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退職時にもらうべきものとは？
会社からさまざまな書類をもらいます。
これらの書類は、失業保険の受給や転職先での手続き、税金の申告など、退職後の生活に不可欠なものばかりです。
この記事では、退職時に受け取るべき書類の一覧や、もらえない場合の対処法について詳しく解説します。
スムーズな手続きのために、事前に必要な知識を身につけておきましょう。

退職時に会社から受け取るべき書類一覧

退職時に会社から受け取る書類には、全ての人が必ず受け取るものと、個人の状況に応じて必要になるものの2種類があります。
これらの書類は、失業手当の申請や健康保険の切り替え、転職先での年末調整など、さまざまな公的手続きに必要です。
受け取り漏れがあると後の手続きに支障が出るため、どの書類が必要なのかを事前にリストアップして確認することが重要です。

【全員必須】退職後に必ず受け取る書類4つ

退職する際に会社から必ず受け取るべき書類は、主に4つあります。
まず、失業手当の受給手続きに不可欠な「離職票」、そして転職先へ提出する「雇用保険被保険者証」です。
また、その年に得た給与や納めた所得税額が記載されており、転職先での年末調整や自身で確定申告をする際に用いる「源泉徴収票」も必要となります。
最後に、公的年金の加入記録が記載されている「年金手帳」または「基礎年金番号通知書」も、国民年金への切り替えや転職先での厚生年金加入手続きのために受け取ります。
これらの書類は退職後の生活基盤を整える上で極めて重要な役割を果たします。

【必要に応じて】失業手当の申請や転職先で必要になる書類2つ

退職者全員が必要とする書類以外に、状況に応じて会社から受け取るべき書類が2つあります。
1つ目は「退職証明書」です。
これは法的な発行義務はありませんが、転職先から提出を求められた際や、離職票の到着が遅れる場合に国民健康保険などの手続きで退職の証明として利用できます。
2つ目は「健康保険資格喪失証明書」です。
退職後に国民健康保険へ加入する手続きや、家族の健康保険の被扶養者になる際に、会社の健康保険の資格を失ったことを証明するために必要です。
これらの書類が必要かどうかは自身の状況によって異なるため、事前に確認し、必要であれば会社に発行を依頼しましょう。

書類はいつ・どのようにもらうのか

退職時に必要な書類を受け取るタイミングや方法は、書類の種類によって異なります。
一般的には、退職日当日に手渡しされるか、後日自宅へ郵送されるケースが多いです。
スムーズに手続きを進めるためには、いつ、どの書類が、どのような方法で手元に届くのかを事前に把握しておくことが大切です。
また、受け取った後は、記載内容に誤りがないかを必ず確認する必要があります。

書類の受け取りは退職日当日または後日郵送が基本

退職関連書類の受け渡しは、退職日当日に直接手渡されるか、後日郵送されるのが一般的です。
雇用保険被保険者証や年金手帳など、会社が預かっているものは退職日当日に返却されることが多いです。
一方で、離職票や源泉徴収票のように、退職日以降に最終的な給与額が確定してから作成される書類は、退職後10日から2週間程度で自宅に郵送されるのが通例です。
手続きの遅延を防ぐためにも、どの書類がいつ頃届く予定なのかを、事前に会社の担当部署に確認しておくと安心です。
特に離職票は失業手当の申請に必要となるため、発送が遅れる場合はその旨を伝えておきましょう。

記載内容に間違いがないか必ず確認するべき

会社から退職関連の書類を受け取ったら、速やかに記載内容を確認することが重要です。
特に氏名や住所、生年月日といった個人情報、退職年月日、支払われた給与額などの項目に誤りがないかを入念にチェックします。
万が一、記載内容に間違いを発見した場合は、すぐに会社の担当部署（人事部や総務部）へ連絡し、訂正と再発行を依頼してください。
誤った情報のまま失業手当の申請や健康保険の切り替え手続きを進めてしまうと、給付が遅れたり、後から修正手続きが必要になったりと、余計な手間やトラブルの原因となります。
書類は受け取って終わりではなく、中身の確認までを徹底しましょう。

退職時に会社へ返却・提出が必要なものリスト

退職時には、会社から書類を受け取るだけでなく、会社へ返却・提出しなければならないものが多数あります。
これらは会社の所有物や貸与品であり、スムーズな退職手続きと情報漏洩のリスク管理の観点から、最終出社日までに漏れなく返却することが求められます。
返却忘れがあると、会社との間で余計なやり取りが発生し、円満な退職の妨げになる可能性もあるため、事前にリストアップして準備しておきましょう。

健康保険被保険者証（保険証）

退職する際には、会社から交付された健康保険被保険者証（保険証）を必ず返却しなければなりません。
保険証は退職日の翌日から資格を喪失し、使用できなくなります。
扶養している家族がいる場合は、その家族分の保険証も忘れずにまとめて返却が必要です。
もし誤って退職後に使用してしまうと、医療費の返還を求められるなどトラブルの原因になります。
返却は最終出社日に行うのが一般的ですが、郵送での返却を指示される場合もあります。
万が一、保険証を紛失してしまった場合は、速やかに会社の担当部署に申し出て、その後の手続きについて指示を仰ぐようにしてください。

