱負や、会社に貢献したいという意欲を簡潔に添えると、よりポジティブな印象を与えられます。
今後の手続きや入社までのスケジュールについて質問がある場合は、このタイミングで確認することも可能です。

① 内定承諾メール（正式に入社を受け入れる場合）

件名：内定承諾のご連絡（○○大学 ○○学部 ○○）

○○株式会社
人事部 ○○様

お世話になっております。
この度は内定のご通知を賜り、誠にありがとうございます。
○○大学○○学部○年の○○ ○○と申します。

内定のお知らせを頂き、大変光栄に存じます。
熟考のうえ、貴社に入社を希望し、このたび内定を謹んでお受けいたします。

今後の手続き等についてご指示いただけますと幸いです。
貴社の一員として尽力できますよう、精一杯努力してまいります。

引き続きよろしくお願い申し上げます。

―――――――――――
氏名：○○ ○○
大学：○○大学 ○○学部 ○年
電話：090-XXXX-XXXX
メール：xxxx@example.com

―――――――――――

② 内々定承諾メール（本内定前の段階で意志を示す場合）

件名：内々定承諾のご連絡（○○大学 ○○学部 ○○）

○○株式会社
人事部 ○○様

お世話になっております。
この度は内々定のご通知をいただき、誠にありがとうございます。
○○大学○○学部○年の○○ ○○と申します。

貴社の一員として働ける機会をいただけたこと、大変光栄に存じます。
内々定を謹んでお受けし、今後の選考・手続きに臨む所存です。

引き続きよろしくお願い申し上げます。

―――――――――――
署名同上

💡 ポイント

「内定」か「内々定」かを間違えずに記載する

「謹んでお受けいたします」という表現を使うと丁寧で安心感を与えられる

今後の流れ（入社手続きやオリエンテーションなど）について確認をお願いする一文を入れるとスムーズ

例文7：就活時に企業からの質問に回答する場合

会社説明会やインターンの日程確認、服装の指定など、企業から質問が届いた際には、迅速かつ正確に回答することが求められます。
質問が複数ある場合は、元のメールを引用するか、箇条書きを利用して、どの質問に対する回答なのかが一目で分かるように工夫すると親切です。
内容を正確に理解し、漏れなく返答するように注意してください。
簡単な質問への回答であっても、「承知いたしました」といった一文を添えることで、丁寧なコミュニケーションを心がけている姿勢が伝わります。

例文8：インターンのお礼を伝える場合

インターンシップに参加した後は、当日中か翌日のできるだけ早いタイミングでお礼のメールを送ると、丁寧な印象を与えられます。
メールでは、インターンシップの機会をいただいたことへの感謝を伝えます。
それに加えて、インターンを通じて学んだことや特に印象に残った業務内容、社員の方との交流で感じたことなどを具体的に記載すると、参加意欲の高さや企業理解の深さを示すことができます。
お世話になった社員の方の名前を挙げて感謝を述べると、より気持ちが伝わるでしょう。

知らないと損！就活メール返信で失敗しないための注意点

就活メールの返信では、基本的なマナーを守ることに加え、意図しないミスで評価を下げないための注意点を理解しておくことも重要です。
敬語の間違いや送信忘れ、重要なメールの見落としなどは、就活生が陥りがちな失敗です。
また、企業からメールが来ない、返ってこないと不安になることもあるでしょう。
こうした返信するときの注意点や、LINEのような気軽な感覚でメールを送らないこと、CCの扱いや間違いへの対処法を知っておくことで、採用担当者にマイナスの印象を与えるリスクを減らすことができます。

正しい敬語を使い、誤字脱字がないかメール送信前に確認する

メールを送信する前には、必ず全体を読み返し、誤字脱字や敬語の間違いがないかを確認する習慣をつけましょう。
特に、書き言葉である「貴社」と話し言葉の「御社」の使い分けは、ビジネスメールの基本です。
尊敬語や謙譲語の誤用も、社会人としての常識を問われるポイントになります。
例えば、「了解しました」は「承知いたしました」に、「参考になりました」は「大変勉強になりました」と表現すると、より丁寧な印象になります。
宛先の会社名や担当者名に誤りがないかも、送信前の最終確認が不可欠です。

メールのやり取りは自分の返信で終えるのがマナー

採用担当者からの連絡で用件が完結したように見えても、学生側からの返信でやり取りを終えるのが基本的なマナーです。
例えば、面接日程の確定連絡に対して、「ご確認いただきありがとうございます。当日はよろしくお願いいたします。」といった簡潔な返信をすることで、相手はメールが確実に届き、内容を承諾したことを把握できます。
どこまで返信を続けるべきか迷うかもしれませんが、2回目以降のやり取りでも、基本的には自分からの返信で最後にする意識を持つと良いでしょう。
これにより、丁寧でコミュニケーションが円滑に進む印象を与えられます。

「返信不要」と記載がある場合はメール送信しなくてもOK

メールの文末に「本メールへの返信は不要です」や「ご返信には及びません」といった一文がある場合は、その指示に従い、返信する必要はありません。
これは、採用担当者が多数の学生とやり取りをする中で、全員からの返信を確認する手間を省くための配慮であることが多いです。
ここで返信してしまうと、かえって「指示を読んでいない」と見なされる可能性もあるため注意が必要です。
ただし、自動送信メールではなく、内容に返信が必要な質問事項などが含まれていないかは、念のため確認しておきましょう。
返信の要・不要を的確に判断することが大切です。また、一斉一斉送信など送信専用のメールアドレスに対しても返信は不要です。

就活で返信が遅れてしまった場合はお詫びの一言をメールに添える

やむを得ない事情でメールの返信が24時間を過ぎてしまった場合は、返信メールの冒頭で正直にお詫びの言葉を述べましょう。
「返信が遅くなり、大変申し訳ございません。」という一文を添えるだけで、誠実な対応であるという印象を与えられます。
1日遅れであっても、この謝罪の一言は必ず記載してください。
なぜ返信が遅れたのかについて、詳細な理由を長々と説明する必要はありません。
謝罪の言葉を簡潔に述べた上で、本題の用件に入るのがスマートな対応です。
遅れてしまった事実を真摯に受け止め、丁寧な謝罪の姿勢を示すことが重要です。

就活のメールアドレスやメーラーはどうすればよい。gmailで大丈夫？取得アドレスについて

就職活動で使用するメールアドレスは、大学指定のアドレスか、Gmailのようなフリーメールで問題ありません。
特にGmailはスマートフォンとの連携もしやすく、多くの学生に利用されています。
ただし、友人とのやり取りで使うプライベートなアドレスではなく、就活専用のメールアドレスを新規に取得することをおすすめします。
アドレスを作成する際は、自分の名前を組み合わせたシンプルな文字列（例：hanako.suzuki@gmail.com）にしましょう。
ニックネームや好きなキャラクター名など、ビジネスシーンにふさわしくない単語を含んだアドレスは避けるべきです。

まとめ

就職活動におけるメールの返信は、単なる連絡手段ではなく、選考の一部と捉えるべきです。
書類選考の案内からエントリー後の連絡、最終面接に至るまで、企業とのコミュニケーションはメールが中心となります。
スカウトや選考通過のご案内など、重要な連絡を見逃さず、迅速かつ丁寧に対応することで、社会人としての基礎力をアピールできます。
本記事で紹介したマナーや例文を参考に、自信を持ってメールを作成し、円滑なコミュニケーションを心がけることが、選考を有利に進める一助となります。