社員証や名刺、通勤定期券などの貸与品

退職時には、健康保険証以外にも会社から貸与された物品をすべて返却する必要があります。
具体的には、社員証や入館セキュリティカード、社章、制服、会社支給のパソコンやスマートフォン、文房具などが該当します。
特に自分の名前が記載されている名刺は、個人の所有物と勘違いしがちですが、会社の業務で使用するための物品であるため、残っているものは全て返却対象です。
また、会社経費で購入した通勤定期券も返却が必要です。
退職日までの期間を考慮して精算手続きを行うのが一般的ですので、担当部署の指示に従ってください。
これらの貸与品の返却漏れがないよう、事前にリストを作成して確認しましょう。

業務で作成した書類やデータ

退職時に返却が必要なのは、物理的な物品だけではありません。
業務を通じて作成した企画書、報告書、設計図、顧客リストといった書類や、パソコン内に保存されている電子データも全て会社の資産です。
これらの情報を私物のUSBメモリにコピーしたり、個人用のクラウドストレージにアップロードしたりして持ち出す行為は、会社の就業規則違反や情報漏洩にあたる可能性があり、場合によっては法的な問題に発展することもあります。
退職にあたっては、後任者への引き継ぎを確実に行い、業務に関連する全ての書類やデータを社内に残して退職することが求められます。
機密情報の取り扱いには細心の注意を払ってください。

会社から必要な書類がもらえない場合の対処法

退職手続きを進める上で、会社から必要な書類が期日までに発行されないというトラブルが発生することがあります。
これらの書類は失業手当の受給や転職先での手続きに不可欠なため、受け取れないと退職後の生活に直接的な影響が出ます。
万が一このような状況に陥った場合でも、冷静に対応することが重要です。
まずは社内の担当部署へ確認し、それでも解決しない場合は公的な機関へ相談するという段階的な対処法を解説します。

まずは会社の担当部署（人事・総務）に発行を催促する

退職関連の書類が予定通りに届かない場合、まずは会社の担当部署、一般的には人事部や総務部に連絡して状況を確認しましょう。
単なる手続き上の遅延や担当者の失念といった可能性も考えられるため、感情的にならずに、いつ頃発行してもらえるのかを具体的に問い合わせることが大切です。
電話で連絡するだけでなく、メールなど記録が残る形で問い合わせを行うと、後々のトラブル防止にもつながります。
その際、書類が必要な理由（失業手当の申請期限が迫っているなど）を具体的に伝えると、会社側も優先順位を上げて対応してくれる可能性があります。
まずは社内での解決を試みることが第一歩です。

それでも発行されない場合の公的な相談先

会社の担当部署に催促しても書類が発行されない場合は、公的な機関に相談することを検討します。
どの書類がもらえないかによって相談先は異なります。
例えば、「離職票」や「雇用保険被保険者証」であれば、ハローワークに相談することで、ハローワークから会社へ発行を促してもらうことが可能です。
同様に、「源泉徴収票」は税務署、「年金手帳」は年金事務所が管轄となります。
これらの機関は、法律に基づき会社に対して指導を行う権限を持っています。
会社との直接のやり取りで解決が難しいと感じた場合は、これらの専門機関の力を借りるのが有効な手段です。
最終手段としては、労働基準監督署への相談も選択肢に含まれます。

受け取った書類を使って行う手続き【状況別に解説】

会社から退職関連の書類を受け取ったら、それらを使って必要な手続きを進める段階に移ります。
行うべき手続きは、退職後の状況、つまり「すぐに次の転職先が決まっているか」と「まだ決まっていないか」によって大きく異なります。
特に失業保険や健康保険の手続きには期限が設けられているものもあるため、自身の状況に合わせて速やかに行動することが求められます。
ここでは、それぞれの状況別に行うべき手続きを具体的に解説します。

【転職先が決まっている場合】新しい会社に必要な書類を提出する

退職後すぐに転職先が決まっている場合、入社手続きのためにいくつかの書類を新しい会社に提出する必要があります。
一般的に求められるのは、「雇用保険被保険者証」「源泉徴収票」「年金手帳（または基礎年金番号通知書）」の3点です。
雇用保険被保険者証は雇用保険の加入手続きに、源泉徴収票は新しい会社での年末調整に、年金手帳は厚生年金の加入手続きにそれぞれ使用されます。
これらの書類は、前の会社から受け取り次第、速やかに準備しておくことが大切です。
提出のタイミングや、これら以外に必要な書類があるかについては、転職先の人事・総務担当者の指示に従ってください。

【転職先が決まっていない場合】失業保険や健康保険の切り替え手続きを行う

退職後、次の就職先が決まっていない場合は、公的手続きを行う必要があります。
主な手続きは、失業保険（基本手当）の受給申請、国民健康保険への加入、国民年金への切り替えの3つです。
失業保険の受給申請は、住所地を管轄するハローワークで行い、その際に「離職票」と「雇用保険被保険者証」が必要となります。
健康保険と年金については、市区町村役場の担当窓口で手続きを行います。
健康保険の切り替えには「健康保険資格喪失証明書」が、年金の切り替えには「年金手帳」や退職日を証明できる書類が必要です。
これらの手続きには期限があるため、退職後速やかに行動しましょう。

まとめ

退職時には、会社から受け取るべき書類と、会社へ返却すべきものが存在します。
離職票や源泉徴収票といった受け取る書類は、失業手当の受給や税金の手続きなど、退職後の生活に直結する重要な役割を担っています。
一方で、健康保険証や社員証などの貸与品は、会社の資産であるため確実に返却しなければなりません。
これらの手続きを円滑に進めるためには、事前に必要なものをリストアップし、受け取りや返却のスケジュールを担当部署と確認しておくことが重要です。
万が一、書類がもらえないなどのトラブルが発生した際には、まずは社内に催促し、それでも解決しない場合はハローワークなどの公的機関へ相談してください。